Realizacja jednego czy wielu procesów biznesowych przez podmiot zewnętrzny powoduje, że usługodawca zyskuje znaczący wgląd w sposób jego realizacji, mogąc tym samym składać klientom propozycje ich usprawnień. Tym właśnie jest BPM (ang. business process management), czyli optymalizacja procesów biznesowych. Obejmuje ona analizę oraz wdrożenie skutecznych metod dążących do podniesienia wydajności i skuteczności działań wykonywanych przez organizację, skutkując poprawą efektywności i oszczędnością kosztów.

Jednym z wykorzystywanych narzędzi w tym zakresie są systemy RPA (Robotic Process Automation), czyli automatyzacji procesów z wykorzystaniem software robotów. Wiodące rozwiązania na rynku to Kofax Kapow, UiPath, Automation Anywhere, NICE czy Blue Prism. Software robot jest oprogramowaniem uczącym się i naśladującym czynności o charakterze rutynowym i powtarzalnym, wykonywanym przez człowieka (np. wystawianie dokumentów, wprowadzanie danych do systemów lub pomiędzy systemami, standardowa komunikacja z Klientem, itd). Oprócz szeregu korzyści, jako główne należy wymienić łatwość wdrożenia (kilka tygodni), szybki zwrot z inwestycji (typowe ROI >100%-300% w czasie 3-12mcy) czy możliwość pracy robota w trybie 24/7 (efektywność).

Rozwiązania oferowane przez Rhenus Data Office Polska obejmują czynności związane z wdrażaniem elektronicznego obiegu dokumentów i informacji w ramach usprawnionych przepływów pracy (workflow) oraz rejestracją danych w systemach klienta. Korzyści tych rozwiązań wynikają z indywidualnych ustaleń z klientem, jednakże najistotniejsze z nich to uwolnienie potencjału zatrudnionych pracowników, możliwość skoncentrowania działań na procesach front-office i tworzenia dodatkowej wartości dla organizacji.