W zakładowym archiwum z czasem zbiera się coraz więcej dokumentów. Okresy ich przechowywania różnią się w zależności od typu zasobu. Aby skutecznie utrzymywać porządek, utylizacja zbędnej dokumentacji może okazać się niewystarczająca. Przed fizycznym niszczeniem należy przeprowadzić brakowanie, czyli wydzielenie z archiwum dokumentów, które już nie podlegają dalszemu przechowywaniu, warto także zadbać o ich spis.
Bakoma jest polską firmą rodzinną, istniejącą na rynku od 1989 r. Przez ponad 30 lat zyskała zaufanie klientów nie tylko na krajowym, ale również światowym rynku. Wieloletnia rosnąca działalność to także coraz więcej dokumentów, z których część należy poddać utylizacji. Dlatego spółka nawiązała współpracę z Rhenus Office Systems Poland w ramach cyklicznej usługi masowego niszczenia dokumentów. W marcu 2023 przeprowadziliśmy w archiwum zakładowym Bakomy usługę niszczenia dokumentacji. Jak udało się zadbać o porządek tego procesu i przywrócić ład w archiwum?
Wyzwania
Klient chciał pozbyć się nadmiarowej ilości dokumentacji zgromadzonej w swoim archiwum zakładowym. Oczekiwał szybkiej, sprawnej usługi przeprowadzonej przez profesjonalny zespół. Szczególne wyzwania, które stały przed usługodawcą wynikały z tego, że klient potrzebował dokładnej informacji o tym, jakie dokumenty zostały przeznaczone do zniszczenia w formie spisu.
Rozwiązania
Zaproponowaliśmy klientowi sporządzenie spisu dokumentów przeznaczonych do zniszczenia wytypowanych przez archiwistę zakładowego. Drugą część usługi stanowiło fizyczne zniszczenie dokumentacji w bezpiecznej niszczarni.
Miesiąc przed rozpoczęciem usługi złożyliśmy wizytę w archiwum klienta w celu zapoznania się z rozmiarami przyszłych prac. Wspólnie opracowaliśmy plan usługi, który umożliwił jej sprawne wykonanie oraz poczyniliśmy wstępne uzgodnienia z archiwistą zakładowym.
Zrealizowany plan przybrał ostatecznie następujący kształt:
- Dni 1–3 – wyjmowanie fiszek z segregatorów i spisywanie przez pracowników Rhenus Office Systems Poland dokumentów przeznaczonych do zniszczenia
- Dzień 3 – Dostawa bezpiecznych pojemników do archiwum, załadunek i odbiór spisanych dokumentów.
- Dzień 4–5 – sporządzenie szczegółowego spisu jednostek przeznaczonych do zniszczenia.
- Cykliczne 5–6 krotne powtórzenie odbiorów dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia w kolejnych dniach uzgodnionych z klientem.
„Wykonanie kompleksowej usługi brakowania i niszczenia jest możliwe dzięki profesjonalnemu zespołowi, w którym współpracują archiwiści, kierowcy-konwojenci i pracownicy niszczarni. To gwarancja nie tylko trwałej i bezpiecznej utylizacji, lecz także porządku całego procesu i pełnej wiedzy o zniszczonych dokumentach” Rafał Koczot, Kierownik ds. Zarządzania Relacjami.
Rezultaty
Dokumenty, których okres przechowywania minął, zostały wydzielone z zasobu oraz umieszczone w bezpiecznych pojemnikach, a następnie przewiezione samochodami monitorowanymi systemem GPS do certyfikowanej niszczarni Rhenus Office Systems Poland. Po zniszczeniu ścinki stały się anonimową masą gotową do recyklingu.
Klient otrzymał pełen spis dokumentów poddanych utylizacji. Dzięki temu ma pewność, że wrażliwe dane, np. dane osobowe jego klientów, zostały zniszczone z zachowaniem wszelkich procedur bezpieczeństwa i może wykazać, że dopełnił obowiązków przewidzianych m.in. przez RODO.
Łącznie do zniszczenia przeznaczono 8786 jednostek archiwalnych różnych formatów i rozmiarów: dokumenty luzem w pudłach o różnych rozmiarach, segregatory, teczki, paczki, które stanowiły masę 20 000 kg.
Dodatkowe korzyści, które dostrzega klient
„Skorzystanie z usług sprawdzonego partnera to oszczędność czasu. Dzięki zaangażowaniu pracowników Rhenus Office Systems Poland nie jest konieczne samodzielne przygotowywanie zasobów przeznaczonych do zniszczenia. Cała procedura jest wykonywana sprawnie i w pełni profesjonalnie. Zniszczenie nadmiarowej dokumentacji pozwoliło nam także odzyskać wolne miejsce w archiwum.”
Rafał Koczot
Kierownik ds. Zarządzania Relacjami
Telefon: +48 (22) 38 00 199
E-mail: [email protected]
LinkedIn: Rafał Koczot