Prowadząc działalność rynkową, firmy tworzą, otrzymują i przetwarzają setki, a nawet tysiące dokumentów, fizycznych i elektronicznych. Poszczególni pracownicy mający dostęp do treści tych dokumentów zazwyczaj korzystają z nich na bieżąco, nie mając świadomości, jak istotne jest prowadzenie właściwej archiwizacji. Może to potencjalnie skutkować wyciekami i naruszeniami integralności informacji i danych, trudnościami w ich odnajdywaniu, czy zbędnym przechowywaniem dokumentów po upływie określonego czasu – we wszystkich tych sytuacjach przyczyniając się do ponoszenia niepotrzebnych kosztów. Według badań (np. Veritas), ok. 1/3 przechowywanych informacji i danych nie przekłada się na żadną wartość dla przedsiębiorstwa, najczęściej zalegając w archiwach czy na serwerach, podnosząc koszty operacyjne. Ta trzecia część informacji i danych to tzw. „zgnilizna” (z angielska „ROT”: Redundant/Obsolete/Trivial, czyli zbędne/nieaktualne/trywialne). 

Dlatego tak ważne jest wdrażanie kompleksowych zasad zarządzania i archiwizacji dokumentów i informacji, bez względu na nośnik. W ostatnich latach najczęściej odbywa się to w ramach koncepcji zwanej z angielska information governance, czyli ładem informacyjnym, który obejmuje szereg regulaminów oraz dobrych praktyk. Poprawne ich wdrożenie i zastosowanie zapewni ochronę treści przed ewentualnymi wyciekami i naruszeniami integralności, a także prawidłowy i szybki dostęp do danych dla upoważnionych użytkowników. Niebagatelnym czynnikiem w procesie jest ponadto rozważenie różnicy kosztów związanych z przechowywaniem dokumentów we własnej siedzibie względem oferty profesjonalnego usługodawcy, który, dysponując archiwami wysokiego składowania poza ścisłym centrum miast, jest w stanie zamienić koszty stałe na zmienne.

Skontaktuj się z nami!

Dowiedz się, jak możemy pomóc Ci chronić Twoje najcenniejsze zasoby!

Kontakt

Najnowsze artykuły z bazy wiedzy

chevron_left
chevron_right
1
5

Z biura do domu - nowe modele biznesowe. Szanse i zagrożenia

Read more

8 kluczowych wskaźników oceny stopnia cyfryzacji biznesu – miejsce Polski w raporcie DESI

Read more

Jak bezpiecznie niszczyć dokumenty? Norma ISO/IEC 21964 i jej praktyczne zastosowanie.

Read more

Audyty (nie tylko) wewnętrzne - w trosce o bezpieczeństwo świadczonych usług

Read more

Digitalizacja w dziale HR? Poznaj korzyści, jakie daje elektroniczna teczka osobowa

Read more