Jump to region and choose your preferred country / region
Switch to your chosen country or regional website and discover our services for each location. You will have a choice of different languages.
Visit our corporate website
For more information about our global services and offers, visit Rhenus.Group.
Africa
Rynek produktów szybkozbywalnych to sektor, w którym znaczne ilości sprzedawanych dóbr pozwalają nierzadko rozwinąć działalność na wielką skalę. Duże sieci handlowe i dystrybucyjne mierzą się z wynikającymi z rozmiarów swojej działalności wyzwaniami. Dotyczy to także zarządzania dokumentami: ich przechowywania, porządkowania i niszczenia.
Pomimo cyfryzacji duże sieci handlowe cały czas mierzą się z wyzwaniami przechowywania i obsługi znacznej ilości dokumentów. Wynikają one zarówno ze skali działalności, jak i rozproszonej struktury placówek, w których na co dzień powstaje dokumentacja. Centra dystrybucyjne i sklepy są często rozlokowane na terenie całego kraju.
Bywa, że różne marki należące do tej samej firmy, czy grupy kapitałowej archiwizują akta oddzielnie. Brak jednolitego opisu dokumentów finansowych czy kadrowych może stanowić nie lada problem i generować problemy z dostępnością.
Przechowywanie dokumentów w oddziałach przedsiębiorstwa zabiera cenną powierzchnię magazynową, zwłaszcza że mówimy to o kilometrach bieżących akt. Samodzielne archiwizowanie oznacza także, że konieczne jest delegowanie do obsługi dokumentów własnych pracowników.
Miejsce w magazynach, czas pracowników, koszty obsługi – to zbyt cenne zasoby, aby pozwolić sobie na brak optymalizacji. Sposobem na nią jest powierzenie dokumentów sprawdzonemu partnerowi zewnętrznemu.
Dobrze dopasowane rozwiązania wypracowywane są w indywidualnej współpracy z klientem. Poszukując partnera biznesowego w zakresie zarządzania dokumentami i informacjami, powinien on zwrócić uwagę na następujące aspekty:
Oczywiście to nie jedyny sposób przechowywania dokumentów w placówkach, istotna jest zatem elastyczność usługodawcy, który powinien także zaoferować możliwość dostarczenia pudeł archiwizacyjnych lub bezpiecznych pojemników do transportu zasobów przeznaczonych do zniszczenia.
Skorzystanie z outsourcingu w zarządzaniu dokumentami może znacząco ułatwić ich codzienną obsługę u klientów z branży FMCG. Bieżące przekazywanie dokumentacji do archiwum zewnętrznego lub do utylizacji pozwala oszczędzić miejsce w magazynach i czas pracowników, a co za tym idzie znacząco obniża koszty obsługi. Digitalizacja zapewnia dostęp do potrzebnych akt. Należy przy tym zadbać o wybór sprawdzonego usługodawcy, który ma doświadczenie we współpracy z dużymi organizacjami – dysponuje odpowiednią bazą logistyczną i wiedzą pozwalającą na odbiory znacznej ilości zasobów z rozproszonych placówek. Niemiernie istotne jest także zachowywanie przez niego najwyższych standardów bezpieczeństwa, które zabezpieczą interes klienta, jego pracowników i kontrahentów w zakresie ochrony danych.
Rhenus Office Systems Poland od lat świadczy elastyczne, kompleksowe i dobrze dopasowane rozwiązania dla wielu klientów z branży FMCG. Setki palet dokumentów, które już znajdują się w naszych archiwach, oraz setki ton zniszczonych akt najlepiej świadczą o jakości naszych usług! Skontaktuj się z nami i już dziś dołącz do zadowolonych klientów!
Karol Pertek
Menadżer Regionu
Telefon: +48 519 349 664
E-mail: [email protected]
LinkedIn: Karol Pertek