keyboard_arrow_up

Archiwizacja (porządkowanie) dokumentów i akt

archiwizacja dokumentów kadrowych

Profesjonalna archiwizacja

Profesjonalna archiwizacja dokumentów to sposób na uporządkowanie dokumentacji, efektywniejszą pracę zatrudnionych osób i sprawniejszą obsługę klientów. Właściwe zarchiwizowanie akt ułatwi Ci też przestrzeganie przepisów, związanych z okresem przechowywania dokumentów. Nasze wsparcie to również gwarancja odpowiedniego zabezpieczenia dokumentacji. Oprócz tego porządek pozwoli Ci lepiej zagospodarować biurową przestrzeń.

Jak wygląda proces świadczenia usługi archiwizacji dokumentów?

Proces świadczenia usługi archiwizacji dokumentów
Proces świadczenia usługi archiwizacji dokumentów

{CTA_PHONE}

{CTA_EMAIL}

POŻEGNAJ SIĘ Z CHAOSEM W TWOICH AKTACH

Profesjonalna archiwizacja to złożony proces, w którym najważniejsze jest przestrzeganie standardów, pozwalających na utrzymanie ładu informacyjnego.

Porządkując Twoje zbiory, sporządzimy ewidencję akt i zadbamy o brakowanie akt kategorii B. Nasza załoga zakwalifikuje dokumenty do odpowiedniej kategorii, grupy rzeczowej i uformuje zbiory chronologicznie i tematycznie.

W efekcie zyskasz pełną kontrolę nad swoją dokumentacją.

archiwizacja dokumentacji - archiwizacja akt - archiwizowanie dokumentów Katowice

ZASADY, KTÓRYMI KIERUJEMY SIĘ PODCZAS ARCHIWIZACJI

Naszym priorytetem jest stworzenie przejrzystego, funkcjonalnego archiwum. Aby osiągnąć ten efekt, bazujemy na standardowych, sprawdzonych zasadach, powszechnie wykorzystywanych w archiwistyce.

Eksperci, którzy zajmą się Twoimi zbiorami, mają doświadczenie w pracy z dokumentacją i priorytetowo traktują zasady bezpieczeństwa

Jesteśmy otwarci na kontakt z Klientami, dlatego jeśli masz jakiekolwiek pytania, dotyczące usługi archiwizacji, z przyjemnością rozwiejemy wszelkie wątpliwości.

archiwizacja dokumentów Kraków - archiwizowanie dokumentów Lublin
Certyfikaty jakości

Archiwizacja akt - o czym należy pamiętać?

Proces przechowywania i archiwizacji dokumentów to działania, które wymagają od przedsiębiorstwa dobrego przygotowania merytorycznego i technologicznego. Znajomość prawa oraz oraz uniwersalnych zasad archiwizacyjnych jest tu podstawą. Odpowiednie uporządkowanie zbiorów nie jest możliwe bez fachowego przygotowania. Śledzenie zmian prawnych to tylko jeden z problemów, z którymi borykają się firmy, samodzielnie przeprowadzające archiwizowanie akt. Oprócz tego należy liczyć się z faktem, że takie przedsięwzięcie może być czasochłonne i angażujące pod względem energii i kosztów. 

Od lat wspieramy naszych klientów w wywiązywaniu się z obowiązków dotyczących archiwizacji. Przestrzegamy przy tym obowiązującego prawa, zapewniając naszym odbiorcom pełne bezpieczeństwo i chroniąc ich przed przyszłymi problemami. Współpraca w tym zakresie z wyspecjalizowaną firmą to korzyści, które doceni każdy podmiot, niezależnie od branży, w której działa. Dostarczamy dopracowane usługi, pozwalające naszym klientom cieszyć się dostępem do profesjonalnie skonstruowanego archiwum.

Co grozi firmie, która nie zadba o właściwe porządkowanie dokumentów?

Zachowanie ładu w archiwum to lepsza organizacja pracy i łatwiejszy dostęp do informacji. Poprawnie uporządkowane zbiory to także sposób na uniknięcie ewentualnych kar finansowych. Profesjonalna archiwizacja dokumentów daje pewność, że podczas ewentualnej kontroli nie zostaną wykryte żadne nieprawidłowości. Firmy, które nie dopełniają swoich obowiązków na tym polu, nierzadko są obarczane odpowiedzialnością prawną. 

Wybór sprawdzonego partnera, mającego duże doświadczenie z zakresu porządkowania dokumentów, to najskuteczniejszy sposób na uniknięcie takich nieprzyjemności. Przekazanie tego ważnego obowiązku sprawdzonym specjalistom pozwala zabezpieczyć interesy firmy. Od zawsze w priorytetowy sposób traktujemy dobro naszych klientów. Usługa archiwizacji dokumentów została zaplanowana tak, aby nasi odbiorcy mogli czuć się bezpiecznie i bez przeszkód realizować swoje codzienne zadania.

Usługi archiwizacyjne - skuteczne i sprawne zarządzanie dokumentacją

Prawo nie nakłada na firmy konieczności korzystania z pomocy zewnętrznego usługodawcy, toteż część przedsiębiorstw decyduje się na samodzielną archiwizację dokumentów. Warto przeanalizować jednak swoje realne możliwości na tym polu. Archiwizacja akt jest zadaniem, do którego należy podejść z najwyższą ostrożnością. Ewentualne pomyłki mogą w wyraźny sposób obniżyć funkcjonalność archiwum i utrudnić m.in. przestrzegania terminów przechowywania akt.

Zależy nam na tym, by nasi klienci mogli sprawnie zarządzać swoją dokumentacją i w wybranym momencie mieli pełny wgląd w swoje zasoby. Fachowe porządkowanie zbiorów w prosty sposób przekłada się na większą sprawność procesów i oszczędność czasu. Z naszą pomocą bez trudu odnajdziesz interesujące Cię akta i zwiększysz swoją efektywność.

Usługi archiwizacji dokumentów a bezpieczeństwo akt

Praca z dokumentami zawierającymi wrażliwe dane wymaga ostrożności. Bez wdrożenia odpowiednich procedur bezpieczeństwa łatwo o uchybienia, mogące doprowadzić do wycieku informacji. Zależy nam na tym, by uchronić naszych klientów przed tego typu zagrożeniem. Wszystkie nasze usługi archiwizacyjne realizowane są z troską o bezpieczeństwo danych. W Rhenus:

  • przestrzegamy RODO
  • precyzyjnie planujemy cały proces, zabezpieczamy miejsce pracy i czuwamy nad przebiegiem archiwizacji
  • działamy zgodnie ze sprawdzonymi procedurami, dopracowanymi pod kątem ochrony danych

Archiwizacja akt w naszym wykonaniu to uporządkowane działania, którymi zajmuje się wyspecjalizowany zespół. Dzięki jego doświadczeniu i przygotowaniu merytorycznemu jesteśmy w stanie zagwarantować naszym odbiorcom dokładność i brak pomyłek. Takie podejście decyduje o tym, że nasze usługi archiwizacji dokumentów cieszą się dużym zaufaniem, a firmy, oprócz porządkowania, decydują się powierzyć nam także inne obowiązki. Przekazana nam dokumentacja jest w pełni bezpieczna, co pozwala klientowi bez przeszkód skupić się na innych obowiązkach.

Jak należy przeprowadzić porządkowanie dokumentów?

Firmy archiwizujące dokumenty zobowiązane są do przestrzegania określonych zasad. Istotne jest m.in. to by stosować się do uniwersalnych reguł, zapewniających ład informacyjny. Położyliśmy nacisk na to, by nasze usługi archiwizacyjne spełniały oczekiwania nowoczesnych przedsiębiorstw, chcących sprawnie zarządzać swoją dokumentacją. Podczas porządkowania dokumentacji sporządzimy ewidencję akt, przeprowadzimy brakowanie oraz zakwalifikujemy poszczególne dokumenty do właściwej kategorii i grupy rzeczowej. 

Tak uformowane zbiory stanowią solidną bazę, na której można rozszerzać archiwum, bez strachu o zaburzenie ładu. Segregujemy akta w taki sposób, by ułatwić naszym odbiorcom codzienną pracę. Dopracowana usługa archiwizacji dokumentów to zasługa dobrze przygotowanej kadry i sprawdzonych procedur. Wierzymy, że to dzięki temu połączeniu możemy zagwarantować Ci kompleksową pomoc, dopasowaną do Twoich potrzeb.

Sprawdzona firma archiwizacyjna - najważniejsze aspekty usługi

W Rhenus dbamy o to, aby każdy etap archiwizacji przebiegał sprawnie i był realizowany terminowo. Kluczem do udanej archiwizacji jest dokładność, cierpliwość i postępowanie zgodnie z procedurami. Zatroszczymy się o to, by bezbłędnie przeprowadzić grupowanie, oznaczanie i opisywanie dokumentacji. Dobra firma archiwizacyjna musi być świadoma, że w tym procesie nie może być dowolności - przepisy wymuszają określone postępowanie. Każda umowa, dokument pracowniczy, faktura i raport posiada w archiwum swoje własne miejsce. Specjaliści porządkujący akta muszą brać pod uwagę nie tylko aktualny, ale też i przyszły kształt archiwum. Klasyfikowanie i indeksowanie pomaga utrzymać ład i porządek, a to ułatwia pracę właściwie każdego działu. Profesjonalnie wykonana usługa archiwizacji dokumentów przekłada się na lepsze zarządzanie m.in. dokumentami:

  • księgowymi,
  • kadrowymi,
  • związanymi z BHP.

Realizacja procesu archiwizacji wymaga doskonałej organizacji i dużych pokładów czasu. Nie dziwi więc fakt, że wielu osobom ten proces jawi się jako zadanie niezwykle żmudne i problematyczne. Kompleksowa pomoc jest w tym przypadku na wagę złota. Jako doświadczony usługodawca dysponujemy infrastrukturą, pozwalającą na sprawne, terminowe i bezpieczne wykonanie zadania.

Pewność i bezpieczeństwo każdego dnia

Jeśli potrzebujesz pomocy w fachowej kontroli dokumentów, regularnym usuwaniu niepotrzebnych akt, zaplanowaniu kształtu archiwum i znalezieniu odpowiedniego miejsca dla poszczególnych dokumentów, zdaj się na naszą pomoc. Zespół Rhenus w wyczerpujący sposób przybliży Ci kształt usługi, dopasuje ją do potrzeb Twojego biznesu i zaprojektuje bezpieczne rozwiązania. Nasi klienci nie muszą martwić się o kwestie organizacyjne, dobrze zabezpieczoną przestrzeń czy o akcesoria niezbędne do archiwizacji dokumentów. Z przyjemnością zajmiemy się każdym aspektem porządkowania akt. Wszystko po to, byś mógł swobodnie przeszukiwać zbiory i świadomie stosować się do zaznaczonych w przepisach terminów przechowywania.

Kto korzysta z naszych usług?

Case Study badaj.to
Case Study Wyższa Szkoła Bankowa
Case study MZWiK Sulejówek
Case study Szkolnictwo wyższe
Case study Dussmann Polska
Case study Sektor FMCG
Case study POSTĘP
Case study Sektor lotniczy
Case study MZGK Karpacz
chevron_left
chevron_right
1
9

badaj.to

Dynamiczny rozwój firmy to także szybki wzrost liczby dokumentów wymagających archiwizacji. Kiedy zawierają one wrażliwe dane medyczne, wybór sposobu ich przechowywania i udostępniania staje się szczególnie istotny. Zaufany partner to w takiej sytuacji podstawa.
Zobacz Case Study

Wyższa Szkoła Bankowa

Wyższe Szkoły Bankowe to najczęściej wybierane uczelnie niepubliczne w Polsce. Wyższa Szkoła Bankowa w Poznaniu istnieje już od 1994 roku. Jak każda placówka szkolnictwa wyższego operowała i operuje znaczną liczbą dokumentów wymagających bezpiecznej i sprawnej obsługi.
Zobacz case study

MZWiK Sulejówek

Miejski Zakład Wodociągów i Kanalizacji w Sulejówku jest jednostką organizacyjną realizującą zadania Miasta Sulejówek w zakresie zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków. Przedsiębiorstwa z branży wodociągowej są stałymi klientami Rhenus Office Systems Poland.
Zobacz case study

Szkolnictwo wyższe

Klienta i właściciela archiwum łączy długofalowa relacja wymagająca znacznie bliższego kontaktu i precyzyjnego określenia wzajemnych wymagań. W jej projektowaniu liczy się nie tylko zabezpieczenie dokumentów, lecz także zapewnienie klientowi i jego pracownikom sprawnego dostępu do potrzebnej w pracy dokumentacji.
Zobacz Case Study

Dussmann Polska

Klient, który oczekuje kompleksowej współpracy na różnych odcinkach zarządzania cyklem życia dokumentu, potrzebuje przede wszystkim efektywnych, przejrzystych i prostych rozwiązań. Połączenie archiwizacji, przechowywania i niszczenia pozwala zachować pełną kontrolę nad dokumentacją.
Zobacz Case Study

Sektor FMCG

Branża FMCG często mierzy się z problemem archiwizacji dokumentów w wielooddziałowej organizacji. Jednostki zapewniające dystrybucję towarów na terenie całej Polski regularnie generują dokumenty, które wymagają archiwizacji. Współpraca z profesjonalnym dostawcą usług pozwala zapanować nad ich ilością i różnorodnością, usprawnić procesy obsługi klienta i uwolnić z nich firmowe magazyny.
Zobacz Case Study

POSTĘP

Jak uporządkować i zewidencjonować 85 tysięcy kart pacjentów oraz 5 tysięcy akt osobowych, aby stworzyć funkcjonalne archiwum? Odpowiedź znajdziecie w studium przypadku współpracy Rhenus Office Systems ze spółką POSTĘP ŚWIEBODZIN.
Zobacz Case Study

Sektor lotniczy

Efektywne i wydajne działanie archiwum zewnętrznego w dużej mierze uzależnione jest od elastyczności dostawcy, jego umiejętności dostosowania się do potrzeb klienta. Dobrze zaprojektowanie usługi powinny uwzględniać zarówno szczegółowe potrzeby klienta związane ze specyfiką przechowywanych dokumentów, jak również model jego pracy na archiwizowanym zbiorze.
Zobacz Case Study

MZGK Karpacz

Miejski Zakład Gospodarki Komunalnej w Karpaczu zajmuje się zbiorowym zaopatrywaniem w wodę i odprowadzaniem ścieków na terenie gminy Karpacz. Ponadto, zadania spółki to także zarządzanie nieruchomościami, licencjonowane zarządzanie wspólnotami mieszkaniowymi, zarządzanie lokalami stanowiącymi gminny zasób lokalowy oraz usługi remontowo- budowlane.
Zobacz case study