Digitalizacja dokumentów

Skanowanie Dokumentów - Wrocław Poznań Kraków

W dzisiejszych czasach znaczenie informacji przekazywanej w formie elektronicznej stale rośnie. Ma to związek z szybkością dostępu do danych, łatwością ich przetwarzania, bez względu na czas i miejsce. Odpowiadając na zapotrzebowanie na elektroniczny dostęp do dokumentów w firmie oferujemy Państwu usługę skanowania dokumentów i ich digitalizację.

1. Czym jest digitalizacja?

Digitalizacja dokumentów, inaczej cyfryzacja, to zamiana danych analogowych na formę cyfrową. Nadanie cyfrowej postaci danym pisanym czy drukowanym polega na wprowadzeniu do pamięci komputera materiałów firmowych, zbiorów bibliotecznych lub archiwalnych, wykorzystując skanowanie dokumentów.

2. Jakie dane można digitalizować?

Elektroniczne archiwa, występujące w formie bibliotek cyfrowych, stanowią ogromne zbiory zdigitalizowanych dokumentów. Ich gromadzenie w ten sposób możliwe jest dla dokumentów firmowych, które ze względu na poziom istotności muszą być stale dostępne i możliwe do odnalezienia. Dygitalizacja pozwala na ich odpowiednią segregację, według wybranych kryteriów, np. roczników lub tematyki. Często stosowana jest także digitalizacja akt, np. osobowych pracowników, w formie e-teczki. Poza dokumentacją firmową, przetwarzanie danych w cyfrowych formatach stosowane jest w stosunku do zasobów bibliotek, szeroko pojętego piśmiennictwa - czasopism, książek, map, rysunków, jak również obejmujących zdjęcia czy filmy. Jest to więc narzędzie umożliwiające zachowanie bezpiecznej formy ochrony dziedzictwa kulturowego.

3. Etapy digitalizacji, czyli jak skanować dokumenty - jak zrobić skan dokumentu?

Proces przetwarzania oryginału informacji do postaci dokumentu cyfrowego składa się z kilku etapów. W pierwszej kolejności wykonuje się wysokiej jakości skan dokumentu. Stosowane do tego celu techniki umożliwiają zachowanie oryginalnej kolorystyki i wysokiej rozdzielczości. Skanowanie obejmuje wszystkie strony oryginału dokumentu. Kolejnym krokiem jest opisanie obrazów dokumentów odpowiednimi informacjami, czyli ich indeksowanie. Ma to na celu oszczędzenie czasu na przeszukiwanie zbiorów i łatwe odnalezienie konkretnej pozycji w archiwum. Ostatnim etapem jest zbudowanie bazy danych, w której umieszcza się zeskanowane dokumenty cyfrowe, których zasoby udostępnia się upoważnionym osobom.

4. Korzyści wynikające z digitalizacji

Powierzając swoje dane i zadanie ich cyfryzacji firmie Rhenus Data Office Polska zapewniają sobie Państwo szereg korzyści, ponieważ digitalizacja:

• zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa, zarówno w kwestii dostępu do informacji, jak również ochrony przed zniszczeniem i zagubieniem
• uporządkowuje dokumenty
• ułatwia dostęp do danych archiwalnych, zapewnia go dzięki opcjom kategoryzacji i przeszukiwania zbiorów
• optymalizuje i poprawia efektywność pracy w firmie
• redukuje koszty związane z poświęcaniem czasu na przeszukiwanie zasobów
• zapewnia większą przestrzeń użytkową i ogranicza zajmowanie miejsca przez archiwa papierowe
• usprawnia przepływ informacji między upoważnionymi osobami.

Zapraszamy do kontaktu, chętnie odpowiemy na wszystkie pytania i rozwiejemy Państwa ewentualne wątpliwości.