Przechowywanie dokumentów i akt

W naszej działalności ogromne znaczenie mają precyzyjnie opracowane procedury. Ich przestrzeganie pozwala nam na realizowanie wszystkich usług zgodnie z normami, gwarantującymi wysoki poziom bezpieczeństwa. Nasza działalność nie byłaby jednak kompleksowa bez świetnie wyszkolonego personelu. Wykorzystujemy zdobycze nowoczesnych technologii, by zapewnić naszym Klientom profesjonalne przechowywanie dokumentów i sprawną obsługę. Istotny nadal pozostaje jednak czynnik ludzki. To dlatego z uwagą podchodzimy do tego, jak komponujemy naszą załogę. Weryfikujemy umiejętności, kompetencje i upewniamy się, że zadania związane z Państwa zasobami zostały przekazane prawdziwym profesjonalistom.

W firmie pracują jedynie osoby odpowiednio przeszkolone. Ich wiedza na temat środków bezpieczeństwa i aktualnych przepisów prawa umożliwia skuteczne nadzorowanie procesu przechowywania dokumentów. Eksperci nieprzerwanie czuwają nad bezpieczeństwem Państwa zbiorów. Chociaż stosujemy nowoczesne systemy zarządzania archiwum, pozwalające na modyfikację i weryfikację akt, Klienci doceniają także to, że w razie pytań mogą kontaktować się z profesjonalnym doradcą i szybko uzyskać odpowiedzi na wszystkie pytania.
 

Przechowywanie dokumentów a optymalizacja kosztów
 

Współpraca polegająca na przechowywaniu akt w zewnętrznym archiwum to zwiększona wygoda, sposób na zapanowanie nad chaosem w biurze i lepsze bezpieczeństwo informacji. Z takiego rozwiązania korzystają także firmy, dla których priorytetem jest zoptymalizowanie kosztów.

Wybór wyposażenia, wynajmowanie kolejnych przestrzeni z myślą o powiększającym się archiwum - to tylko część obowiązków, którymi mogą przestać zajmować się firmy, wybierające nasze usługi. Optymalizacja kosztów procesu obiegu dokumentów na tym się jednak nie kończy.

Przechowywanie akt poza firmą w dobrze zorganizowanym archiwum oznacza:

1. sprawniejszy przepływ informacji;
2. brak konieczności zatrudniania dodatkowego personelu;
3. łatwiejsza i tańsza przeprowadzka biura;
4. możliwość sprawnego skorzystania z innych rozwiązań z zakresu profesjonalnej organizacji dokumentów.

Wielu Klientów bardzo przychylnie podchodzi zwłaszcza do ostatniego punktu. Od lat działamy w branży i zdajemy sobie sprawę z tego, jak dużym ułatwieniem dla przedsiębiorstw jest możliwość współpracy z jednym, kompleksowo działającym usługodawcą, proponującym zróżnicowane, szeroko zakrojone wsparcie. Przechowywanie dokumentów z naszą firmą to sprawniejsza i tańsza organizacja digitalizacji i niszczenia. Usługi związane z zarządzaniem dokumentacją realizowane są zgodnie z planem określonym podczas konsultacji z Klientem. Podczas organizacji takich działań brana jest pod uwagę efektywność rozwiązań i wygoda usługobiorcy.

Atrakcyjne warunki cenowe
 

Dzięki temu, że specjalizujemy się w zarządzaniu dokumentacją, możemy wykorzystać efekt skali i zaproponować Państwu usługi w przystępnych cenach. Dysponujemy świetnym zapleczem analitycznym i specjalistyczną infrastrukturą, która pozwala nam szybko i wydajnie zająć się takimi zadaniami jak przechowywanie dokumentów. Z podobnym zaangażowaniem podchodzimy do realizacji innych obowiązków, przekazywanych nam przez Klientów.

Jak dokładnie wygląda współpraca z naszymi ekspertami? Co należy wiedzieć o cenniku usług? Jesteśmy tu po to, by w przejrzysty sposób przedstawić Państwu warunki oferty. Bezpieczeństwo, które oferujemy, wiąże się nie tylko z ochroną informacji. Oznacza także pewność, że wybrane przez Państwa usługi realizowane będą na jasnych zasadach, a podczas współpracy nie pojawią się żadne problemy z komunikacją.

Nie tylko przechowywanie akt, czyli kilka słów o archiwizacji
 

Rzetelna usługa przechowywania nie kończy się na umieszczeniu dokumentacji w dobrze zabezpieczonych obiektach, w których panuje optymalna temperatura i wilgotność. Firmowe archiwum spełnia swoją funkcję, jeśli jest użyteczne. Tutaj do akcji wkracza sztab naszych archiwistów, którzy z niezwykłą precyzją podchodzą do takich działań, jak:

1. uformowanie chronologiczne i tematyczne akt;
2. przyporządkowanie dokumentacji do właściwej grupy rzeczowej;
3. wprowadzenie standardowego systemu oznaczeń, ułatwiającego szukanie akt i zarządzanie zbiorami.

Klienci, zlecający nam przechowywanie dokumentów mogą cieszyć się także pomocą z zakresu brakowania dokumentacji i niszczenia akt. Z przyjemnością opowiemy Państwu o każdym etapie realizacji tych usług i ustalimy indywidualnie dopasowany plan działania.

Co jest dla nas ważne?
 

Wiemy, że bezpieczne przechowywanie akt firmowych nierzadko bywa sporym wyzwaniem organizacyjnym. Konieczna jest znajomość aktualnych przepisów, ocena własnej infrastruktury pod kątem bezpieczeństwa, rozpoznanie czynników ryzyka i ewentualne wprowadzenie ulepszeń, które mogą okazać się kosztowne. Przechowywanie dokumentów z wyspecjalizowanym podmiotem pozwala uniknąć wszystkich tych problemów. Zaplanowaliśmy usługę w taki sposób, by Klient mógł zaangażować się w nią w jak najmniejszym stopniu. W rezultacie nasi odbiorcy mogą skupić swoją energię i czas na innych obowiązkach.

Już na samym początku dostarczamy Państwu wszystko, co niezbędne, by archiwizacja przebiegła zgodnie z planem. Zapewniamy pudła archiwizacyjne i  profesjonalne potwierdzenia odbioru. Z kolei dzięki regularnemu raportowaniu nasi odbiorcy mają przejrzyste informacje na temat swoich zbiorów, co pozwala im zachować pełną kontrolę nad archiwum przy minimalnym zaangażowaniu.

Z sukcesem wspieramy firmy, które chcą zadbać o profesjonalne zarządzanie dokumentacją i wykorzystać aktualne zdobycze technologiczne, by zapewnić swoim zbiorom jak najwyższe bezpieczeństwo. Serdecznie zachęcamy do dołączenia do grona usatysfakcjonowanych Klientów, którym udało się oszczędzić czas, pieniądze i zyskać poczucie bezpieczeństwa, wynikające z doskonale zabezpieczonych akt.