Masowe skanowanie i digitalizacja dokumentów

W XXI wieku dokumenty coraz częściej tworzone są w postaci cyfrowej, np. jako maile czy jako pliki MS Word lub MS Excel, i w tej postaci obsługiwane i przesyłane między użytkownikami. To jednak nie oznacza, że wszystkie zasoby informacyjne w przedsiębiorstwie, które zostały utworzone przed dokonaniem się cyfrowej rewolucji, mogą zostać odłożone do przechowywania wieczystego – część z nich nadal będzie potrzebna do prowadzenia codziennych działań operacyjnych.

Co więcej, przedsiębiorcy coraz bardziej chwalą sobie posługiwanie się plikami cyfrowymi. Korzystanie z nich jest niezwykle wygodne i w wielu przypadkach zwiększa efektywność pracy, np. poprzez umożliwienie kilku pracownikom dokonywania zmian w dokumencie, w tym samym czasie i bez względu na ich miejsce pobytu. Co jednak zrobić w przypadku, gdy często pracownicy muszą korzystać z dokumentów starszych istniejących jedynie w formie papierowej?

Odpowiedzią na to jest skanowanie dokumentacji a następnie jej digitalizacja w Rhenus Data Office Polska. To rozwiązanie nie tyko stanowi zabezpieczenie danych, ale także gwarantuje ich odpowiednie segregację, wedle wybranych w przedsiębiorstwie kryteriów, np. rocznikami lub tematyką. Skanowanie dokumentów jest wstępem do przetworzenia ich do formy cyfrowej, co z kolei pozwoli w szyki i łatwy sposób odnaleźć online potrzebne w danym momencie materiały.

Elektroniczna archiwizacja doskonale sprawdzi się w firmach z długoletnim stażem, gdzie obieg dokumentów jest naprawdę intensywny. Oprócz korzyści, jakim jest uporządkowanie dokumentów, ważny jest także aspekt bezpieczeństwa. Zaawansowane skanowanie dokumentów, dokonany w profesjonalny sposób, zapewni bezpieczeństwo przechowywanym materiałom – uchroni jest przed zagubieniem i zmniejszy ryzyko ich zniszczenia.

Proces digitalizacji składa się z kilku etapów. Pierwszym z nich jest skanowanie dokumentów przy użyciu wysokiej jakości sprzętu, który pozwoli zachować zarówno kolorystykę, jak i odpowiednią rozdzielczość, co ma znaczenie np. w skanowaniu rysunków, ilustracji. Powstałe skany są następnie odpowiednio opisywane i katalogowane, by na koniec znaleźć się w elektronicznym archiwum, które udostępnione będzie upoważnionym osobom.

Może okazać się, że dostęp do dokumentów, taśm, filmów, mikrofisz czy rysunków technicznych w postaci fizycznej będzie utrudniony, choćby z uwagi na odległość jednostki od archiwum czy braki kompetencji pracowników działu zasobów informacyjnych w odnajdywaniu i dostarczaniu właściwych nośników do potrzebujących ich użytkowników. Wiąże się to ponadto z ogromną czasochłonnością procesu.

Rozwiązaniem może okazać się skanowanie dokumentacji w całości lub części istniejących zasobów informacyjnych, takich jak wspomniane dokumenty czy rysunki techniczne, lub też dokumenty kadrowe w ramach tzw. elektronicznej teczki osobowej, odpowiednie ich zaindeksowanie, czyli rzeczowe opisanie w celu łatwego ich odnalezienia w bazie danych dokumentów, co spowoduje, że użytkownicy nie będą musieli długo oczekiwać na dostawę zamówienia z archiwum.