Masowe skanowanie i digitalizacja dokumentów

W XXI wieku dokumenty coraz częściej tworzone są w postaci cyfrowej, np. jako maile czy jako pliki MS Word lub MS Excel, i w tej postaci obsługiwane i przesyłane między użytkownikami. To jednak nie oznacza, że wszystkie zasoby informacyjne w przedsiębiorstwie, które zostały utworzone przed dokonaniem się cyfrowej rewolucji, mogą zostać odłożone do przechowywania wieczystego – część z nich nadal będzie potrzebna do prowadzenia codziennych działań operacyjnych.

Może okazać się jednakże, że dostęp do tych dokumentów, taśm, filmów, mikrofisz czy rysunków technicznych w postaci fizycznej będzie utrudniony, choćby z uwagi na odległość jednostki od archiwum czy braki kompetencji pracowników działu zasobów informacyjnych w odnajdywaniu i dostarczaniu właściwych nośników do potrzebujących ich użytkowników. Wiąże się to ponadto z ogromną czasochłonnością procesu.

Rozwiązaniem może okazać się zeskanowanie całości lub części istniejących zasobów informacyjnych, takich jak wspomniane dokumenty czy rysunki techniczne, lub też dokumenty kadrowe w ramach tzw. elektronicznej teczki osobowej, odpowiednie ich zaindeksowanie, czyli rzeczowe opisanie w celu łatwego ich odnalezienia w bazie danych dokumentów, co spowoduje, że użytkownicy nie będą musieli długo oczekiwać na dostawę zamówienia z archiwum.