Profesjonalne przeniesienie zasobów archiwalnych. Jak wybrać zmianę na lepsze?

Wiele firm obawia się zmiany dostawcy usług archiwizacyjnych mimo niezadowolenia z warunków dotychczasowej współpracy. Powstrzymuje je obawa przed kosztami i trudnościami logistycznymi. Tymczasem brak kontaktu z dostawcą, opóźnienia w realizacji wypożyczeń, a nawet nieprzestrzeganie warunków umowy – to niestety realne problemy klientów. Co zrobić, aby zmiana firmy odpowiedzialnej za archiwizację dokumentów była rzeczywiście zmianą na lepsze? Jak sprawdzić potencjalnego partnera?

Czego oczekiwać od dostawcy usług archiwizacyjnych?

Każde przedsiębiorstwo czy instytucja, prowadząc bieżącą działalność, generuje mniejsze lub większe ilości dokumentów papierowych. Prowadzenie właściwej archiwizacji akt to nie tylko kwestia wygody, lecz także zachowania przepisów prawa, m.in. przepisów o ochronie danych osobowych. 

Kłopotom z odnajdywaniem właściwej dokumentacji czy potencjalnym wyciekom danych powinna zapobiegać firmowa polityka zarządzania informacją. Wartym rozwiązaniem w zakresie archiwizacji jest skorzystanie z usług partnera świadczącego usługi archiwizacyjne. Pozwala ono ograniczyć koszty związane z prowadzeniem zakładowego archiwum i odciążyć oddelegowanych do tego zadania pracowników.

Aby współpraca była udana warto jednak wiedzieć, czego możemy oczekiwać od profesjonalnego usługodawcy. Najważniejsze cechy, na które warto zwrócić uwagę to:

• Spełnianie przez potencjalnego partnera norm bezpieczeństwa: przestrzeganie przepisów RODO, posiadanie wewnętrznych procedur i standardów bezpieczeństwa oraz norm ISO, legitymowanie się certyfikatami bezpieczeństwa.
• Kompleksowość usługi: profesjonalny dostawca zaoferuje w ramach archiwizacji porządkowanie i brakowanie dokumentacji, jej odbiór i transport oraz przechowywanie akt w archiwum zewnętrznym i ich bieżącą obsługę. Warto także rozważyć wybór partnera, który oferuje jednocześnie usługę niszczenia dokumentów, dzięki czemu możliwa będzie utylizacja zasobów, których okres przechowywania już minął.
• Dostępność dokumentów: obsługa dokumentacji w archiwum zewnętrznym powinna obejmować prosty i efektywny system wypożyczeń, w tym otrzymywania skanów dokumentacji.

Jeśli dotychczasowy dostawca usługi archiwizacji dokumentów nie spełnia tych wymagań, np. występują problemy z odbiorem dokumentów, uzyskaniem dostępu do danych, procedurami bezpieczeństwa lub cena usługi jest nieproporcjonalna do jej jakości, warto rozważyć przeniesienie zasobów archiwalnych.

Na czym polega przeniesienie zasobów archiwalnych?

Przeniesienie zasobów archiwalnych to nic innego jak zmiana miejsca przechowywania dokumentów związana ze zmianą dotychczasowego dostawcy usług archiwizacyjnych. Wielu klientów obawia się trudności logistycznych związanych z taką przeprowadzką. Zaburzenie porządku w zasobach, długi czas realizacji usługi i niedostępności dokumentów, to tylko niektóre potencjalne zagrożenia. 

Dlatego tak ważne jest, aby nowy dostawca dysponował bazą logistyczną, umożliwiającą sprawny transport. Odpowiednie procedury zapewnią bezpieczeństwo i porządek dokumentów oraz ich możliwie szybką rejestrację i podjęcie wypożyczeń. 

W Rhenus Office Systems Poland każdego roku przejmujemy zasoby klientów znajdujące się w archiwach innych dostawców. Dzięki wypracowanym rozwiązaniom sprostamy wyzwaniu przeniesienia każdego archiwum, niezależnie od ilości dokumentów. Oferujemy: 

• sprawne przewiezienie zasobów do jednego z własnych archiwów,
• harmonogram odbiorów oparty na możliwościach wydawania dokumentów przez obecnego dostawcę, 
• szybkie zarejestrowanie dokumentów w systemie do zarządzania archiwum Rhenus Office Systems.

Jakie są koszty przeniesienia zasobów archiwalnych?

Największą obawą związaną z przeniesieniem zasobów archiwalnych jest lęk przed wysokimi kosztami takiej operacji. Wiąże się to z częstą wśród firm archiwizacyjnych praktyką ustalania wysokich tzw. kosztów wyjścia, które ponosi klient w momencie rezygnacji z usługi. Do tego dochodzą koszty logistyczne, np. zakup pudeł archiwizacyjnych u nowego dostawcy. 

Mimo to przeniesienie zasobów archiwalnych może wiązać się nie tylko z poprawą warunków świadczenia usługi, lecz także z optymalizacją kosztów. Atrakcyjny cennik u nowego dostawcy, a więc zmniejszenie stale ponoszonych wydatków, może sprawić, że nawet, gdy istnieją koszty wyjścia u obecnego dostawcy, w dłuższej perspektywie klient zyskuje finansowo. 

Warto zadbać także o atrakcyjne warunki samego przeniesienia. W Rhenus Office Systems Poland klient ponosi w takim wypadku zerowe lub minimalne koszty logistyczne. Zgodnie z indywidualną umową możliwe jest na przykład przejęcie dokumentów w dotychczasowych pudłach, a więc brak kosztów ich ponownego zakupu. Z kolei indywidualny opiekun handlowy i operacyjny to gwarancja obsługi na najwyższym poziomie.

Jak sprawdzić potencjalnego partnera w zakresie archiwizacji?

Zarówno przed skorzystaniem z usługi archiwizacji po raz pierwszy, jak i przed zmianą usługodawcy, warto sprawdzić potencjalnego partnera, szczególnie mając na uwadze przestrzeganie przez niego norm i standardów. W niektórych branżach, np. w sektorze bankowym, dochowanie należytej staranności przed wyborem firmy świadczącej outsourcing jest wręcz warunkiem wymaganym przez prawo. 

Klient dysponuje w tym zakresie szeregiem narzędzi. Jednym z nich są tzw. audyty drugiej strony. Pozwalają one sprawdzić zabezpieczenia fizyczne oddziału w czasie wizji lokalnej czy skontrolować posiadanie wymaganych uprawnień przez pracowników mających kontakt z danymi wrażliwymi. 

W Rhenus Office Systems Polska przechodzimy co roku kilkadziesiąt takich audytów i zawsze zachęcamy do nich klientów. Sami zlecamy także audyty wewnętrzne, w tym audyty zgodności z normami ISO 27001 i ISO 9001.

Aby nie wpaść w pułapkę, warto upewnić się co do wszystkich aspektów przyszłej współpracy, w tym co do kosztów wyjścia związanych z jej zakończeniem. 

Jeśli jednak zdecydowaliśmy się na usługi, które nie spełniają naszych oczekiwań, pamiętajmy, że zawsze istnieje możliwość zmiany na lepsze. Profesjonalny partner wesprze nas w bezproblemowym przekazaniu mu zasobów archiwalnych. Zastanawiasz się nad przeniesieniem zasobów archiwalnych? Skontaktuj się z naszymi ekspertami, aby dowiedzieć się więcej o szczegółach tego procesu.

Karol Pertek

Menadżer Regionu

Telefon: +48 519 349 664
E-mail: [email protected]
LinkedIn: Karol Pertek

Umów spotkanie online