Umowa to zobowiązanie, którego celem jest zabezpieczenie interesów obu stron biznesowej relacji. Nawet kiedy wydaje nam się, że jesteśmy absolutnie pewni partnera, warto zadbać o to, aby obowiązki i prawa wynikające z podjętych zobowiązań były czytelne dla obu stron. Nie inaczej jest w przypadku umów dotyczących procesów zarządzania firmową dokumentacją. Dlaczego warto uważnie przyjrzeć się wszystkim zapisom umowy przed jej podpisaniem i czym grozić może zbyt pobieżna lektura? Jakie negatywne scenariusze warto wziąć pod uwagę? Sprawdź podpowiedzi Adriana Swarlika, dyrektora handlowego Rhenus Office Systems Poland.
Kosztowna łatwowierność
Często słyszę, że umowy pisze się na złe czasy. To prawda, bo gdy wszystko przebiega sprawnie, nikt na dobrą sprawę nie zaprząta sobie głowy zapisami w umowie. Gorączkowe poszukiwanie i wertowanie dokumentów w poszukiwaniu właściwych paragrafów broniących naszych interesów zaczyna się, gdy pojawiają się problemy. Dlatego też warto jeszcze przed rozpoczęciem umowy skorzystać z rozwiązań, które pozwalają sprawdzić usługodawcę. Dokonując jego oceny, formułując dokładne zapisy w umowie chronisz się na wypadek ewentualnych naruszeń zarówno w zakresie kar administracyjnych, jak również odpowiedzialności odszkodowawczej. Kształt umowy jest w tym kontekście bardzo istotny. Nie zawsze mamy wystarczająco dużo wyobraźni, aby przewidzieć wszystkie możliwe negatywne scenariusze, ale mimo wszystko warto zadbać o to, by umowa chroniła nas w każdej sytuacji. Z pomocą przychodzi między innymi nasz poradnik, w którym znajdziesz podpowiedzi, jak wybrać sprawdzonego usługodawcę na miarę konkretnych potrzeb.
Miłe problemów początki
Zazwyczaj początek współpracy z nowym dostawcą jest sympatyczny, cieszymy się z zakończonych sukcesem negocjacji, jesteśmy pozytywnie nastawieni i nie chcemy myśleć o tym, co może pójść źle. Nasza czujność powinna być jednak szczególnie wyczulona, gdy podpisujemy długoletnią umowę. Zdarza się, że pracownicy, którzy uczestniczą w procesie zakupowym, nie są wystarczająco zapobiegliwi. W ich głowach pojawia się krótkowzroczna myśl: „Skąd ja mam wiedzieć, co się stanie za 5 lat? Zobaczy się później, może już nie będę pracować w tej firmie".
Niestety takie nieodpowiedzialne podejście nadal spotykam dość często w sytuacjach związanych np. z umowami na przechowywanie dokumentów w zewnętrznym archiwum. Jest ono szczególnie niebezpieczne i może okazać się bolesne, gdy klient ma problem z dostawcą i okazuje się, że aby odstąpić od umowy musi ponieść gigantyczne koszty.
Zazwyczaj przy wyborze oferenta stawiamy sobie ambitne cele: znalezienia usługi na dobrym poziomie jakościowym za rozsądną cenę. Jesteśmy jednak tylko ludźmi i tak jak w życiu prywatnym jako klienci często dajmy się skusić super promocjom i atrakcyjnym ofertom. Niestety nie do końca uczciwi usługodawcy próbują przekonać nas do siebie darmowym odbiorem dokumentów, ich bezpłatnym indeksowaniem czy gratisowymi pudłami archiwizacyjnymi. To zaś sprawia, że nie zwracamy uwagi na koszty wyjścia, których zaskakująca często wysokość blokuje decyzję o rozwiązaniu współpracy, mimo że nie do końca jesteśmy zadowoleni z jakości świadczonych usług.
Umowy pod kontrolą
Zdarza się, że wpadamy w pułapki zastawione przez dostawców, którzy doskonale znają się na swoim biznesie i nie do końca są transparentni. Dlatego gorąco zachęcam do czujności i stosowania wyobraźni w działaniach biznesowych. Zanim podpiszesz wieloletnią umowę np. przejęcia dokumentacji do archiwum, sprawdź, jak wygląda druga strona medalu, czyli koszty wyjścia z kontraktu, gdy będziesz chciał zabrać swoje dokumenty. Policz wszystkie koszty dokładnie: zarówno, te związane z rozpoczęciem współpracy, jak i te związane z jej zakończeniem, a dopiero później popisuj umowę. Zmiana kosztów stałych na zmienne jest bardzo atrakcyjnym rozwiązaniem w zarządzaniu dokumentacją, pod warunkiem jednak, że koszty outsourcingu są odpowiednio skalkulowane. Te zawsze warto sprawdzić przed podpisaniem umowy i nie tylko z perspektywy wejścia w relację biznesową, ale również i wyjścia z niej. Warto dowiedzieć się więcej, jak wygląda usługa przechowywania i jakie koszty mają tutaj znaczenie. Cenną pomocą mogą służyć także audyty zewnętrzne, które pozwalają sprawdzić np. przebieg procesu niszczenia, zabezpieczenia stosowane przez usługodawcę, posiadane przez niego uprawnienia oraz odpowiednią polisę ubezpieczeniową
Ktoś może powiedzieć, że nie da się zabezpieczyć wszystkich ryzyk, bo wówczas nie da się podpisać żadnej umowy. Zgoda, lecz nie zwalnia to nas z długofalowego myślenia i próby oceniania na ile komplikacje z dostawcą mogą wpłynąć na nasz własny codzienny biznes. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, co ma znaczenie przy umowie archiwizacji czy przechowywania dokumentów, skontaktuj się z naszymi ekspertami, którzy rozwieją wszystkie Twoje wątpliwości.
Adrian Swarlik
Dyrektor Handlowy
Telefon: +48 609 600 331
E-mail: [email protected]
LinkedIn: Adrian Swarlik