Digitalizacja dokumentów

Połączenie pomiędzy światem dokumentów fizycznych i cyfrowych

W związku z powszechną komputeryzacją wielu analityków wskazywało na rychły koniec ery dokumentów papierowych. Jednak nadal w codziennym życiu biurowym papier wciąż jeszcze odgrywa ważną rolę. Co ciekawe, objętość papierowych dokumentów firmowych takich jak faktury, umowy, reklamacje czy zamówienia ciągle rośnie. Rozumiejąc wyzwanie, przed którym staje wielu przedsiębiorców, Rhenus Data Office tworzy i wdraża procesy biznesowe oparte na elektronicznym obiegu dokumentów, skutecznie łączące te dwa współistniejące światy. Masowe skanowanie dokumentów papierowych i włączanie ich do elektronicznego obiegu dokumentów w każdej firmie niezależnie od jej wielkości, struktury organizacyjnej czy rodzaju posiadanych dokumentów znacząco przyczynia się do obniżenia kosztów i zwiększenia efektywności pracy.

Kompleksowość usług elektronicznego archiwum oznacza, że dokumentami zajmujemy się od ich przejęcia, poprzez proces skanowania i indeksowania, transfer danych do środowiska informatycznego Klienta, aż po przechowywanie i wypożyczanie oryginałów i ich bezpieczne i ekologiczne zniszczenie po okresie składowania. Wszystkie te zadania przejmie na siebie zespół wykwalifikowanych pracowników Rhenus Data Office, którzy realizować będą indywidualne wymagania Klienta.

Przetwarzanie dokumentów papierowych w elektroniczne obrazy – skanowanie

  • Skanowanie realizujemy w obiektach własnych lub u Klienta
  • Wykorzystujemy wysokowydajne skanery renomowanych producentów, w formatach od C7 do A0, zarówno kolorowe jak i czarno-białe, w wersji jedno- i dwustronnej
  • Skanujemy wszelkie dokumenty archiwalne, jak również dokumentację bieżącą, np. faktury, teczki personalne, umowy, korespondencję, mapy
  • System pozwala na rozpoznawanie kodów kreskowych, kompresję, obrót i czyszczenie obrazu, a także wykrywanie i eliminację pustych stron, zamianę ich kolejności, dzielenie lub scalanie dokumentów lub stron w jedną całość
  • Dostępne są różne formaty wyjściowe danych (np. PDF, TIFF, JPG) z załączonym plikiem indeksów w postaci np. XML, TXT lub z załączonym zestawieniem, np. ‘csv’, Access, Excel i inne
  • Dokumenty indeksujemy ręcznie, półautomatycznie i automatycznie (OCR, kody paskowe)

Archiwum elektroniczne – repozytorium obrazów

Po przeprowadzeniu skanowania Rhenus Data Office zapewnia różne modele przekazywania danych do środowiska informatycznego Klienta, zawsze jednak skupiając się na dwóch aspektach: bezpieczeństwie oraz funkcjonalności.

Coraz bardziej powszechną formą dostępu do elektronicznej postaci dokumentów jest dostęp online poprzez przyjazny i intuicyjny interfejs, który poprzez szyfrowane i bezpieczne łącze umożliwia łatwe wykorzystanie zasobów umieszczonych w repozytorium Rhenus Data Office.

Transfer danych do systemu obiegu dokumentów Klienta (workflow) lub do innych systemów (FK, ERP, CRM) odbywa się jednorazowo lub na bieżąco za pośrednictwem bezpiecznego serwera SFTP. Klientom, którzy nie posiadają systemu obiegu dokumentów oferujemy doradztwo i wsparcie we wdrożeniu. Alternatywną, a zarazem najprostszą wersją jest repozytorium obrazów na nośniku zewnętrznym (z przeglądarką), np. na płycie DVD, dysku typu pendrive czy dysku zewnętrznym. 

Korzyści płynące z wdrożenia nowoczesnego archiwum elektronicznego:

  • Ograniczenie inwestycji związanych z budową własnej infrastruktury technicznej oraz tworzeniem i utrzymywaniem zespołu pracowników operacyjnych
  • Stworzenie uporządkowanej struktury dokumentów, która umożliwia łatwy dostęp do elektronicznych dokumentów w trybie 24/7
  • Gwarancja jednoczesnej, efektywnej pracy z dokumentami
  • Skrócenie czasu pracy związanego z przetwarzaniem dokumentów
  • Eliminacja kosztów wewnętrznych dystrybucji dokumentów papierowych
  • Ograniczenie kosztów związanych z drukowaniem, kopiowaniem i wysyłką dokumentów
  • Gwarancja wysokiego poziomu bezpieczeństwa firmowych zasobów informacyjnych