Trójkąt niemożliwości to pojęcie opisujące sytuację, w której nie można jednocześnie osiągnąć trzech celów lub spełnić trzech warunków: szybko, tanio i dobrze. W przypadku usług trójkąt niemożliwości może dotyczyć wyboru między bezpieczeństwem, oszczędnością i wygodą.
Jako ludzie mamy różne priorytety i kryteria wyboru. Niektórzy mogą być skłonni poświęcić trochę bezpieczeństwa lub wygody dla oszczędności, inni mogą być skłonni zapłacić więcej za bezpieczeństwo lub wygodę, a jeszcze inni mogą szukać kompromisu między tymi trzema czynnikami. Ważne jest, aby być świadomym konsekwencji naszych wyborów i akceptować ich zalety i wady. Każdy z nich wpływa na cenę usługi i może przeważyć o ostatecznym wyborze rozwiązania.
Deklaracje odmienne od rzeczywistości
Według deklaracji kupujących najistotniejszym kryterium wyboru dostawcy jest jakość oferowanych usług. Dopiero jako druga została wskazana cena. Odmienne dane płyną z większości ankiet zebranych od dostawców, którzy wskazywali, że kupujący jednak głównie kierują się ceną.
Jak odkryć prawdziwe motywacje klienta?
1. Zbadaj potrzeby i motywacje
Dowiedz się, co jest dla klienta ważne i co go motywuje do zakupu. Nie zakładaj, że wiesz, czego potrzebuje i czego oczekuje od usługi, ale zapytaj go o to. Upewnij się, jakie są cele i priorytety firmy klienta i jak zakup ma im służyć. Uzyskaj informacje o wymaganiach i standardach jakościowych wobec usługi i sposobie oceny ich wartości. Nie zapomnij zapytać o budżet.
2. Dostosuj ofertę do potrzeb i motywacji
Nie oferuj usługi w sposób uniwersalny i schematyczny – dopasuj ofertę. Pokaż, że rozumiesz sytuację i problemy klienta i że masz dla niego właściwe rozwiązanie. Wykaż, że Twoja usługa spełnia kryteria wyboru, jest wartościowa i lepsza od konkurencji.
3. Komunikuj się z na różnych poziomach
Nie ograniczaj się do komunikacji na poziomie racjonalnym i logicznym, ale komunikuj się z klientem także na poziomie emocjonalnym i psychologicznym. Mów nie tylko o cechach i funkcjach, ale także o korzyściach i zaletach usługi. Zadbaj o właściwy obraz Twojej usługi i właściwą percepcję jej wartości w oczach klienta.
4. Buduj relację na podstawie zaufania i lojalności
Nie traktuj klienta jako jednorazowego nabywcy, ale jako długoterminowego partnera biznesowego. Skup się na budowaniu z nim relacji w oparciu o zaufanie i lojalność. Zaspokojenie potrzeb i oczekiwań klienta, to zbyt mało – pokaż, że możesz je przekroczyć. Klient zadowolony z zakupu usługi to dobry początek, jednak pamiętaj, aby sprawić, że dokona ponownego zakupu.
Percepcja cen przez klientów
Pamiętaj, że odmienne deklaracje pomiędzy sprzedającymi a kupującymi dotyczące kryteriów wyboru dostawcy to nie tylko kwestia różnic w percepcji ceny, lecz także kwestia różnic w percepcji wartości. Cena ma za zadanie określić wartość usługi, dlatego dużo łatwiejsze zadanie stoi przed markami, które mają już wyrobioną renomę na rynku. Ważne jest, aby oferować klientowi usługę w optymalnej cenie i adekwatnej wartości. Percepcja cen przez klientów to jeden z kluczowych czynników wpływających na decyzje zakupowe usług dla firm. Nie chodzi tylko o to, ile klient płaci za usługę, ale o to, jak odbiera jej cenę w stosunku do odczuwalnej wartości. Wiedza i rozumienie mechanizmów za nią stojących pomagają wpływać na ostateczne wybory zakupowe klientów.
Pamiętaj, że percepcja cen przez klientów to nie tylko kwestia matematyczna, ale także emocjonalna i psychologiczna, dlatego zawsze postrzegana wartość usługi musi być większa niż jej cena.
Nie kupuj tanio, kupuj mądrze!
Pamiętaj, że cena nie jest jedynym kryterium wyboru produktu lub usługi dla firmy. Ważniejsza jest jakość, która zapewni firmie korzyści i satysfakcję z zakupu.
5 wskazówek, które pomogą Wam podjąć lepszą decyzję zakupową:
1. Zdefiniuj priorytety i kryteria jakości
Zanim zaczniesz szukać usług, zdefiniuj, czego potrzebujesz i dlaczego. Co oznacza dla Ciebie dobra jakość usługi? Czy chodzi o trwałość, funkcjonalność, estetykę, bezpieczeństwo, gwarancję, obsługę posprzedażną, opinie innych klientów? Sprawdź, czy dana usługa spełnia je w wystarczającym stopniu i czy będzie dobrze służyć firmie.
2. Przeprowadź szczegółową analizę kosztów
Analizuj długoterminowy i całkowity koszt usługi. Nie zapominaj o ukrytych kosztach (koszty instalacji, szkolenia, serwisu, utrzymania, aktualizacji, wymiany, likwidacji itp.), które mogą pojawić się po jej zakupie. Na przykład w przypadku umów na archiwizację dokumentów niezwykle ważne jest sprawdzenie, jak kształtują się tzw. koszty wyjścia, czyli zakończenia współpracy i wyjęcia dokumentów z archiwum. Tutaj przeczytasz więcej o tym, jak unikać pułapek w umowach archiwizacyjnych.
Sprawdź, jaką gwarancję, wsparcie techniczne, rabaty, warunki płatności itp. oferuje dostawca. Zrób dokładny research i porównaj oferty różnych dostawców, aby wybrać tego, który oferuje najlepszy stosunek jakości do ceny. Nie zakładaj, że droższa usługa jest automatycznie lepsza od tańszej. Może okazać się, że znajdziesz tańszą opcję o podobnej lub nawet lepszej jakości. Prawdopodobna jest jednak również sytuacja, w której mogłeś nie dostrzec, że droższa opcja oferuje dodatkowe korzyści lub ma istotną wartość dodaną.
3. Zastanów się nad długoterminowymi konsekwencjami
Jakie są korzyści i ryzyka związane z zakupem usługi? Czy wpłynie ona na jakość pracy, efektywność, konkurencyjność i reputację firmy? Jak będzie się ona sprawdzać w dłuższym okresie czasu? Czy będzie elastyczna, skalowalna i niezawodna? Warto zapłacić więcej za jakość, jeśli dzięki temu zaoszczędzisz na kosztach naprawy, wymiany lub utrzymania usługi w przyszłości. Jeśli jest ona powiązana z głównymi, krytycznymi procesami firmy lub dotyczy obszarów bezpieczeństwa lub komfortu opłacać się zainwestować w jakość.
4. Porównaj oferty różnych dostawców
Nie daj się zwieść atrakcyjnym sloganom czy pustym obietnicom. Nie ograniczaj się do jednego źródła informacji, ale poszukaj różnych opcji na rynku. Zbierz oferty od kilku dostawców i porównaj je pod względem ceny, jakości, terminu realizacji, warunków dostawy itp. Sprawdź szczegóły techniczne, prawne i finansowe oferty. Poproś o pokaz usługi lub o możliwość testowania przed zakupem. Niektórzy sprzedawcy mogą próbować nakłonić Cię do zakupu droższej usługi, podkreślając jej rzekomą wyższość nad tańszymi alternatywami.
5. Zadawaj pytania i bądź krytyczny.
Nie daj się nabrać na marketingowe sztuczki. Nie przyjmuj ofert na słowo, ale zadawaj pytania i weryfikuj informacje. Bądź krytyczny i podejmuj świadome decyzje. Zwracaj uwagę na zalety i wady oferty oraz na ewentualne pułapki czy haczyki. Sprawdzaj fakty i opieraj się na własnym osądzie i doświadczeniu. W niektórych przypadkach możesz przeprowadzić audyt lub wizję lokalną – warto skorzystać z takiej możliwości.
Nie daj się naciskać ani zwodzić przez sprzedawców. Skorzystaj z rekomendacji lub referencji od zaufanych osób lub organizacji. Sprawdź opinie innych klientów o dostawcach i ich usługach. Wybierz dostawcę, który spełnia Twoje kryteria i ma dobrą reputację.
Cena, bezpieczeństwo i wygoda w zarządzaniu dokumentami
W zarządzaniu dokumentami i informacjami wybór pomiędzy ceną, bezpieczeństwem i wygodą może być szczególnie trudny. To oczywiste, że nie możesz sobie pozwolić na naruszenia w zakresie bezpieczeństwa informacji. Czy zatem musisz decydować się na obniżenie ceny kosztem komfortu swojego i swoich pracowników, czy też ponosić wysoki koszty usług?
Kluczem do właściwego wyboru jest dobre obliczenie całościowych kosztów, które wiążą się z samodzielnym wykonywaniem zadań związanych z przechowywaniem i niszczeniem dokumentów. Jeśli dobrze skalkulujemy, jaki wydatek oznacza dla nas czas pracowników, którzy archiwizują i niszczą dokumenty, jakie są koszty chociażby wynajmu przestrzeni, w której trzymamy akta, lub wywozu odpadów powstałych po niszczeniu dokumentów – dostrzeżemy, że skorzystanie z usług zewnętrznego partnera przynosi znaczące oszczędności. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat, skorzystaj z naszych wyliczeń, dotyczących zamiany kosztów stałych na zmienne w archiwizacji i w niszczeniu dokumentów.
Oznacza to, że w przypadku zarządzania dokumentami u sprawdzonego usługodawcy możesz jednocześnie zyskać w zakresie bezpieczeństwa i wygody oraz obniżyć stale ponoszone koszty wykonywanych zadań. Ważne jedynie, aby dobrze poznać wszystkie warunki świadczonej usługi i wybrać tę, która oferuje jakość adekwatną do kosztów.
Mamy nadzieję, że te wskazówki pomogą Wam rozwiązać odwieczny dylemat jakość czy cena i dokonać najlepszego zakupu dla firmy. Jeśli chcielibyście dowiedzieć się więcej o tym, jakie standardy jakości powinny spełniać usługi zarządzania dokumentami i informacjami, aby być warte swojej ceny, skontaktujcie się z nami!