Zabezpiecz się profesjonalnie przed utratą danych. Skuteczny backup

Utrata danych to zagrożenie, które niepokoi wielu przedsiębiorców. Niestety jest ono całkiem realne. Do zaginięcia cennych informacji nie potrzeba ataku hackerskiego czy katastrofy naturalnej, choć oczywiście i one się zdarzają. Wystarczy błąd człowieka lub oprogramowania, awaria sprzętu, zalanie budynku… Zamiast mnożyć obawy, lepiej zabezpieczyć się przed kryzysową sytuacją. Skutecznym sposobem jest stworzenie backupu, czyli kopii zapasowej.

Jakie są zasady backupu?

Tworząc kopię zapasową, należy pamiętać o kilku zasadach, których przestrzeganie zagwarantuje skuteczną ochronę naszych danych.

1. Tworzenie backupu powinno odbywać się regularnie i być uwzględnione w firmowej strategii bezpieczeństwa.
2. Wszystkie kopie zapasowe powinny być odpowiednio chronione, np. zaszyfrowane czy przechowywane w miejscu o ograniczonym dostępie, takim jak archiwum zewnętrzne.
3. Dostęp do kopii zapasowych powinien być ograniczony. Jeśli powierzamy je zewnętrznemu usługodawcy, oceńmy stosowane przez niego środki bezpieczeństwa.
4. Jeśli kopie przechowywane są on-line, należy zadbać o bezpieczeństwo sieci.
5. Warto przestrzegać zasady 3-2-1.

Zasada 3-2-1 pozwala na łatwe zapamiętanie skutecznej procedury ochrony danych przechowywanych w wersji cyfrowej. Zgodnie z nią najlepiej posiadać trzy kopie danych (wersję podstawową i dwie kopie zapasowe). Powinny się one znajdować na dwóch różnych urządzeniach, a jeszcze lepiej – na dwóch typach urządzeń, np. na dysku twardym i taśmie, czy na dysku i w chmurze. Przynajmniej jedna kopia powinna być przechowywana w innej lokalizacji.

To ostatnie wymaganie może się wydawać trudne do spełnienia. Gdzie oprócz siedziby naszej firmy możemy bezpiecznie zdeponować dane?

Gdzie i jak przechowywać dyski z kopią zapasową?

Przynajmniej jedną kopię zapasową naszych danych powinnyśmy przechowywać poza siedzibą przedsiębiorstwa. Jakie warunki powinno spełniać miejsce, w którym zdeponujemy nasz backup, by był on bezpieczny?

Po pierwsze powinna być to lokalizacja chroniona. Sprawdźmy, czy jest wyposażona w:

• wideomonitoring, 
• ochronę 24/7, 
• kontrolę dostępu osób i pojazdów,
• wydzielone strefy dostępu,
• system antywłamaniowy,
• plany ciągłości działania.

Oprócz ochrony przed niepowołanym dostępem ważne jest także zabezpieczenie przed niekorzystnym wpływem czynników zewnętrznych. Certyfikowane archiwa Rhenus Office Systems Polska nie tylko wyposażone są we wszystkie wymienione zabezpieczenia, lecz także znajdują się na zweryfikowanych terenach niezalewowych i posiadają regularnie testowany system przeciwpożarowy.

Pomieszczenia przeznaczone do przechowywania cyfrowych nośników danych powinny zachowywać optymalną dla tego typu zasobów temperaturę i wilgotność. W takiej lokalizacji, w bezpiecznych szafach możemy przechowywać zarówno dyski twarde, jak i pedrive’y, płyty CD/DVD czy taśmy magnetyczne.

Jak wygląda proces archiwizacji cyfrowych nośników danych?

O bezpieczeństwo naszego backupu musimy zadbać nie tylko w jego docelowym miejscu przechowywania, lecz także podczas odbioru i transportu. Ważny jest także łatwy i bezpieczny dostęp do danych, np. w wypadku awarii, która wymaga skorzystania z kopii zapasowej.

Do transportu cyfrowych nośników danych sprawdzą się specjalnie do tego przeznaczone walizki (safe case box), z których korzystamy w Rhenus Office Systems Polska. Mogą one pomieścić od 5 do 20 kaset lub dysków. Walizki te gwarantują pełne bezpieczeństwo i kontrolę dostępu podczas ich transportowania, przenoszenia i przechowywania – redukują wstrząsy oraz chronią dane przed czynnikami zewnętrznymi. Samochody, którymi je transportujemy, są monitorowane przez system GPS.

To ważne, aby Twój dostawca umożliwił odbieranie i dostarczanie nośników według wygodnego dla Ciebie harmonogramu. Niezmiernie istotna jest też możliwość ich szybkiego wypożyczenia na żądanie w razie awarii lub innej sytuacji kryzysowej w siedzibie firmy. Umożliwi to płynne korzystanie z danych.

Dobrze zaprojektowany proces archiwizacji cyfrowych oraz papierowych nośników danych obejmuje następujące etapy:

• pakowanie i transport, 
• odbiór i ewidencję: sporządzenie protokołu odbioru, ewidencję i oznaczenie nośników specjalnymi barkodami,
• przechowywanie i udostępnianie,
• raportowanie o przechowywanych nośnikach oraz wykonanych na nich operacjach zleconych przez klienta,
• brakownie i niszczenie.

O co jeszcze warto zadbać w przypadku cyfrowych nośników danych?

Przechowywanie cyfrowych nośników danych to tylko jeden z etapów cyku życia dokumentu w formie elektronicznej.

Wiele dokumentów, zanim trafi do świata cyfrowego, ma formę papierową. Jeśli chcesz korzystać z nich efektywnie, ograniczyć czas dostępu do danych, zyskać możliwość pracy z wielu lokalizacji, warto pomyśleć o digitalizacji. Przechowywanie akt – oryginałów papierowych – możesz zlecić firmie zewnętrznej, sam zaś korzystać z kopii cyfrowej. To rozwiązanie to kolejny dobry sposób na zwiększenie bezpieczeństwa danych, którą gwarantuje profesjonalna archiwizacja dokumentów papierowych.

Drugą stroną medalu jest problem niszczenia dokumentów cyfrowych, których okres przechowywania już minął. Regularne brakowanie pozwoli je łatwo wskazać. Warto zadbać o wybór partnera, który przeprowadzi usługę bezpiecznej utylizacji cyfrowych nośników danych. Ograniczając liczbę podmiotów, mających dostęp do danych na różnych etapach ich przetwarzania, zwiększasz bezpieczeństwo swojego backupu.

Bezpieczeństwo danych to podstawa odpowiedzialnej działalności gospodarczej. Profesjonalny backup zabezpieczy Cię przez utratą cennych informacji. Jeśli chcesz dowiedzieć się, co jeszcze możesz zrobić dla swoich dokumentów cyfrowych, skontaktuj się z nami!

Marcin Ignatowicz

Kierownik ds. Klienta Strategicznego

Telefon: +48 609 443 280
E-mail: [email protected]
LinkedIn: Marcin Ignatowicz

Umów spotkanie online