Używamy cookies do śledzenia Twojej aktywności w naszym serwisie. Pamiętaj, że Twoją prywatność traktujemy bardzo poważnie. Zapoznaj się z naszą polityką prywatności.

Zgadzam się

Nasze lokalizacje

Tutaj możesz wyszukać lokalizacje w których jest obecna Grupa Rhenus. Możesz nas znaleźć wybierając kraj, konkretną lokalizację Rhenus, obszar biznesowy, a także Twoją lokalizację.

Archiwizacja i przechowywanie dokumentów i akt

Mimo nastania ery informacji nie wszystkie dane tworzone lub też otrzymywane przez daną organizację urastają do rangi oficjalnego dokumentu – a te wymagają odpowiedzialnego zarządzania, ponieważ stanowią potwierdzenie realizacji transakcji handlowych, podjętych decyzji, czy spełnienia wymogów prawnych. Archiwizacja dokumentów i informacji staje się coraz bardziej skomplikowana, przede wszystkim z uwagi na różnorodność formatów, z którymi mamy do czynienia na co dzień. Dodatkowe wyzwanie stanowi miejsce składowania danych: w licznych aplikacjach, systemach wymiany plików, urządzeniach mobilnych, w chmurze, na taśmach, itd. Nieustannie przybywa też przepisów branżowych i tych dotyczących zarządzania dokumentami.

 

Prowadząc działalność rynkową, firmy tworzą, otrzymują i przetwarzają setki, a nawet tysiące dokumentów, fizycznych i elektronicznych. Poszczególni pracownicy mający dostęp do treści tych dokumentów zazwyczaj korzystają z nich na bieżąco, nie mając świadomości, jak istotne jest prowadzenie właściwej archiwizacji. Może to potencjalnie skutkować wyciekami i naruszeniami integralności informacji i danych, trudnościami w ich odnajdywaniu, czy zbędnym przechowywaniem dokumentów po upływie określonego czasu – we wszystkich tych sytuacjach przyczyniając się do ponoszenia niepotrzebnych kosztów. Według badań (np. Veritas), ok. 1/3 przechowywanych informacji i danych nie przekłada się na żadną wartość dla przedsiębiorstwa, najczęściej zalegając w archiwach czy na serwerach, podnosząc koszty operacyjne. Ta trzecia część informacji i danych to tzw. „zgnilizna” (z angielska „ROT”: Redundant/Obsolete/Trivial, czyli zbędne/nieaktualne/trywialne). 

Dlatego tak ważne jest wdrażanie kompleksowych zasad zarządzania i archiwizacji dokumentów i informacji, bez względu na nośnik. W ostatnich latach najczęściej odbywa się to w ramach koncepcji zwanej z angielska information governance, czyli ładem informacyjnym, który obejmuje szereg regulaminów oraz dobrych praktyk. Poprawne ich wdrożenie i zastosowanie zapewni ochronę treści przed ewentualnymi wyciekami i naruszeniami integralności, a także prawidłowy i szybki dostęp do danych dla upoważnionych użytkowników. Niebagatelnym czynnikiem w procesie jest ponadto rozważenie różnicy kosztów związanych z przechowywaniem dokumentów we własnej siedzibie względem oferty profesjonalnego usługodawcy, który, dysponując archiwami wysokiego składowania poza ścisłym centrum miast, jest w stanie zamienić koszty stałe na zmienne.

Wydrukuj

Kontakt

Rhenus Data Office
Polska Sp. z o.o.

al. Katowicka 66,
05-830 Nadarzyn,
Polska
telefon: +48 / 801 013 014
faks: +48 / 22 715 0 717
e-mail: info@rhenus-data.pl