Niszczarka biurowa to sprzęt obecny w wielu przedsiębiorstwach i instytucjach. Wydaje się oczywistym rozwiązaniem wtedy, gdy na co dzień posługujemy się dokumentacją, z której część wymaga bieżącego niszczenia. Zastosowanie niszczarek ma jednak swoje ograniczenia i generuje wysokie koszty. Czy rynek oferuje inne sensowne alternatywy?
Branża ubezpieczeniowa to jeden z tych sektorów, który przetwarza znaczne ilości danych, w tym danych osobowych i wrażliwych. Szczególne miejsce zajmuje w niej Ubezpieczeniowy Fundusz Gwarancyjny. UFG zajmuje się wypłatą świadczeń poszkodowanym w wypadkach drogowych spowodowanych przez nieubezpieczonych posiadaczy pojazdów lub gdy sprawca szkody nie został ustalony. Być strażnikiem systemu ubezpieczeń to odpowiedzialne zadanie, które wymaga wzorowego zarządzania dokumentacją.
Wyzwania
Bieżąca działalność instytucji generowała znaczne ilości dokumentów papierowych wymagających zniszczenia. Wcześniej klient samodzielnie utylizował dokumenty przy użyciu niszczarek biurowych. Przyrastająca ilość akt powodowała coraz większe obciążenie pracowników, dlatego UFG zdecydował się na poszukiwanie partnera zewnętrznego, któremu będzie mógł powierzyć to zadanie.
- System niszczenia musiał odpowiadać na potrzebę bieżącego niszczenia dokumentacji – bez konieczności długiego składowania dużych ilości dokumentów.
- Konieczne było zapewnienie najwyższych standardów bezpieczeństwa danych.
- Zarówno ekonomia jak i ekologia procesu były istotnymi czynnikami wpływającymi na wybór rozwiązania.
Rozwiązania
Odpowiednim rozwiązaniem dla klienta okazała się usługa niszczenia dokumentacji w systemie bezpiecznych wymiennych pojemników.
Usługa polega na umieszczeniu w siedzibie firmy pojemników na dokumenty w jednym z dostępnych rozmiarów, zależnie od potrzeb. Pojemniki są regularnie odbierane przez pracowników Rhenus Office Systems Poland, a następnie transportowane do certyfikowanej niszczarni, gdzie dokumenty zostają poddane utylizacji. Po zniszczeniu powstają ścinki, które tworzą anonimową masę gotową do powtórnego wykorzystania w papierniach.
Rozwiązanie to zapewnia pełne bezpieczeństwo niszczonych danych:
- Pojemniki posiadają wrzutnię umożliwiającą pracownikom umieszczanie w nich dokumentów bez dostępu do już zgromadzonych w pojemniku akt.
- Nie posiadają oznaczeń umożliwiających osobie postronnej identyfikację dokumentów.
- Pojemniki zamykane są na klucz zatrzaskiwany w środku w momencie odbioru.
- Są transportowane flotą własnych samochodów monitorowanych za pomocą systemu GPS.
„Niszczenie w systemie bezpiecznych pojemników to alternatywa dla tradycyjnych niszczarek biurowych. Pozwala na bieżąco pozbywać się dokumentów przeznaczonych do utylizacji bez konieczności obsługi sprzętu czy samodzielnego gospodarowania odpadami” Roksana Matecka, Kierownik ds. Zarządzania Relacjami
Rezultaty
W siedzibie klienta zostały umieszczone cztery bezpieczne pojemniki T21, o pojemności 250 litrów, mogące pomieścić do 130 kg dokumentacji. Od połowy 2022 roku są wymieniane regularnie raz w miesiącu.
- Klient pozbył się kosztów zakupu i obsługi niszczarek, opłat za energię elektryczną oraz wywóz odpadów, a dodatkowo obniżył znacznie koszty osobowe pracowników, którzy nie muszą już samodzielnie niszczyć dokumentów.
- Utylizacja następuje na bieżąco, regularnie i sprawnie, bez tworzenia „zaległości” w niszczeniu, a pracownicy odzyskali cenny czas.
- Klient ma pewność, że ścinki z dokumentów zostaną wykorzystane w sposób ekologiczny, jednocześnie nie musi sam rejestrować się jako podmiot gospodarujący odpadami.
Dodatkowo klient zdecydował się także na skorzystanie z jednorazowej usługi niszczenia cyfrowych nośników danych, która pozwoliła na pozbycie się niepotrzebnych dysków twardych oraz taśm LTO.
Dodatkowe korzyści, które dostrzega klient
„Dzięki możliwości odbiorów harmonogramowych nie musimy magazynować dokumentów przeznaczonych do zniszczenia, a cały proces, także formalne strony gospodarowania odpadami, odbywa się z naszym minimalnym zaangażowaniem. Cenimy także kompleksowość usług Rhenus Office Systems Poland, która pozwala na dodatkowe rozszerzenie współpracy wtedy, kiedy tego potrzebujemy”.
Roksana Matecka
Kierownik ds. Zarządzania Relacjami
Telefon: +48 693 881 116
E-mail: [email protected]
LinkedIn: Roksana Matecka