Przechowywanie dokumentów i akt

Obowiązek przechowywania dokumentów

Przedsiębiorca jest zobowiązany do zadbania o bezpieczeństwo przechowywanej dokumentacji. Ochrona danych zawartych w aktach powinna być priorytetem. Optymalne warunki to również zabezpieczenie dokumentacji przed fizycznym zniszczeniem. W dbaniu o każdy aspekt przechowywania Twoich zbiorów wspiera nas nowoczesna infrastruktura i wykwalifikowana załoga. Przechowujemy tradycyjne akta papierowe, jak i dokumenty elektroniczne, zapisane na różnorodnych nośnikach danych.

Jak wygląda proces świadczenia usługi przechowywania dokumentów?

Niezbędna infrastruktura i zabezpieczenia

Oferujemy przechowywanie i archiwizowanie dokumentów na wszystkich rodzajach nośników informacji i danych, od klasycznych pojedynczych dokumentów papierowych, poprzez segregatory, akta osobowe, teczki, rysunki techniczne i kartony archiwalne, aż po elektroniczne nośniki danych, takie jak taśmy LTO, DAT, karty pamięci, dyski, i wiele innych.

Certyfikowane archiwa Rhenus Data Office Polska znajdują się na zweryfikowanych terenach niezalewowych i spełniają najsurowsze normy, w tym m. in. ISO 27001 i ISO 9001, gwarantując najwyższy poziom bezpieczeństwa i kompleksową ochronę przed nieuprawnionym dostępem, kradzieżą, czy szkodami wywołanymi działaniem ognia lub wody. Nowoczesny system zarządzania archiwum to przejrzyste przechowywanie dokumentacji księgowej, podatkowej, płacowo-kadrowej, medycznej lub innej: każdy ruch dokumentów jest ewidencjonowany w systemie w sposób uniemożliwiający ich modyfikację, a status dokumentów można weryfikować w dowolnym czasie.

Profesjonalne archiwum to podstawa bezpieczeństwa i ciągłości działania

Przechowywanie dokumentów wszelkiego rodzaju, takich jak dokumentacja księgowa (faktury, rachunki), podatkowa (zeznania, wyjaśnienia), kadrowo-płacowa (umowy, wynagrodzenia), medyczna (historia choroby, zlecenia badań), należy do naszych kluczowych kompetencji. W przypadku zlecenia przechowywania dokumentacji firmowej w modelu „na zewnątrz” zostanie ona przeniesiona do jednego z obiektów Rhenus Data Office Polska, a poszczególne jednostki aktowe zostaną odpowiednio zewidencjonowane i zindeksowane poprzez nadanie im kodów kreskowych. Dzięki takiemu systemowemu rozwiązaniu możliwe stanie się śledzenie ruchów poszczególnych dokumentów z gwarancją pełnej przejrzystości wykonywanych działań. Z kolei w sytuacji, gdy niezbędne jest przechowywanie i archiwizacja dokumentów firmowych na terenie siedziby klienta, podzielimy się wiedzą fachową i wdrożymy standardowe procesy pracy (np. instrukcję kancelaryjną), co zapewni optymalizację kosztów i poprawę bezpieczeństwa.

Kto korzysta z naszych usług?

chevron_left
chevron_right
1
7

MZWiK Sulejówek

Miejski Zakład Wodociągów i Kanalizacji w Sulejówku jest jednostką organizacyjną realizującą zadania Miasta Sulejówek w zakresie zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków. Przedsiębiorstwa z branży wodociągowej są stałymi klientami Rhenus Data Office Polska.
Zobacz case study

Szkolnictwo wyższe

Klienta i właściciela archiwum łączy długofalowa relacja wymagająca znacznie bliższego kontaktu i precyzyjnego określenia wzajemnych wymagań. W jej projektowaniu liczy się nie tylko zabezpieczenie dokumentów, lecz także zapewnienie klientowi i jego pracownikom sprawnego dostępu do potrzebnej w pracy dokumentacji.
Zobacz Case Study

Dussmann Polska

Klient, który oczekuje kompleksowej współpracy na różnych odcinkach zarządzania cyklem życia dokumentu, potrzebuje przede wszystkim efektywnych, przejrzystych i prostych rozwiązań. Połączenie archiwizacji, przechowywania i niszczenia pozwala zachować pełną kontrolę nad dokumentacją.
Zobacz Case Study

Sektor FMCG

Branża FMCG często mierzy się z problemem archiwizacji dokumentów w wielooddziałowej organizacji. Jednostki zapewniające dystrybucję towarów na terenie całej Polski regularnie generują dokumenty, które wymagają archiwizacji. Współpraca z profesjonalnym dostawcą usług pozwala zapanować nad ich ilością i różnorodnością, usprawnić procesy obsługi klienta i uwolnić z nich firmowe magazyny.
Zobacz Case Study

POSTĘP

Jak uporządkować i zewidencjonować 85 tysięcy kart pacjentów oraz 5 tysięcy akt osobowych, aby stworzyć funkcjonalne archiwum? Odpowiedź znajdziecie w studium przypadku współpracy Rhenus Data Office ze spółką POSTĘP ŚWIEBODZIN.
Zobacz Case Study

Sektor lotniczy

Efektywne i wydajne działanie archiwum zewnętrznego w dużej mierze uzależnione jest od elastyczności dostawcy, jego umiejętności dostosowania się do potrzeb klienta. Dobrze zaprojektowanie usługi powinny uwzględniać zarówno szczegółowe potrzeby klienta związane ze specyfiką przechowywanych dokumentów, jak również model jego pracy na archiwizowanym zbiorze.
Zobacz Case Study

MZGK Karpacz

Miejski Zakład Gospodarki Komunalnej w Karpaczu zajmuje się zbiorowym zaopatrywaniem w wodę i odprowadzaniem ścieków na terenie gminy Karpacz. Ponadto, zadania spółki to także zarządzanie nieruchomościami, licencjonowane zarządzanie wspólnotami mieszkaniowymi, zarządzanie lokalami stanowiącymi gminny zasób lokalowy oraz usługi remontowo- budowlane.
Zobacz case study