Używamy cookies do śledzenia Twojej aktywności w naszym serwisie. Pamiętaj, że Twoją prywatność traktujemy bardzo poważnie. Zapoznaj się z naszą polityką prywatności.

Zgadzam się

Nasze lokalizacje

Tutaj możesz wyszukać lokalizacje w których jest obecna Grupa Rhenus. Możesz nas znaleźć wybierając kraj, konkretną lokalizację Rhenus, obszar biznesowy, a także Twoją lokalizację.

Archiwizacja (porządkowanie) dokumentów i akt

 

Information governance – ład informacyjny

Archiwizacja, czyli zgodne z pewnymi przyjętymi standardami pracy uporządkowanie dokumentów, to nie jednorazowe przedsięwzięcie, ale stałe zadanie wszystkich pracowników, gwarantujące bezproblemowe odnalezienie i dostęp do niezbędnych w codziennej działalności dokumentów. Kompleksowe zasady zarządzania i archiwizacji dokumentów i informacji w ramach ładu informacyjnego, obejmującego szereg regulaminów oraz dobrych praktyk, to zalecany sposób na zapewnienie nie tylko dostępności, ale i ochrony treści przed ewentualnymi wyciekami i naruszeniami integralności.

Archiwizacja dokumentów to konieczność

Prawidłowe archiwizowanie dokumentów to gwarancja bezpieczeństwa i pełnej kontroli nad przepływającą w firmie dokumentacją. Znajomość obowiązujących przepisów w zakresie archiwizacji dokumentów i danych nie stanowi już dziś domeny jedynie wykwalifikowanych archiwistów, choć to oni przede wszystkim gwarantują poprawność prac związanych z właściwym uporządkowaniem dokumentacji, zakwalifikowaniem akt do odpowiedniej kategorii (A lub B), przyporządkowaniem do określonej grupy rzeczowej, uformowaniem chronologicznym i tematycznym poszczególnych jednostek (segregatorów, pudeł, teczek, itp.) i właściwym oznaczeniem teczek. Jednym z istotnych elementów procesu archiwizacji jest także sporządzenie ewidencji akt, wydzielenie (brakowanie) akt kategorii B, których okres przechowywania już minął i przekazanie uporządkowanego archiwum dokumentów wyznaczonemu pracownikowi wraz ze stosowną instrukcją kancelaryjną.

Porządek w papierach musi być

Uporządkowane i odpowiednio zabezpieczone archiwum dokumentów to przede wszystkim spokój ducha i pewność, że dostęp do wrażliwej informacji posiadają tylko upoważnieni pracownicy, że mogą odnaleźć poszukiwane dokumenty w relatywnie krótkim czasie, nie tracąc go na przeszukiwanie stert niepoukładanych teczek czy segregatorów, a także gwarancja, że w razie wezwania ze strony urzędu lub sądu stosowne dokumenty zostaną odnalezione, i to bez zbędnej zwłoki. Zasady ładu informacyjnego zagwarantują ponadto przechowywanie jedynie niezbędnych dokumentów i treści, ograniczając ilość „zgnilizny” (z angielska „ROT”: Redundant/Obsolete/Trivial, czyli informacji zbędnych/nieaktualnych/trywialnych) i koszty związane z jej przechowywaniem.

Korzyści, jakie daje archiwizacja dokumentacji to przede wszystkim:

  • pełny nadzór nad posiadanymi zasobami informacyjnymi – obieg dokumentów i informacji odbywa się w kontrolowany sposób;
  • bezpieczeństwo i spokój ducha – wszystkie niezbędne dane są odpowiednio zabezpieczone przed wyciekiem, zmianą lub zniszczeniem;
  • wygoda i komfort korzystania z archiwum zakładowego oraz oszczędność czasu – wyszukiwanie odpowiednio zaindeksowanych dokumentów i informacji staje się prostą czynnością; archiwizacja akt gwarantuje tym samym większą wydajność pracowników, którzy nie tracą czasu na poszukiwania potrzebnych dokumentów;
  • oszczędność miejsca i pieniędzy – usunięcie „zgnilizny” oznacza zwolnienie przestrzeni i wykorzystanie jej na działania tworzące wartość dla przedsiębiorstwa.

Rhenus Data Office Polska - Chroń informacje i rozwijaj swój biznes

Archiwizacja dokumentów

Warszawa, Kraków, Katowice, Poznań, Szczecin

Wydrukuj

Infolinia

801 013 013

Dostępna od pon-pt
W godzinach 8-16.

Kontakt

Rhenus Data Office
Polska Sp. z o.o.

al. Katowicka 66,
05-830 Nadarzyn,
Polska
telefon: +48 / 801 013 014
faks: +48 / 22 715 0 717
e-mail: info@rhenus-data.pl