keyboard_arrow_up

Przechowywanie dokumentów i akt

przechowywanie dokumentów Warszawa - przechowywanie dokumentów Wrocław

Obowiązek przechowywania dokumentów

Przedsiębiorca jest zobowiązany do zadbania o bezpieczeństwo przechowywanej dokumentacji. Ochrona danych zawartych w aktach powinna być priorytetem. Optymalne warunki to również zabezpieczenie dokumentacji przed fizycznym zniszczeniem. W dbaniu o każdy aspekt przechowywania Twoich zbiorów wspiera nas nowoczesna infrastruktura i wykwalifikowana załoga. Przechowujemy tradycyjne akta papierowe, jak i dokumenty elektroniczne, zapisane na różnorodnych nośnikach danych.

Jak wygląda proces świadczenia usługi przechowywania dokumentów?

przechowywanie dokumentów Toruń - przechowywanie dokumentów Olsztyn
przechowywanie dokumentów Częstochowa -  przechowywanie dokumentów Kielce

Niezbędna infrastruktura i zabezpieczenia

Oferujemy przechowywanie i archiwizowanie dokumentów na wszystkich rodzajach nośników informacji i danych, od klasycznych pojedynczych dokumentów papierowych, poprzez segregatory, akta osobowe, teczki, rysunki techniczne i kartony archiwalne, aż po elektroniczne nośniki danych, takie jak taśmy LTO, DAT, karty pamięci, dyski, i wiele innych.

Certyfikowane archiwa Rhenus Data Office Polska znajdują się na zweryfikowanych terenach niezalewowych i spełniają najsurowsze normy, w tym m. in. ISO 27001 i ISO 9001, gwarantując najwyższy poziom bezpieczeństwa i kompleksową ochronę przed nieuprawnionym dostępem, kradzieżą, czy szkodami wywołanymi działaniem ognia lub wody. Nowoczesny system zarządzania archiwum to przejrzyste przechowywanie dokumentacji księgowej, podatkowej, płacowo-kadrowej, medycznej lub innej: każdy ruch dokumentów jest ewidencjonowany w systemie w sposób uniemożliwiający ich modyfikację, a status dokumentów można weryfikować w dowolnym czasie.

Przechowywanie akt - Przechowywanie dokumentów Kraków - Przechowywanie dokumentów Opole

Profesjonalne archiwum to podstawa bezpieczeństwa i ciągłości działania

Przechowywanie dokumentów wszelkiego rodzaju, takich jak dokumentacja księgowa (faktury, rachunki), podatkowa (zeznania, wyjaśnienia), kadrowo-płacowa (umowy, wynagrodzenia), medyczna (historia choroby, zlecenia badań), należy do naszych kluczowych kompetencji. W przypadku zlecenia przechowywania dokumentacji firmowej w modelu „na zewnątrz” zostanie ona przeniesiona do jednego z obiektów Rhenus Data Office Polska, a poszczególne jednostki aktowe zostaną odpowiednio zewidencjonowane i zindeksowane poprzez nadanie im kodów kreskowych. Dzięki takiemu systemowemu rozwiązaniu możliwe stanie się śledzenie ruchów poszczególnych dokumentów z gwarancją pełnej przejrzystości wykonywanych działań. Z kolei w sytuacji, gdy niezbędne jest przechowywanie i archiwizacja dokumentów firmowych na terenie siedziby klienta, podzielimy się wiedzą fachową i wdrożymy standardowe procesy pracy (np. instrukcję kancelaryjną), co zapewni optymalizację kosztów i poprawę bezpieczeństwa.

przechowywanie dokumentów Białystok  - przechowywanie dokumentów Lublin
Certyfikaty jakości

Przechowywanie dokumentów - kto zajmuje się realizacją usługi?

W naszej działalności ogromne znaczenie mają precyzyjnie opracowane procedury. Ich przestrzeganie pozwala nam na realizowanie wszystkich usług zgodnie z normami, gwarantującymi wysoki poziom bezpieczeństwa. Nasza działalność nie byłaby jednak kompleksowa bez świetnie wyszkolonego personelu. Wykorzystujemy zdobycze nowoczesnych technologii, by zapewnić naszym Klientom profesjonalne przechowywanie dokumentów i sprawną obsługę. Istotny nadal pozostaje jednak czynnik ludzki. To dlatego z uwagą podchodzimy do tego, jak komponujemy naszą załogę. Weryfikujemy umiejętności, kompetencje i upewniamy się, że zadania związane z Państwa zasobami zostały przekazane prawdziwym profesjonalistom.

W firmie pracują jedynie osoby odpowiednio przeszkolone. Ich wiedza na temat środków bezpieczeństwa i aktualnych przepisów prawa umożliwia skuteczne nadzorowanie procesu przechowywania dokumentów. Eksperci nieprzerwanie czuwają nad bezpieczeństwem Państwa zbiorów. Chociaż stosujemy nowoczesne systemy zarządzania archiwum, pozwalające na modyfikację i weryfikację akt, Klienci doceniają także to, że w razie pytań mogą kontaktować się z profesjonalnym doradcą i szybko uzyskać odpowiedzi na wszystkie pytania.
 

Przechowywanie dokumentów a optymalizacja kosztów
 

Współpraca polegająca na przechowywaniu akt w zewnętrznym archiwum to zwiększona wygoda, sposób na zapanowanie nad chaosem w biurze i lepsze bezpieczeństwo informacji. Z takiego rozwiązania korzystają także firmy, dla których priorytetem jest zoptymalizowanie kosztów.

Wybór wyposażenia, wynajmowanie kolejnych przestrzeni z myślą o powiększającym się archiwum - to tylko część obowiązków, którymi mogą przestać zajmować się firmy, wybierające nasze usługi. Optymalizacja kosztów procesu obiegu dokumentów na tym się jednak nie kończy.

Przechowywanie akt poza firmą w dobrze zorganizowanym archiwum oznacza:

  1. sprawniejszy przepływ informacji;
  2. brak konieczności zatrudniania dodatkowego personelu;
  3. łatwiejsza i tańsza przeprowadzka biura;
  4. możliwość sprawnego skorzystania z innych rozwiązań z zakresu profesjonalnej organizacji dokumentów.

Wielu Klientów bardzo przychylnie podchodzi zwłaszcza do ostatniego punktu. Od lat działamy w branży i zdajemy sobie sprawę z tego, jak dużym ułatwieniem dla przedsiębiorstw jest możliwość współpracy z jednym, kompleksowo działającym usługodawcą, proponującym zróżnicowane, szeroko zakrojone wsparcie. Przechowywanie dokumentów z naszą firmą to sprawniejsza i tańsza organizacja digitalizacji i niszczenia. Usługi związane z zarządzaniem dokumentacją realizowane są zgodnie z planem określonym podczas konsultacji z Klientem. Podczas organizacji takich działań brana jest pod uwagę efektywność rozwiązań i wygoda usługobiorcy.


Atrakcyjne warunki cenowe
 

Dzięki temu, że specjalizujemy się w zarządzaniu dokumentacją, możemy wykorzystać efekt skali i zaproponować Państwu usługi w przystępnych cenach. Dysponujemy świetnym zapleczem analitycznym i specjalistyczną infrastrukturą, która pozwala nam szybko i wydajnie zająć się takimi zadaniami jak przechowywanie dokumentów. Z podobnym zaangażowaniem podchodzimy do realizacji innych obowiązków, przekazywanych nam przez Klientów.

Jak dokładnie wygląda współpraca z naszymi ekspertami? Co należy wiedzieć o cenniku usług? Jesteśmy tu po to, by w przejrzysty sposób przedstawić Państwu warunki oferty. Bezpieczeństwo, które oferujemy, wiąże się nie tylko z ochroną informacji. Oznacza także pewność, że wybrane przez Państwa usługi realizowane będą na jasnych zasadach, a podczas współpracy nie pojawią się żadne problemy z komunikacją.


Nie tylko przechowywanie akt, czyli kilka słów o archiwizacji
 

Rzetelna usługa przechowywania nie kończy się na umieszczeniu dokumentacji w dobrze zabezpieczonych obiektach, w których panuje optymalna temperatura i wilgotność. Firmowe archiwum spełnia swoją funkcję, jeśli jest użyteczne. Tutaj do akcji wkracza sztab naszych archiwistów, którzy z niezwykłą precyzją podchodzą do takich działań, jak:

  1. uformowanie chronologiczne i tematyczne akt;
  2. przyporządkowanie dokumentacji do właściwej grupy rzeczowej;
  3. wprowadzenie standardowego systemu oznaczeń, ułatwiającego szukanie akt i zarządzanie zbiorami.

Klienci, zlecający nam przechowywanie dokumentów mogą cieszyć się także pomocą z zakresu brakowania dokumentacji i niszczenia akt. Z przyjemnością opowiemy Państwu o każdym etapie realizacji tych usług i ustalimy indywidualnie dopasowany plan działania.


Co jest dla nas ważne?
 

Wiemy, że bezpieczne przechowywanie akt firmowych nierzadko bywa sporym wyzwaniem organizacyjnym. Konieczna jest znajomość aktualnych przepisów, ocena własnej infrastruktury pod kątem bezpieczeństwa, rozpoznanie czynników ryzyka i ewentualne wprowadzenie ulepszeń, które mogą okazać się kosztowne. Przechowywanie dokumentów z wyspecjalizowanym podmiotem pozwala uniknąć wszystkich tych problemów. Zaplanowaliśmy usługę w taki sposób, by Klient mógł zaangażować się w nią w jak najmniejszym stopniu. W rezultacie nasi odbiorcy mogą skupić swoją energię i czas na innych obowiązkach.

Już na samym początku dostarczamy Państwu wszystko, co niezbędne, by archiwizacja przebiegła zgodnie z planem. Zapewniamy pudła archiwizacyjne i  profesjonalne potwierdzenia odbioru. Z kolei dzięki regularnemu raportowaniu nasi odbiorcy mają przejrzyste informacje na temat swoich zbiorów, co pozwala im zachować pełną kontrolę nad archiwum przy minimalnym zaangażowaniu.

Z sukcesem wspieramy firmy, które chcą zadbać o profesjonalne zarządzanie dokumentacją i wykorzystać aktualne zdobycze technologiczne, by zapewnić swoim zbiorom jak najwyższe bezpieczeństwo. Serdecznie zachęcamy do dołączenia do grona usatysfakcjonowanych Klientów, którym udało się oszczędzić czas, pieniądze i zyskać poczucie bezpieczeństwa, wynikające z doskonale zabezpieczonych akt.

Kto korzysta z naszych usług?

Case Study badaj.to
Case Study Wyższa Szkoła Bankowa
Case study MZWiK Sulejówek
Case study Szkolnictwo wyższe
Case study Dussmann Polska
Case study Sektor FMCG
Case study POSTĘP
Case study Sektor lotniczy
Case study MZGK Karpacz
chevron_left
chevron_right
1
9

badaj.to

Dynamiczny rozwój firmy to także szybki wzrost liczby dokumentów wymagających archiwizacji. Kiedy zawierają one wrażliwe dane medyczne, wybór sposobu ich przechowywania i udostępniania staje się szczególnie istotny. Zaufany partner to w takiej sytuacji podstawa.
Zobacz Case Study

Wyższa Szkoła Bankowa

Wyższe Szkoły Bankowe to najczęściej wybierane uczelnie niepubliczne w Polsce. Wyższa Szkoła Bankowa w Poznaniu istnieje już od 1994 roku. Jak każda placówka szkolnictwa wyższego operowała i operuje znaczną liczbą dokumentów wymagających bezpiecznej i sprawnej obsługi.
Zobacz case study

MZWiK Sulejówek

Miejski Zakład Wodociągów i Kanalizacji w Sulejówku jest jednostką organizacyjną realizującą zadania Miasta Sulejówek w zakresie zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków. Przedsiębiorstwa z branży wodociągowej są stałymi klientami Rhenus Data Office Polska.
Zobacz case study

Szkolnictwo wyższe

Klienta i właściciela archiwum łączy długofalowa relacja wymagająca znacznie bliższego kontaktu i precyzyjnego określenia wzajemnych wymagań. W jej projektowaniu liczy się nie tylko zabezpieczenie dokumentów, lecz także zapewnienie klientowi i jego pracownikom sprawnego dostępu do potrzebnej w pracy dokumentacji.
Zobacz Case Study

Dussmann Polska

Klient, który oczekuje kompleksowej współpracy na różnych odcinkach zarządzania cyklem życia dokumentu, potrzebuje przede wszystkim efektywnych, przejrzystych i prostych rozwiązań. Połączenie archiwizacji, przechowywania i niszczenia pozwala zachować pełną kontrolę nad dokumentacją.
Zobacz Case Study

Sektor FMCG

Branża FMCG często mierzy się z problemem archiwizacji dokumentów w wielooddziałowej organizacji. Jednostki zapewniające dystrybucję towarów na terenie całej Polski regularnie generują dokumenty, które wymagają archiwizacji. Współpraca z profesjonalnym dostawcą usług pozwala zapanować nad ich ilością i różnorodnością, usprawnić procesy obsługi klienta i uwolnić z nich firmowe magazyny.
Zobacz Case Study

POSTĘP

Jak uporządkować i zewidencjonować 85 tysięcy kart pacjentów oraz 5 tysięcy akt osobowych, aby stworzyć funkcjonalne archiwum? Odpowiedź znajdziecie w studium przypadku współpracy Rhenus Data Office ze spółką POSTĘP ŚWIEBODZIN.
Zobacz Case Study

Sektor lotniczy

Efektywne i wydajne działanie archiwum zewnętrznego w dużej mierze uzależnione jest od elastyczności dostawcy, jego umiejętności dostosowania się do potrzeb klienta. Dobrze zaprojektowanie usługi powinny uwzględniać zarówno szczegółowe potrzeby klienta związane ze specyfiką przechowywanych dokumentów, jak również model jego pracy na archiwizowanym zbiorze.
Zobacz Case Study

MZGK Karpacz

Miejski Zakład Gospodarki Komunalnej w Karpaczu zajmuje się zbiorowym zaopatrywaniem w wodę i odprowadzaniem ścieków na terenie gminy Karpacz. Ponadto, zadania spółki to także zarządzanie nieruchomościami, licencjonowane zarządzanie wspólnotami mieszkaniowymi, zarządzanie lokalami stanowiącymi gminny zasób lokalowy oraz usługi remontowo- budowlane.
Zobacz case study