RHENUS DATA OFFICE

Kompleksowa obsługa fizycznych i elektronicznych dokumentów

keyboard_arrow_up

ConvertUp – konwersja dokumentów i danych / skanowanie dokumentów

digitalizacja dokumentów Kraków - skanowanie dokumentów Katowice

Cyfryzacja dokumentacji

Dokumenty coraz częściej tworzone i przesyłane są w postaci cyfrowej. Wciąż jednak istnieje wiele zasobów informacyjnych w przedsiębiorstwie, które zostały utworzone przed nadejściem cyfrowej rewolucji. Część z nich nadal będzie potrzebna do prowadzenia codziennych działań operacyjnych.

Dostęp do wielu m.in. taśm, filmów, rysunków technicznych w postaci fizycznej bywa utrudniony, np. z uwagi na odległość jednostki od archiwum czy kłopoty w odnajdywaniu i dostarczaniu właściwych nośników do potrzebujących ich użytkowników. Przechowywanie i transfer tych dokumentów zajmuje powierzchnię i zabiera wiele czasu.

DIGITALIZACJA DOKUMENTACJI – DROGA DO NOWOCZESNOŚCI

Rozwiązaniem jest ConvertUp – skanowanie i digitalizacja dokumentów. Skanowane zasoby informacyjne (w całości lub części) są odpowiednio indeksowane, czyli opisane w celu ich łatwego odnalezienia w bazie danych dokumentów. Eliminuje to możliwość jej zgubienia, uwalnia przestrzeń w biurze i oszczędza czas potrzebny na dotarcie do dokumentu. Pozwala też uzyskać trwały i jakościowo lepszy obraz od papierowego oryginału. Redukujesz powierzchnię swojego biura przez pracę zdalną ? Nie masz na miejscu personelu niezbędnego do autoryzowanego dostępu, wyszukania, zarejestrowania wypożyczenia, skanowania dokumentów i wysyłki? To rozwiązanie jest dla Ciebie.

Wystarczy dostęp do stosownego narzędzia do zarządzania dokumentami (DMS – Document Management System), w którym już po kilku chwilach odnajdziemy poszukiwane zasoby w wersji cyfrowej – trzeba je tylko wydrukować lub przesłać na dowolne urządzenie.

skanowanie dokumentacji Wrocław - digitalizacja dokumentów Warszawa

W ramach ConvertUp świadczymy usługi profesjonalnego skanowania dokumentacji tradycyjnej i technicznej (czarno-białej lub kolorowej od 100 do 600 DPI, w tym wielkich formatów, w PDF, JPG oraz TIF). Kopie cyfrowe są kategoryzowane, katalogowane, nazywane i opisywane (ręcznie lub z wykorzystaniem technologii OCR – Optical Character Recognition) zgodnie z oczekiwaniami klienta, który nie musi inwestować w drogi sprzęt – nasze skanery i oprogramowanie przetwarzają formaty od A7 do A0+, co oznacza, że podejmujemy się skanowania/digitalizacji dokumentów i rysunków o każdej wielkości.

Gwarancja efektywnej i bezpiecznej pracy

ConvertUp pozwala stworzyć uporządkowaną strukturę dokumentów, umożliwiającą łatwy dostęp do danych w archiwum elektronicznym przez 24h na dobę. To gwarancja efektywnej pracy z dokumentami połączona z wysokim poziomem bezpieczeństwa firmowych zasobów informacyjnych. ConvertUp skraca czas związany z przetwarzaniem dokumentów, eliminuje koszty ich dystrybucji i ogranicza wydatki związane z drukiem, kopiowaniem i wysyłką dokumentów. I możesz już zredukować ilość najmowanej powierzchni biurowej.

Digitalizacja dokumentów

Cyfryzacja dokumentacji zyskuje na popularności, czego efektem jest używanie zdigitalizowanych akt na coraz większą skalę. Częstą praktyką jest tworzenie i przesyłanie umów, faktur itp. właśnie w tej postaci. Cyfrowa rewolucja wkradła się niemal do każdej branży i dała firmom szansę na usprawnienie ich działania. Zależy nam na tym, żeby nasi odbiorcy, nawiązując współpracę z pewnym, rzetelnym usługodawcą, mogli w pełni cieszyć się korzyściami digitalizacji.

 

Nasi eksperci codziennie pomagają podmiotom, które chcą działać w nowoczesny sposób i w pełni wykorzystać możliwości, jakie daje digitalizacja dokumentów Lublin. Klienci, powierzający nam skanowanie akt, słusznie dostrzegają, że takie rozwiązanie jest szansą na zwiększenie efektywności przedsiębiorstwa. Dokumentacja w formie zdigitalizowanej może w dużej mierze przyspieszyć realizację procesów i uskutecznić ich automatyzację. Pozwala także zyskać większą kontrolę nad zbiorami.

 

Jak realizujemy usługę digitalizacji dokumentów?

 

Profesjonalnie zrealizowana usługa nie kończy się na etapie utworzenia zdigitalizowanej kopii dokumentu. Chcemy, by nasi odbiorcy mogli w pełni wykorzystać potencjał nowo utworzonych zbiorów. To dlatego troszczymy się o ich właściwe uporządkowanie, kategoryzowanie i katalogowanie. Klient otrzymuje więc czytelny zestaw danych, którymi można zarządzać w łatwy, bezproblemowy sposób.

 

Dysponujemy nowoczesnym, zaawansowanym sprzętem, co pozwala nam przeprowadzić skanowanie dokumentacji zgodnie z indywidualnymi oczekiwaniami. Współpraca z Rhenus oznacza, że Twoja firma nie musi inwestować w kosztowne skanery i oprogramowania. Zaplanowaliśmy naszą usługę w taki sposób, by całościowo zająć się dokumentacją klienta, zapewniając mu profesjonalnie uporządkowaną strukturę akt.

 

Skanowanie dokumentacji jest wieloetapowym zadaniem. Aby został zrealizowany sprawnie, najpierw należy odpowiednio przygotować akta. Dokładnie weryfikujemy ich stan, by przekonać się, że dokumentacja pozwala na czytelne wykonanie kopii cyfrowej. Sprzęt, którego używamy podczas skanowania, zapewnia dokładne odwzorowanie szczegółów i wykonanie wysokiej jakości dokumentu cyfrowego. Zanim przejdziemy do dalszej pracy z aktami, a więc do kategoryzowania i katalogowania, wnikliwie weryfikujemy kopię, upewniając się, czy jest doskonałym odwzorowaniem oryginału.

 

Digitalizacja dokumentów Rzeszów - kwestia przechowywania - skanowanie dokumentów Rzeszów 

 

Każda dynamicznie działająca i rozwijająca się firma z czasem zacznie dysponować dość pokaźnymi zbiorami dokumentacji. W takiej sytuacji pojawia się konieczność prawidłowego przechowywania akt. Oprócz profesjonalnego uporządkowania, należy zatroszczyć się także o stworzenie korzystnych warunków w postaci odpowiednio wydzielonej i zabezpieczonej przestrzeni - kondycji akt nie może zagrażać nasłonecznienie, wilgoć oraz inne ryzykowne czynniki. 

 

Nawet częściowe skanowanie dokumentów sprzyja utrzymaniu porządku w magazynach i biurach. Jeśli proces zostanie przeprowadzony na szeroką skalę, możliwe jest znaczne zwiększenie przestrzeni użytkowej. Digitalizacja dokumentów oraz akt jest więc sposobem na uporanie się z problemem ciągle powiększającego się archiwum, pochłaniającym coraz więcej przestrzeni. W praktyce zmniejszają się więc koszty przechowywania, bo tradycyjne archiwum nie powiększa się i nie ma konieczności zakupu kolejnych mebli czy wynajmowania kolejnych przestrzeni.

 

Skanowanie dokumentacji Opole - praca ze zdigitalizowanymi aktami

 

Dokumenty w formie elektronicznej nie tylko ułatwiają przechowywanie. Korzyści z tego procesu można odnotować każdego dnia, podczas codziennej pracy. Skanowanie dokumentacji sprawia, że osoby zatrudnione mogą mieć dostęp do poszczególnych akt w tym samym momencie. Praca z dokumentacją papierową natomiast czasem wiąże się z przestojami i niedogodnościami - aby zyskać dostęp do akt należy poczekać, aż przestaną one być potrzebne innej osobie. Przedsiębiorstwa wybierające taką usługę jak digitalizacja dokumentów Opole robią więc ważny krok w kierunku przyspieszenia i zwiększenia efektywności codziennych działań firmy.

 

Usprawnij komunikację z odbiorcami - Digitalizacja dokumentów Częstochowa - skanowanie dokumentów Częstochowa - skanowanie dokumentacji Częstochowa 

 

Przyspieszenie obiegu akt wewnątrz przedsiębiorstwa i możliwość pracy kilku osób nad jednym dokumentem w tym samym czasie to korzyści, które są istotne dla wielu firm, niezależnie od tego, w jakiej branży one działają. Efektywnie działające przedsiębiorstwa kładą nacisk także na sprawną komunikację z odbiorcami. Tu również przydatna okazuje się digitalizacja akt - skanowanie dokumentów to ułatwione udostępnianie i dzielenie się aktami nie tylko w środowisku wewnętrznym firmy. Szybki dostęp do zgromadzonych, zdigitalizowanych akt sprawia, że wystarczy chwila, aby przedstawić klientowi lub partnerowi biznesowemu właściwy dokument, zweryfikować dane czy odpowiedzieć na zapytanie odbiorców.

 

Skanowanie akt - czas realizacji usługi - skanowanie dokumentacji Kraków 

 

Nad prawidłowością digitalizacji czuwa sztab specjalistów, doświadczonych w obsłudze sprzętu, oprogramowań oraz doskonale znających procedury bezpieczeństwa. Skanowanie dokumentów, jak każde inne działanie, oznaczające pracę na wrażliwych danych, wymaga przestrzegania zasad, gwarantujących ochronę informacji. Od początku działalności priorytetowo traktujemy bezpieczeństwo naszych klientów. Takie podejście dotyczy:

  1. procesu skanowania
  2. pozostałych etapów usługi, a więc porządkowania i kategoryzowania zdigitalizowanych akt.

 

Skanowanie dokumentów - Rzeszów to w naszym wykonaniu zawsze przebiega zgodnie z wcześniej ustalonym planem. Optymalizujemy proces w taki sposób, by szybko i dokładnie zapewnić klientowi dostęp do zdigitalizowanych zbiorów. Nasz profesjonalizm do tej pory doceniły zarówno polskie, jak i zagraniczne przedsiębiorstwa. Dowiedz się więcej o tym, w jaki sposób realizujemy skanowanie dokumentów i przekonaj się, jak digitalizacja może wpłynąć na działanie Twojego biznesu. Nasi doradcy z przyjemnością udzielą więcej informacji o ofercie i odpowiedzą na pytania.

Digitalizacja dokumentów Białystok - Rhenus Data - Skanowanie Dokumentów Toruń - Skanowanie Dokumentacji Toruń

Oprócz szeroko pojętej digitalizacji oferujemy również usługi:

  • skanowanie dokumentacji Białystok 
  • skanowanie dokumentów Lublin 
  • skanowanie dokumentów Opole 
  • skanowanie dokumentów Białystok 
  • skanowanie dokumentacji Lublin 
  • skanowanie dokumentacji Rzeszów