Niezależnie od tego, jaką działalność gospodarczą prowadzisz, Twoja firma musi posiadać w swoich zbiorach dokumenty księgowe. Akta te nie mogą być przechowywane w sposób dowolny. Zasady odpowiedniego przechowywania dokumentów księgowych reguluje bowiem prawo, a konkretnie ustawa o rachunkowości.
Jakich zasad należy przestrzegać, aby nie narazić się na sankcje?
Jak długo przechowywać dokumenty księgowe?
Jednym z najistotniejszych aspektów związanych z archiwizacją tego typu akt jest przechowywanie ich przez odpowiednio długi czas. Zastanawiasz się ile lat trzyma się dokumenty księgowe? Przechowywanie dokumentów księgowych różni się w zależności od typu dokumentacji i wynosi od roku, aż do 50 lat.
Okres przechowywania dokumentów księgowych kształtuje się w następująco:
- dowody dotyczące rękojmi i reklamacji przechowujemy przez 1 rok
- ewidencje, księgi rachunkowe, rejestry VAT, dokumenty inwentaryzacyjne, dowody księgowe dotyczące środków trwałych, kredytów, pożyczek, umów handlowych i roszczeń należy archiwizować przez 5 lat
- dokumentację pracowniczą, na podstawie której oblicza się rentę lub emeryturę, przechowywać trzeba przez 50 lat od ustania stosunku pracy (okres ten od 2019 roku można skrócić do lat 10 w przypadku osób zatrudnionych po 2018 roku i pracowników zatrudnionych w latach 1999-2018, pod warunkiem złożenia przez nich oświadczenia ZUS OSW i ZUS RIA)
W jaki sposób należy przechowywać dokumenty księgowe?
Oprócz zachowania odpowiednich okresów przechowywania dokumentów księgowych, trzeba robić to w określony sposób. Ustawa określa konieczność utworzenia archiwum, dzięki któremu można bezproblemowo dotrzeć do wybranych akt zachowanych (w większości przypadków) w formie oryginalnej. Oprócz tego, ważne jest ich odpowiednie skatalogowanie (nadanie opisów) poprzez określenie rodzaju dokumentu, symbolu końcowych lat, jak również nadanie symboli przypisanych do danego zbioru.
Zabezpieczenie dokumentów księgowych
Dokumenty księgowe są bardzo ważnym elementem funkcjonowania firmy. Konieczne jest nie tylko ich odpowiednie skatalogowanie i zarchiwizowanie, ale również zabezpieczenie przed szkodliwym wpływem czynników zewnętrznych, jak też przed przejściem w niepowołane ręce. Pomieszczenie, w którym przechowywane są dokumenty, powinno spełniać normy bezpieczeństwa, które zagwarantują, że archiwum nie ulegnie zniszczeniu lub nie zostanie okradzione.
Przechowywanie dokumentów księgowych wiąże się z wieloma obostrzeniami prawnymi, z których należy zdawać sobie sprawę. Ich wypełnienie nie jest łatwe, dlatego w wielu wypadkach warto się w tej kwestii zdać na profesjonalną firmę zajmującą się przechowywaniem i archiwizacją dokumentów. Liczymy, że ten artykuł pomógł uzyskać odpowiedź na pytanie ile przechowywać dokumenty księgowe!