Archiwizacja (porządkowanie) dokumentów i akt

Niepoprawne przechowywanie dokumentów wiąże się z nieprzyjemnymi konsekwencjami. Zaliczyć można do nich m.in. kary finansowe. Nasze usługi wybierane są przez podmioty, które wolą uniknąć tego typu problemów. Archiwizacja dokumentów, o ile jest profesjonalnie przeprowadzona, to pewność, że w razie ewentualnej kontroli, nie zostaną wykryte żadne nieprawidłowości świadczące o nieprzestrzeganiu obowiązującego prawa (m.in. określonych okresów przechowywania).

Usługi archiwizacyjne - skuteczne i sprawne zarządzanie dokumentacją

W praktyce przekazanie takiego zadania sprawdzonemu usługodawcy oznacza spokój i poczucie bezpieczeństwa. Profesjonalne usługi archiwizacyjne mają jednak znacznie więcej korzyści. Przedsiębiorstwa korzystające z zaawansowanej pomocy mogą liczyć także na to, że wszystkie procesy, związane z zarządzaniem dokumentacją będą zachodziły efektywniej. Prawidłowa archiwizacja akt w wielu przypadkach oznacza więc także oszczędność czasu oraz większą sprawność procesów, w których znaczenie ma szybki, bezproblemowy dostęp do konkretnych dokumentów.

Bezpieczeństwo akt - czyli profesjonalna archiwizacja dokumentów

Każde porządkowanie dokumentacji firmowej wymaga zachowania określonych procedur bezpieczeństwa. Akta zawierają wrażliwe dane, toteż należy postępować z nimi ostrożnie, pamiętając o RODO. Szczególnie archiwizacja pokaźnych zbiorów dokumentów może być sporym utrudnieniem dla przedsiębiorstw, którzy chcą zająć się tym obowiązkiem na własną rękę.

Aby samodzielnie przeprowadzić takie zadanie, nie wystarczy jedynie fachowa wiedza, dotycząca zasad bezpiecznej archiwizacji. Należy posiadać także świetne umiejętności organizacyjne, określić plan działań oraz właściwie zabezpieczyć miejsce pracy. Absolutnie nie może wkraść się tutaj chaos, bo każda pomyłka może oznaczać problemy w przyszłości - trudności w odnalezieniu konkretnych akt, zbyt późne lub przedwczesne przeznaczenie dokumentów do utylizacji itp.

Klienci, zlecający nam archiwizowanie dokumentów w Krakowie czy Opolu, nie muszą martwić się o bezpieczeństwo procesu. Doświadczenie, zaangażowanie i precyzja działania decydują o tym, że każda informacja zawarta w powierzanych nam aktach jest odpowiednio chroniona. Nasi eksperci precyzyjnie zaplanują przebieg archiwizacji, priorytetowo traktując ochronę danych osobowych i innych firmowych sekretów.

Usługi archiwizacyjne - jak powinny wyglądać?

W archiwizacji nie ma miejsca na pośpiech, zaniedbania czy niedokładność. Jeśli podejdzie się do tego obowiązku bez odpowiedniej precyzji, bardzo łatwo będzie o pomyłkę. Ta może wiązać się z poważnymi skutkami, w postaci np. błędów w ewidencji akt czy w nieprawidłowym przyporządkowaniu dokumentacji do grupy rzeczowej.

Archiwizacja akt jest zadaniem, do którego podchodzimy w pełni profesjonalnie. Przy każdym zleceniu wykorzystujemy zgromadzoną przez lata wiedzę i nabyte kompetencje. Zdajemy sobie sprawę, że osoby, które decydują się na nasze usługi, oczekują dokładności i niezawodności. Nasi specjaliści to eksperci, posiadający rozległą wiedzę na temat profesjonalnego porządkowania zbiorów. Archiwizacja dokumentów w Częstochowie w ich wykonaniu przebiega sprawnie i z najwyższą starannością.

Archiwizacja dokumentów - co jeszcze jest ważne w naszej pracy?

Proponujemy usługi na terenie całej Polski. Dzięki właściwej organizacji i wielokrotnemu przeprowadzaniu archiwizacji, również na dużą skalę, jesteśmy w stanie w profesjonalny sposób zaplanować każdy z nich, nadzorować ich przebieg, a następnie zweryfikować, czy zlecenie zostało wykonane poprawnie. Taka dokładność jest niezwykle ważna, bo to ona decyduje o jakości realizowanego zadania. Jesteśmy dumni z tego, że możemy zaproponować naszym klientom rzetelną, w pełni profesjonalną pomoc w porządkowaniu zbiorów. Doskonale wiemy, jak archiwizować dokumenty. To zaangażowanie dotyczy nie tylko takich usług jak archiwizowanie dokumentów w Częstochowie czy archiwizowanie dokumentów w Warszawie , ale także innych elementów naszej oferty.

Jak przebiega archiwizacja akt? Sprawdź, jak działają firmy archiwizujące dokumenty

Rzetelne wykonanie usługi oznacza precyzyjne przeprowadzenie każdego z etapów archiwizacji. Nasz zespół zatroszczy się o:

• sporządzenie ewidencji akt;
• brakowanie akt kategorii B;
• kwalifikację dokumentów do odpowiedniej kategorii, grupy rzeczowej;
• uformowanie zbiorów chronologicznie i tematycznie.

Wszystkie te czynności przeprowadzane z myślą o przyszłej wygodzie Klienta. Koniec z chaosem i niepełnymi informacjami dotyczącymi zawartości Twojego archiwum. Z naszą pomocą zyskasz pełną kontrolę nad zgromadzoną dokumentacją, co oznacza nie tylko sprawniejsze zarządzanie firmą i wywiązywanie się z obowiązków, narzuconych przez prawo, ale także codzienne poczucie komfortu i pewności.

Kto wybiera nasze usługi archiwizacyjne?

Firmy archiwizacyjne wybierają podmioty działające w różnych branżach. Wśród nich znaleźć można m.in. wielkie przedsiębiorstwa o zasięgu krajowym i międzynarodowym. Profesjonalna archiwizacja dokumentów jest usługą, na którą decydują się także średnie i małe firmy. Do grona naszych odbiorców zaliczyć można również instytucje administracji rządowej i samorządowej. Chociaż te podmioty różnią się specyfiką i zasięgiem działania, jest coś, co je łączy. To potrzeba rzetelnie skonstruowanego archiwum, ułatwiającego pracę, właściwie zabezpieczenie akt oraz lepsze zagospodarowanie przestrzeni biurowej.

Firma archiwizująca dokumenty - doradztwo wyspecjalizowanego zespołu

Wiele przedsiębiorstw podejmuje z nami stałą współpracę, zlecając nam różnorodne działania z zakresu zarządzania dokumentacją. Archiwizacja dokumentów i akt to tylko część naszej oferty. Swoje usługi zaplanowaliśmy tak, aby w kompleksowy sposób wspomóc Klientów w archiwizacji, przechowywaniu, digitalizacji i utylizacji dokumentów. Z naszą pomocą możesz sprawnie zaplanować każdy z tych procesów, otrzymując fachową pomoc w jednym miejscu, bez konieczności nawiązywania współpracy z kilkoma podmiotami. Z przyjemnością udzielimy dodatkowych informacji o ofercie, zaprezentujemy jej szczegóły oraz pomożemy dobrać poszczególne usługi do określonych potrzeb i oczekiwań. Serdecznie zapraszamy do kontaktu z naszą obsługą. Z naszymi kompleksowymi usługami poczujesz się w pełni bezpiecznie. 

Archiwizacja dokumentów co to jest? Podsumowanie zagadnienia archiwizacji

Archiwizacja dokumentów to proces przechowywania dokumentów w bezpiecznym i pewnym miejscu w sposób uporządkowany i odpowiednio oznaczony. W proces archiwizacji wchodzi brakowanie dokumentów - czyli wydzielenie zbędnych zbiorów w celu usunięcia ich z zasobu archiwalnego.  Celem archiwizacji dokumentów jest zachowanie ważnych dokumentów. Wszystko po to, by były one bezpieczne i pozwalały na łatwy dostęp dla uprawnionych do tego osób. Zarchiwizowane dokumenty mogą być wykorzystywane do celów prawnych, historycznych lub innych ważnych dla organizacji.

Jak archiwizować dokumenty?

Aby archiwizować dokumenty w sposób efektywny musimy przemyśleć kilka kwestii. Należy też zdecydować czy zdajemy się na pomoc firmy archiwizującej dokumenty, czy wolimy tę czynność oddelegować własnym pracownikom, co oczywiście wiąże się z dodatkowymi kosztami.

Firma archiwizująca dokumenty - Rhenus Office Systems

Jeśli chcesz zaoszczędzić czas i pieniądze, a także mieć pewność, że archiwizowane dokumenty są bezpieczne i ich uporządkowanie spełnia wszelkie normy, zamów archiwizacyjne usługi i zgłoś się do nas, a następnie skup się na własnym biznesie! Pamiętaj - firmy archiwizacyjne takie jak Rhenus Office Systems to gwarant bezpiecznego archiwum.

Rzetelna firma archiwizująca dokumenty powinna posiadać odpowiednio wysoką polisę ubezpieczeniową - nie powierzaj swoich cennych dokumentów podmiotom, które pomijają tak ważny aspekt jak posiadanie ubezpieczenia.

Dzięki powierzeniu zadania archiwizacji zewnętrznemu wyspecjalizowanemu podmiotowi masz pewność, że wszelkie wymogi prawne są spełnione. Proces archiwizacji dla klientów z każdej z lokalizacji wygląda tak samo i polega na segregacji i kwalifikacji akt, porządkowaniu dokumentów, ich oznaczeniu, ewidencji i brakowaniu i niszczeniu.

Współpracując z nami pożegnasz się z chaosem w archiwum oraz otrzymasz zbiory odpowiednio zakwalifikowane oraz zewidencjonowane. Archiwizacja dokumentów to zadanie, które warto przeprowadzić ze specjalistami. Bazujemy na sprawdzonych od lat zasadach stosowanych szeroko w archiwistyce, co pozwala nam sprawnie i elastycznie podchodzić do współpracy z klientami.

Usługi archiwizacji i niszczenia dokumentów - Rhenus Office Systems

Warto wiedzieć, jak rzetelnie wybierać firmy archiwizacyjne i na jakie kwestie zwracać uwagę. Dobrze będzie sprawdzić:

• Czy archiwum spełnia normy bezpieczeństwa oraz normy przeciwpożarowe
• Czy podmiot posiada odpowiednio wyszkoloną kadrę
• Czy firma archiwizacyjna ma polisę ubezpieczeniową?

Te oraz inne wymogi spełnia właśnie Rhenus Office Systems - powierz archiwizację dokumentów profesjonalistom.