Sam fakt likwidacji firmy nie oznacza, że przestaje nas dotyczyć obowiązek przechowywania dokumentacji. Prawdą jest to, że byt prawny przedsiębiorstwa wtedy się kończy. Spieniężony jest majątek, a bieżące sprawy biznesowe zostają zamknięte. Nadal jednak należy zapewnić dokumentom odpowiednie miejsce do przechowywania. Mowa o takich aktach jak chociażby dowody księgowe i księgi podatkowe. Dokumentacji tego typu nie można po prostu zniszczyć wraz z likwidacją firmy, bo w tym momencie wcale nie ustają nasze obowiązki. Sprawdź, jak długo przechowywać dokumenty z działalności gospodarczej.
Przechowywanie dokumentów zlikwidowanej spółki
To, jak wygląda dalszy los dokumentów zlikwidowanej spółki, zależy od tego, czy ów podmiot ma następcę prawnego. Jeśli on istnieje, firma jest zobowiązana do przekazania mu akt. Od tej pory to ten następca przejmuje wszystkie prawa i obowiązki. Nie brakuje jednak sytuacji, w których następcy prawnego nie ma. To właśnie wtedy konieczne staje się skorzystanie z pomocy usługodawców specjalizujących się w przechowywaniu akt. Tutaj mamy do czynienia z kilkoma różnymi podmiotami. W dziedzinie przechowalnictwa działają Stowarzyszenie Archiwistów Polskich, archiwa państwowe oraz inne zewnętrzne przedsiębiorstwa, specjalizujące się w takich działaniach.
Przechowywanie dokumentacji po likwidacji spółki z.o.o - podstawa prawna dla dokumentów rachunkowych i podatkowych
Należy zdawać sobie sprawę z tego, że poszczególne rodzaje akt mają różne terminy przechowywania. Zasady właściwego przechowywania dokumentacji rachunkowej precyzuje ustawa o rachunkowości. W jej treści znajdziemy informacje na temat sposobu przechowywania akt, m.in. muszą one być uporządkowane zgodnie ze sposobem prowadzenia ksiąg rachunkowych i podzielone na okresy sprawozdawcze. W art. 76 ustawy o rachunkowości znajdziemy natomiast zasady postępowania w razie likwidacji spółki. W takiej sytuacji likwidator jednostki musi określić miejsce przechowywania dokumentów i powiadomić o tym:
- urząd skarbowy,
- właściwy organ prowadzący ewidencję działalności gospodarczej.
Niebagatelne znaczenie ma tutaj czas. Przykładowo – w przypadku dokumentacji rachunkowej kierownik jednostki ma 15 dni na to, aby przekazać informację o miejscu przechowywania akt.
Akta podatkowe - jak długo przechowywać dokumenty z działalności gospodarczej?
O przechowywaniu dokumentacji podatkowej dowiemy się więcej z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej. Z informacji tam zawartych wynika, że takie zobowiązanie kończy się z wraz z upływem pięciu lat. Okres ten należy liczyć od końca roku, w którym upłynął termin na zapłatę należności podatkowej. Przechowywanie dokumentów po likwidacji firmy dotyczy tutaj takich akt jak:
- rejestry VAT,
- ewidencje środków trwałych,
- dowody księgowe.
Przechowywanie dokumentów po likwidacji spółki – akta związane z ZUS i kadrami
O terminie przechowywania akt ZUS-owskich mówi art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Zobowiązuje on przedsiębiorstwo do zachowania pięcioletniego okresu przechowywania. Mimo likwidacji spółki musimy więc zadbać o to, by w ten sposób przechowywane były m.in. raporty miesięczne, deklaracje rozliczeniowe oraz dokumenty korygujące.
Ciekawym przypadkiem jest dokumentacja kadrowa. Przez okres 10 lat należy przechowywać dokumenty pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku. Okres ten musi być liczony od końca roku kalendarzowego, w którym wygasł stosunek pracy. Co ciekawe, nadal niektórych akt może dotyczyć okres 50-letni. To pracodawca decyduje bowiem, czy w przypadku pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. zastosuje okres 10 czy 50 lat. Aby skorzystać z pierwszej opcji, należy złożyć do ZUS-u odpowiedni raport informacyjny.
Zasady postępowania z dokumentacją osobową – kwestia bezpieczeństwa
Stosowanie się do terminów przechowywania to tylko jeden z obowiązków, o których należy pamiętać także po likwidacji firmy. Oprócz tego trzeba też zatroszczyć się o odpowiednie warunki przechowywania. Po likwidacji działalności akta powinny być umieszczone w miejscu, posiadającym adekwatne zabezpieczenia. W RODO nie znajdziemy informacji na temat konieczności zastosowania konkretnych technologii. Nie zmienia to jednak faktu, że po likwidacji spółki nadal powinniśmy:
- chronić zbiory przed nieupoważnionym dostępem,
- zabezpieczyć akta przed ryzykiem zniszczenia, uszkodzenia czy rozpowszechnienia.
O żadną z tych kwestii nie da się zadbać bez odpowiedniej infrastruktury, zabezpieczeń logicznych i fizycznych. To dlatego tak ważny jest wybór profesjonalnej firmy zajmującej się przechowywaniem dokumentów. Tylko wtedy instytucje kontrolujące (np. instytucje podatkowe) będą mogły mieć łatwy dostęp do informacji na temat zamkniętego przedsiębiorstwa, przebiegu kariery byłych pracowników itp.
Przechowywanie dokumentów po likwidacji firmy – co jeszcze jest ważne?
Warto zaznaczyć, że likwidacja spółki nie zdejmuje także z naszych barków obowiązków związanych z archiwizacją dokumentacji. Zebrana dokumentacja musi być właściwie uporządkowana i zachowany musi być ład informacyjny. Ta konieczność nie znika wraz z zakończeniem procedury likwidacyjnej, czego dowodzi treść takich przepisów jak m.in.
- ordynacja podatkowa (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 201 ze zm.; dalej: o.p.)
- ustawa o rachunkowości (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 1047 ze zm.; dalej uor)
- kodeks pracy (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 1666 ze zm.; dalej: k.p.)
- ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 1506; dalej: ustawa o archiwach)
- kodeks spółek handlowych (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 1578 ze zm.; dalej: k.s.h.)
- ustawa o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 1383; dalej: ustawa o FUS)
Gdzie przechowywać dokumenty po likwidacji firmy – wybór odpowiedniego miejsca
Profesjonalny usługodawca, specjalizujący się w przechowywaniu dokumentów, przestrzega surowych norm (m. in. ISO 27001 i ISO 9001) i zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa. Dobrze wybrana firma to pewność, że akta będą chronione przed nieupoważnionym dostępem, kradzieżą czy takimi wydarzeniami losowymi jak np. powódź. Co ważne, takie placówki są w stanie kompleksowo zająć się dokumentacją – oferują nie tylko przechowywanie, lecz także wcześniej wspomnianą archiwizację czy niszczenie.
Oczywiście korzystanie z takiego rozwiązania wiąże się z kosztami, które będziemy musieli ponosić po likwidacji spółki, aż do momentu ustania terminu przechowywania akt. Co dzieje się, jeśli zlikwidowana firma nie może pozwolić sobie na taki wydatek? W takiej sytuacji należy złożyć odpowiedni wniosek do sądu rejestrowego. Na mocy jego decyzji archiwum może zostać wtedy przejęte przez archiwum państwowe.