Nasze lokalizacje
Tutaj możesz wyszukać lokalizacje w których jest obecna Grupa Rhenus. Możesz nas znaleźć wybierając kraj, konkretną lokalizację Rhenus, obszar biznesowy, a także Twoją lokalizację.
Masowe skanowanie i digitalizacja dokumentów
W XXI wieku dokumenty coraz częściej tworzone są w postaci cyfrowej, np. jako maile czy jako pliki MS Word lub MS Excel, i w tej postaci obsługiwane i przesyłane między użytkownikami. To jednak nie oznacza, że wszystkie zasoby informacyjne w przedsiębiorstwie, które zostały utworzone przed dokonaniem się cyfrowej rewolucji, mogą zostać odłożone do przechowywania wieczystego – część z nich nadal będzie potrzebna do prowadzenia codziennych działań operacyjnych.
Co więcej, przedsiębiorcy coraz bardziej chwalą sobie posługiwanie się plikami cyfrowymi. Korzystanie z nich jest niezwykle wygodne i w wielu przypadkach zwiększa efektywność pracy, np. poprzez umożliwienie kilku pracownikom dokonywania zmian w dokumencie, w tym samym czasie i bez względu na ich miejsce pobytu. Co jednak zrobić w przypadku, gdy często pracownicy muszą korzystać z dokumentów starszych istniejących jedynie w formie papierowej?
Skanowanie i digitalizacja dokumentów firmowych
Odpowiedzią na to jest skanowanie dokumentacji a następnie jej digitalizacja w Rhenus Data Office Polska. To rozwiązanie nie tyko stanowi zabezpieczenie danych, ale także gwarantuje ich odpowiednie segregację, wedle wybranych w przedsiębiorstwie kryteriów, np. rocznikami lub tematyką. Skanowanie dokumentów jest wstępem do przetworzenia ich do formy cyfrowej, co z kolei pozwoli w szyki i łatwy sposób odnaleźć online potrzebne w danym momencie materiały.
Elektroniczna archiwizacja doskonale sprawdzi się w firmach z długoletnim stażem, gdzie obieg dokumentów jest naprawdę intensywny. Oprócz korzyści, jakim jest uporządkowanie dokumentów, ważny jest także aspekt bezpieczeństwa. Zaawansowane skanowanie dokumentów, dokonany w profesjonalny sposób, zapewni bezpieczeństwo przechowywanym materiałom – uchroni jest przed zagubieniem i zmniejszy ryzyko ich zniszczenia.
Proces digitalizacji składa się z kilku etapów. Pierwszym z nich jest skanowanie dokumentów przy użyciu wysokiej jakości sprzętu, który pozwoli zachować zarówno kolorystykę, jak i odpowiednią rozdzielczość, co ma znaczenie np. w skanowaniu rysunków, ilustracji. Powstałe skany są następnie odpowiednio opisywane i katalogowane, by na koniec znaleźć się w elektronicznym archiwum, które udostępnione będzie upoważnionym osobom.
Może okazać się, że dostęp do dokumentów, taśm, filmów, mikrofisz czy rysunków technicznych w postaci fizycznej będzie utrudniony, choćby z uwagi na odległość jednostki od archiwum czy braki kompetencji pracowników działu zasobów informacyjnych w odnajdywaniu i dostarczaniu właściwych nośników do potrzebujących ich użytkowników. Wiąże się to ponadto z ogromną czasochłonnością procesu.
Rozwiązaniem może okazać się skanowanie dokumentacji w całości lub części istniejących zasobów informacyjnych, takich jak wspomniane dokumenty czy rysunki techniczne, lub też dokumenty kadrowe w ramach tzw. elektronicznej teczki osobowej, odpowiednie ich zaindeksowanie, czyli rzeczowe opisanie w celu łatwego ich odnalezienia w bazie danych dokumentów, co spowoduje, że użytkownicy nie będą musieli długo oczekiwać na dostawę zamówienia z archiwum.
Rhenus Data Office Polska - Chroń informacje i rozwijaj swój biznes
Skanowanie i digitalizacja dokumentów
Warszawa, Kraków, Katowice, Poznań, Szczecin
Skanowanie Dokumentów - Wrocław Poznań Kraków
W dzisiejszych czasach znaczenie informacji przekazywanej w formie elektronicznej stale rośnie. Ma to związek z szybkością dostępu do danych, łatwością ich przetwarzania, bez względu na czas i miejsce. Odpowiadając na zapotrzebowanie na elektroniczny dostęp do dokumentów w firmie oferujemy Państwu usługę skanowania dokumentów i ich digitalizację.
1. Czym jest digitalizacja?
Digitalizacja dokumentów, inaczej cyfryzacja, to zamiana danych analogowych na formę cyfrową. Nadanie cyfrowej postaci danym pisanym czy drukowanym polega na wprowadzeniu do pamięci komputera materiałów firmowych, zbiorów bibliotecznych lub archiwalnych, wykorzystując skanowanie dokumentów.
2. Jakie dane można digitalizować?
Elektroniczne archiwa, występujące w formie bibliotek cyfrowych, stanowią ogromne zbiory zdigitalizowanych dokumentów. Ich gromadzenie w ten sposób możliwe jest dla dokumentów firmowych, które ze względu na poziom istotności muszą być stale dostępne i możliwe do odnalezienia. Dygitalizacja pozwala na ich odpowiednią segregację, według wybranych kryteriów, np. roczników lub tematyki. Często stosowana jest także digitalizacja akt, np. osobowych pracowników, w formie e-teczki. Poza dokumentacją firmową, przetwarzanie danych w cyfrowych formatach stosowane jest w stosunku do zasobów bibliotek, szeroko pojętego piśmiennictwa - czasopism, książek, map, rysunków, jak również obejmujących zdjęcia czy filmy. Jest to więc narzędzie umożliwiające zachowanie bezpiecznej formy ochrony dziedzictwa kulturowego.
3. Etapy digitalizacji, czyli jak skanować dokumenty - jak zrobić skan dokumentu?
Proces przetwarzania oryginału informacji do postaci dokumentu cyfrowego składa się z kilku etapów. W pierwszej kolejności wykonuje się wysokiej jakości skan dokumentu. Stosowane do tego celu techniki umożliwiają zachowanie oryginalnej kolorystyki i wysokiej rozdzielczości. Skanowanie obejmuje wszystkie strony oryginału dokumentu. Kolejnym krokiem jest opisanie obrazów dokumentów odpowiednimi informacjami, czyli ich indeksowanie. Ma to na celu oszczędzenie czasu na przeszukiwanie zbiorów i łatwe odnalezienie konkretnej pozycji w archiwum. Ostatnim etapem jest zbudowanie bazy danych, w której umieszcza się zeskanowane dokumenty cyfrowe, których zasoby udostępnia się upoważnionym osobom.
4. Korzyści wynikające z digitalizacji
Powierzając swoje dane i zadanie ich cyfryzacji firmie Rhenus Data Office Polska zapewniają sobie Państwo szereg korzyści, ponieważ digitalizacja:
- zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa, zarówno w kwestii dostępu do informacji, jak również ochrony przed zniszczeniem i zagubieniem
- uporządkowuje dokumenty
- ułatwia dostęp do danych archiwalnych, zapewnia go dzięki opcjom kategoryzacji i przeszukiwania zbiorów
- optymalizuje i poprawia efektywność pracy w firmie
- redukuje koszty związane z poświęcaniem czasu na przeszukiwanie zasobów
- zapewnia większą przestrzeń użytkową i ogranicza zajmowanie miejsca przez archiwa papierowe
- usprawnia przepływ informacji między upoważnionymi osobami.
Zapraszamy do kontaktu, chętnie odpowiemy na wszystkie pytania i rozwiejemy Państwa ewentualne wątpliwości.
CERTYFIKAT ISO27001
CERTYFIKAT ISO 9001
Zgodność z Rodo
Polisa Ubezpieczeniowa
