Nasze lokalizacje

Tutaj możesz wyszukać lokalizacje w których jest obecna Grupa Rhenus. Możesz nas znaleźć wybierając kraj, konkretną lokalizację Rhenus, obszar biznesowy, a także Twoją lokalizację.

Przechowywanie dokumentów i akt

 

Obowiązki związane z przechowywaniem dokumentów

W przedsiębiorstwach na całym świecie nieustannie rośnie znaczenie archiwizacji dokumentów. Stają one przed wyzwaniem sprostania coraz większej liczbie regulacji prawnych i organizacyjnych dotyczących przechowywania danych i zarządzania nimi. Jednocześnie określone rodzaje dokumentacji, takie jak dokumenty księgowe, podatkowe, płacowe, kadrowe, medyczne czy jakiegokolwiek innego rodzaju podlegają stosownym przepisom dotyczącym okresów ich przechowywania, które mogą wynosić wiele lat.

Niezbędna infrastruktura i zabezpieczenia

Przechowywanie dokumentacji to przede wszystkim ochrona danych - bezpieczeństwo dokumentów uzyskuje w tym procesie najwyższy priorytet. Większość firm jednak nie posiada w tym zakresie stosownej wiedzy fachowej (brak wykwalifikowanych archiwistów i procedur postępowania), jak i odpowiedniego wyposażenia (pomieszczeń archiwizacyjnych wraz z regałami i zabezpieczeniami). Przedsiębiorstwa samodzielnie prowadzące wewnętrzne archiwa zakładowe, w których procedury przechowywania dokumentacji nie są zgodne ze standardami branżowymi i ładem informacyjnym (np. brak instrukcji kancelaryjnej, brak zabezpieczeń fizycznych i logicznych), narażone są na zwiększone ryzyko, obejmujące między innymi utratę dokumentów w wyniku kradzieży, szkody wywołane pożarem lub zalaniem, jak również naruszenie integralności danych w wyniku nieautoryzowanego dostępu.

Profesjonalne archiwum to podstawa bezpieczeństwa i ciągłości działania

Przechowywanie dokumentów wszelkiego rodzaju, takich jak dokumentacja księgowa (faktury, rachunki), podatkowa (zeznania, wyjaśnienia), kadrowo-płacowa (umowy, wynagrodzenia), medyczna (historia choroby, zlecenia badań), należy do naszych kluczowych kompetencji. W przypadku zlecenia przechowywania dokumentacji firmowej w modelu „na zewnątrz” zostanie ona przeniesiona do jednego z obiektów Rhenus Data Office Polska, a poszczególne jednostki aktowe zostaną odpowiednio zewidencjonowane i zindeksowane poprzez nadanie im kodów kreskowych. Dzięki takiemu systemowemu rozwiązaniu możliwe stanie się śledzenie ruchów poszczególnych dokumentów z gwarancją pełnej przejrzystości wykonywanych działań. Z kolei w sytuacji, gdy niezbędne jest przechowywanie i archiwizacja dokumentów firmowych na terenie siedziby klienta, podzielimy się wiedzą fachową i wdrożymy standardowe procesy pracy (np. instrukcję kancelaryjną), co zapewni optymalizację kosztów i poprawę bezpieczeństwa.

Optymalizacja procesów przechowywania i bezpieczeństwo

Oferujemy przechowywanie i archiwizowanie dokumentów na wszystkich rodzajach nośników informacji i danych, od klasycznych pojedynczych dokumentów papierowych, poprzez segregatory, akta osobowe, teczki, rysunki techniczne i kartony archiwalne, aż po elektroniczne nośniki danych, takie jak taśmy LTO, DAT, karty pamięci, dyski, i wiele innych.

Certyfikowane archiwa Rhenus Data Office Polska znajdują się na zweryfikowanych terenach niezalewowych i spełniają najsurowsze normy, w tym m. in. ISO 27001 i ISO 9001, gwarantując najwyższy poziom bezpieczeństwa i kompleksową ochronę przed nieuprawnionym dostępem, kradzieżą, czy szkodami wywołanymi działaniem ognia lub wody. Nowoczesny system zarządzania archiwum to przejrzyste przechowywanie dokumentacji księgowej, podatkowej, płacowo-kadrowej, medycznej lub innej: każdy ruch dokumentów jest ewidencjonowany w systemie w sposób uniemożliwiający ich modyfikację, a status dokumentów można weryfikować w dowolnym czasie.

Korzyści związane z przechowywaniem dokumentów w zewnętrznym archiwum:

  • optymalne wykorzystanie dostępnej powierzchni magazynowej;
  • oszczędność czasu i ograniczenie ryzyka dzięki profesjonalnym rozwiązaniom w dziedzinie zarządzania dokumentami;
  • minimalizacja i przejrzystość kosztów oraz rozliczanie ich na poszczególne MPK;
  • szybka obsługa użytkowników dzięki stałemu dostępowi do dokumentów za pośrednictwem platformy online;
  • spełnienie wymogów prawnych związanych z bezpieczeństwem danych;
  • ochrona dokumentów przed dostępem osób nieupoważnionych w wyniku wdrożenia zasad ładu informacyjnego.
Masz pytania?

Skontaktuj się!
 

Rhenus Data Office Polska - Chroń informacje i rozwijaj swój biznes

Przechowywanie dokumentów

Warszawa, Kraków, Katowice, Poznań, Szczecin

Przechowywanie dokumentów i akt

W trakcie swojej działalności, każda firma wytwarza całe stosy dokumentów, które muszą być w odpowiedni sposób przechowywane i archiwizowane. Wymaga tego prawo, ale jest to również niezbędny element sprawnego funkcjonowania całego przedsiębiorstwa. 

 

Aby przechowywać dokumentację firmy w sposób właściwy, należy zdać sobie sprawę z istotności i złożoności całego procesu. Z poniższego tekstu dowiesz się, w jaki sposób przechowywać dokumenty i akta firmy, aby zagwarantować im pełne bezpieczeństwo i pozytywnie wpłynąć na płynność obiegu informacji i danych w ramach przedsiębiorstwa. 

Archiwizacja i przechowywanie dokumentów w firmie - od czego zacząć? 

Procedurę archiwizacji należy rozpocząć od segregacji dokumentów i przypisania im odpowiednich kategorii. Dzięki temu dowiesz się, które akta można przeznaczyć do brakowania (zniszczenia), a które wymagają dalszego przechowywania. 

 

Kwalifikacji dokumentów dokonuje się poprzez przypisanie zbiorom odpowiednich kategorii (A lub B). Działanie to sprawi, że dowiesz się, które akta mają charakter historyczny, które wymagają przechowywania przez konkretnie określony czas, a które można zniszczyć po utracie przez nie praktycznej użyteczności. To absolutny punkty wyjścia do dalszej pracy nad firmowym archiwum. 

 

Kolejnym krokiem jest przyporządkowanie dokumentów do właściwej grupy rzeczowej oraz ułożenie ich w porządku chronologicznym i tematycznym. To istotne, jeżeli chcesz, aby Twoje archiwum umożliwiało szybkie dotarcie do wszelkich danych i informacji, których akurat potrzebujesz. Odpowiednie posegregowanie dokumentów gwarantuje, że wszystkie akta dostępne będą niemal od ręki, bez konieczności mozolnego przeszukiwania całych stert segregatorów i teczek.

 

Ostatnim, lecz nie mniej ważnym zadaniem, jest sporządzenie instrukcji, procedur i zasad związanych z zarządzaniem dokumentami w firmie. Dzięki temu pracownicy będą wiedzieli jak postępować w danych sytuacjach związanych z obiegiem dokumentów w firmie, a Twoje archiwum będzie zabezpieczone przed niepożądanymi wyciekami i naruszeniami integralności. 

Dobre praktyki przechowywania dokumentów poza firmą 

Jeżeli zdecydujesz się na archiwizowanie dokumentów i akt firmy poza placówką przedsiębiorstwa, warto sprawdzić, czy wykonawca usługi podejdzie do tego zadania w pełni profesjonalnie. 

 

Przyczynkiem do powierzenia dokumentacji firmie zewnętrznej, jest najczęściej brak specjalistycznej wiedzy z zakresu archiwizacji, niewystarczające zaplecze logistyczne (brak pomieszczeń i fachowego wyposażenia) i chęć zagwarantowania aktom przedsiębiorstwa pełnego bezpieczeństwa. 

 

Jako Rhenus-Data, posiadamy niezbędne doświadczenie, sprzęt, wykwalifikowaną kadrę i certyfikaty (ISO 27001 i ISO 9001), aby zapewnić najwyższą jakość usług przechowywania i archiwizacji dokumentów oraz akt. Niezależnie, czy są to dokumenty księgowe, pracownicze, kadrowe lub wymagane przez ZUS, nasza firma spełnia wszystkie kryteria prawne i techniczne, aby zagwarantować im bezpieczeństwo oraz zapewnić ład archiwizacyjny. 

 

Wybór Rhenus-Data jako dostawcy usług obsługi archiwizacyjnej firmy, gwarantuje odbiór dokumentów z przedsiębiorstwa i przewóz ich do wyspecjalizowanych archiwów, w których dokonana zostanie segregacja, oznaczenie i indeksacja akt za pomocą kodów kreskowych, co umożliwi zlecającemu w pełni transparentną obserwację przepływu dokumentów. Archiwa Rhenus-Data spełniają rygorystyczne wymogi bezpieczeństwa, dzięki czemu nie będziesz musiał martwić się ich zniszczeniem lub zaginięciem. 

Przechowywanie dokumentów pracowniczych a RODO

Na całym świecie rośnie znaczenie bezpieczeństwa danych osobowych. Od maja 2018 roku obowiązują w Polsce zapisy RODO, czyli rozporządzenia unijnego, które zrewolucjonizowało zasady obchodzenia się z danymi pracowników i klientów. Co prawda Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych (wspomniane wcześniej RODO) nie precyzuje zasad przechowywania i archiwizacji dokumentów, ale zawiera inne zapisy, z których można wywnioskować dobre praktyki z tym związane. 

 

W przypadku dokumentów zawierających dane osobowe zaleca się, aby przechowywane one były w odpowiednio zabezpieczonych szafkach (w minimalnym zakresie - zamykanych na klucz), do których dostęp mają jedynie upoważnione do tego osoby. Zazwyczaj akta z informacjami o pracownikach lub klientach, zawierają również strategiczne z perspektywy funkcjonowania przedsiębiorstwa dane. Z tego właśnie względu należy chronić je nie tylko przed kradzieżą, ale również zniszczeniem w wyniku zalania, pożaru lub innych czynników zewnętrznych. W tym wypadku nie wystarczą już zwykłe, biurowe szafki, ale wymagane są 

odpowiednie, antypożarowe pomieszczenia znajdujące się w miejscach, którym nie zagraża również woda. 

 

Archiwa Rhenus-Data wyposażone są we wszystkie wymagane zabezpieczenia techniczne i logiczne, aby zapewnić dokumentom absolutnie pełne bezpieczeństwo - zarówno przed czynnikami zewnętrznymi, jak i ingerencją osób trzecich. 

Archiwizacja dokumentów przedsiębiorstwa - postaw na profesjonalistów 

Zdajemy sobie sprawę, jak dużym wyzwaniem dla firmy jest zapewnienie płynnego obiegu dokumentów w jej strukturach oraz zagwarantowanie ich pełnego bezpieczeństwa. Dlatego właśnie wyspecjalizowaliśmy się w pełnej obsłudze archiwistycznej przedsiębiorstw, aby pomóc biznesom optymalizować procesy przepływu informacji oraz pozwolić ich właścicielom na spokojny sen, który mógł być zmącony troską o bezpieczeństwo danych firmy. 

 

Zlecenie Rhenus-Data realizacji usług archiwizacji i przechowywania dokumentów oraz akt, to rozwiązanie, dzięki któremu zaoszczędzisz czas, pieniądze i przestrzeń biurową firmy, a to znów pozwoli Ci na dalszy, dynamiczny rozwój. Skorzystaj z opcji wypracowania przewagi nad konkurencją, dzięki udoskonaleniu procesów archiwizacyjnych i skontaktuj się z nami już dziś

przechowywanie dokumentów pracowniczych
archiwizacja dokumentów cennik
procedura archiwizacji dokumentów
archiwizacja dokumentów księgowych
przechowywanie dokumentów księgowych
przechowywanie akt
przechowywanie dokumentów

Wydrukuj

Chcesz zamówić?

Darmowa wycena

801 013 013

CERTYFIKAT ISO27001

CERTYFIKAT ISO 9001

Zgodność z RODO

Polisa ubezpieczeniowa

Kontakt

Rhenus Data Office
Polska Sp. z o.o.

al. Katowicka 66,
05-830 Nadarzyn,
Polska
telefon: +48 / 801 013 014
faks: +48 / 22 715 0 717
e-mail: info@rhenus-data.pl