Używamy cookies do śledzenia Twojej aktywności w naszym serwisie. Pamiętaj, że Twoją prywatność traktujemy bardzo poważnie. Zapoznaj się z naszą polityką prywatności.

Zgadzam się

Nasze lokalizacje

Tutaj możesz wyszukać lokalizacje w których jest obecna Grupa Rhenus. Możesz nas znaleźć wybierając kraj, konkretną lokalizację Rhenus, obszar biznesowy, a także Twoją lokalizację.

Przechowywanie dokumentów i akt

Obowiązki związane z przechowywaniem dokumentów

W przedsiębiorstwach na całym świecie nieustannie rośnie znaczenie archiwizacji dokumentów. Stają one przed wyzwaniem sprostania coraz większej liczbie regulacji prawnych i organizacyjnych dotyczących przechowywania danych i zarządzania nimi. Jednocześnie określone rodzaje dokumentacji, takie jak dokumenty księgowe, podatkowe, płacowe, kadrowe, medyczne czy jakiegokolwiek innego rodzaju podlegają stosownym przepisom dotyczącym okresów ich przechowywania, które mogą wynosić wiele lat.

Niezbędna infrastruktura i zabezpieczenia 

W procesie przechowywania dokumentacji decydującą rolę odgrywa ochrona danych, a bezpieczeństwo dokumentów uzyskuje najwyższy priorytet. Większość firm jednak nie posiada w tym zakresie stosownej wiedzy fachowej (brak wykwalifikowanych archiwistów i procedur postępowania), jak i odpowiedniego wyposażenia (pomieszczeń archiwizacyjnych wraz z regałami i zabezpieczeniami). Przedsiębiorstwa samodzielnie prowadzące wewnętrzne archiwa zakładowe, w których procedury przechowywania dokumentacji nie są zgodne ze standardami branżowymi i ładem informacyjnym (np. brak instrukcji kancelaryjnej, brak zabezpieczeń fizycznych i logicznych), narażone są na zwiększone ryzyko, obejmujące między innymi utratę dokumentów w wyniku kradzieży, szkody wywołane pożarem lub zalaniem, jak również naruszenie integralności danych w wyniku nieautoryzowanego dostępu.

Profesjonalne archiwum to podstawa bezpieczeństwa i ciągłości działania

Przechowywanie dokumentów wszelkiego rodzaju, takich jak dokumentacja księgowa (faktury, rachunki), podatkowa (zeznania, wyjaśnienia), kadrowo-płacowa (umowy, wynagrodzenia), medyczna (historia choroby, zlecenia badań), należy do naszych kluczowych kompetencji. W przypadku zlecenia przechowywania dokumentacji firmowej w modelu „na zewnątrz” zostanie ona przeniesiona do jednego z obiektów Rhenus Data Office Polska, a poszczególne jednostki aktowe zostaną odpowiednio zewidencjonowane i zindeksowane poprzez nadanie im kodów kreskowych. Dzięki takiemu systemowemu rozwiązaniu możliwe stanie się śledzenie ruchów poszczególnych dokumentów z gwarancją pełnej przejrzystości wykonywanych działań. Z kolei w sytuacji, gdy niezbędne jest przechowywanie i archiwizacja dokumentów firmowych na terenie siedziby klienta, podzielimy się wiedzą fachową i wdrożymy standardowe procesy pracy (np. instrukcję kancelaryjną), co zapewni optymalizację kosztów i poprawę bezpieczeństwa. 

Optymalizacja procesów przechowywania i bezpieczeństwo

Oferujemy przechowywanie i archiwizację wszystkich rodzajów nośników informacji i danych, od klasycznych pojedynczych dokumentów papierowych, poprzez segregatory, akta osobowe, teczki, rysunki techniczne i kartony archiwalne, aż po elektroniczne nośniki danych, takie jak taśmy LTO, DAT, karty pamięci, dyski, i wiele innych. 

Certyfikowane archiwa Rhenus Data Office Polska znajdują się na zweryfikowanych terenach niezalewowych i spełniają najsurowsze normy, w tym m. in. ISO 27001 i ISO 9001, gwarantując najwyższy poziom bezpieczeństwa i kompleksową ochronę przed nieuprawnionym dostępem, kradzieżą, czy szkodami wywołanymi działaniem ognia lub wody. Nowoczesny system zarządzania archiwum zapewnia całkowitą przejrzystość przechowywanej dokumentacji księgowej, podatkowej, płacowo-kadrowej, medycznej lub innej: każdy ruch dokumentów jest ewidencjonowany w systemie w sposób uniemożliwiający ich modyfikację, a status dokumentów można weryfikować w dowolnym czasie.

Korzyści związane z przechowywaniem dokumentów w zewnętrznym archiwum:

  • optymalne wykorzystanie dostępnej powierzchni magazynowej
  • oszczędność czasu i ograniczenie ryzyka dzięki profesjonalnym rozwiązaniom w dziedzinie zarządzania dokumentami
  • minimalizacja i przejrzystość kosztów oraz rozliczanie ich na poszczególne MPK
  • szybka obsługa użytkowników dzięki stałemu dostępowi do dokumentów za pośrednictwem platformy online
  • spełnienie wymogów prawnych związanych z bezpieczeństwem danych 
  • ochrona dokumentów przed dostępem osób nieupoważnionych w wyniku wdrożenia zasad ładu informacyjnego 

Rhenus Data Office Polska - Chroń informacje i rozwijaj swój biznes

Przechowywanie dokumentów

Warszawa, Kraków, Katowice, Poznań, Szczecin

Wydrukuj

Kontakt

Rhenus Data Office
Polska Sp. z o.o.

al. Katowicka 66,
05-830 Nadarzyn,
Polska
telefon: +48 / 801 013 014
faks: +48 / 22 715 0 717
e-mail: info@rhenus-data.pl