keyboard_arrow_up

Archiwizacja (porządkowanie) dokumentów i akt

archiwizacja dokumentów kadrowych

Profesjonalna archiwizacja

Profesjonalna archiwizacja dokumentów to sposób na uporządkowanie dokumentacji, efektywniejszą pracę zatrudnionych osób i sprawniejszą obsługę klientów. Właściwe zarchiwizowanie akt ułatwi Ci też przestrzeganie przepisów, związanych z okresem przechowywania dokumentów. Nasze wsparcie to również gwarancja odpowiedniego zabezpieczenia dokumentacji. Oprócz tego porządek pozwoli Ci lepiej zagospodarować biurową przestrzeń.

Jak wygląda proces świadczenia usługi archiwizacji dokumentów?

Proces świadczenia usługi archiwizacji dokumentów
Proces świadczenia usługi archiwizacji dokumentów

POŻEGNAJ SIĘ Z CHAOSEM W TWOICH AKTACH

Profesjonalna archiwizacja to złożony proces, w którym najważniejsze jest przestrzeganie standardów, pozwalających na utrzymanie ładu informacyjnego.

Porządkując Twoje zbiory, sporządzimy ewidencję akt i zadbamy o brakowanie akt kategorii B. Nasza załoga zakwalifikuje dokumenty do odpowiedniej kategorii, grupy rzeczowej i uformuje zbiory chronologicznie i tematycznie.

W efekcie zyskasz pełną kontrolę nad swoją dokumentacją.

archiwizacja dokumentacji - archiwizacja akt - archiwizowanie dokumentów Katowice

ZASADY, KTÓRYMI KIERUJEMY SIĘ PODCZAS ARCHIWIZACJI

Naszym priorytetem jest stworzenie przejrzystego, funkcjonalnego archiwum. Aby osiągnąć ten efekt, bazujemy na standardowych, sprawdzonych zasadach, powszechnie wykorzystywanych w archiwistyce.

Eksperci, którzy zajmą się Twoimi zbiorami, mają doświadczenie w pracy z dokumentacją i priorytetowo traktują zasady bezpieczeństwa

Jesteśmy otwarci na kontakt z Klientami, dlatego jeśli masz jakiekolwiek pytania, dotyczące usługi archiwizacji, z przyjemnością rozwiejemy wszelkie wątpliwości.

archiwizacja dokumentów Kraków - archiwizowanie dokumentów Lublin
Certyfikaty jakości

Niepoprawne przechowywanie dokumentów wiąże się z nieprzyjemnymi konsekwencjami. Zaliczyć można do nich m.in. kary finansowe. Nasze usługi wybierane są przez podmioty, które wolą uniknąć tego typu problemów. Archiwizacja dokumentów - Opole, o ile jest profesjonalnie przeprowadzona, to pewność, że w razie ewentualnej kontroli, nie zostaną wykryte żadne nieprawidłowości świadczące o nieprzestrzeganiu obowiązującego prawa (m.in. określonych okresów przechowywania).
 

Usługi archiwizacyjne - skuteczne i sprawne zarządzanie dokumentacją
 

W praktyce przekazanie takiego zadania sprawdzonemu usługodawcy oznacza spokój i poczucie bezpieczeństwa. Profesjonalne usługi archiwizacyjne mają jednak znacznie więcej korzyści. Przedsiębiorstwa korzystające z zaawansowanej pomocy mogą liczyć także na to, że wszystkie procesy, związane z zarządzaniem dokumentacją będą zachodziły efektywniej. Prawidłowa archiwizacja akt w wielu przypadkach oznacza więc także oszczędność czasu oraz większą sprawność procesów, w których znaczenie ma szybki, bezproblemowy dostęp do konkretnych dokumentów.


Bezpieczeństwo podczas archiwizacji akt - Archiwizowanie dokumentów Białystok
 

Każde porządkowanie dokumentacji firmowej wymaga zachowania określonych procedur bezpieczeństwa. Akta zawierają wrażliwe dane, toteż należy postępować z nimi ostrożnie, pamiętając o RODO. Szczególnie archiwizacja pokaźnych zbiorów dokumentów może być sporym utrudnieniem dla przedsiębiorstw, którzy chcą zająć się tym obowiązkiem na własną rękę.

Aby samodzielnie przeprowadzić takie zadanie, nie wystarczy jedynie fachowa wiedza, dotycząca zasad bezpiecznej archiwizacji. Należy posiadać także świetne umiejętności organizacyjne, określić plan działań oraz właściwie zabezpieczyć miejsce pracy. Absolutnie nie może wkraść się tutaj chaos, bo każda pomyłka może oznaczać problemy w przyszłości - trudności w odnalezieniu konkretnych akt, zbyt późne lub przedwczesne przeznaczenie dokumentów do utylizacji itp.

Klienci, zlecający nam archiwizowanie dokumentów - Opole nie muszą martwić się o bezpieczeństwo procesu. Doświadczenie, zaangażowanie i precyzja działania decydują o tym, że każda informacja zawarta w powierzanych nam aktach jest odpowiednio chroniona. Nasi eksperci precyzyjnie zaplanują przebieg archiwizacji, priorytetowo traktując ochronę danych osobowych i innych firmowych sekretów.


Usługi archiwizacyjne - stawiamy na precyzję
 

W archiwizacji nie ma miejsca na pośpiech, zaniedbania czy niedokładność. Jeśli podejdzie się do tego obowiązku bez odpowiedniej precyzji, bardzo łatwo będzie o pomyłkę. Ta może wiązać się z poważnymi skutkami, w postaci np. błędów w ewidencji akt czy w nieprawidłowym przyporządkowaniu dokumentacji do grupy rzeczowej.

Archiwizacja akt jest zadaniem, do którego podchodzimy w pełni profesjonalnie. Przy każdym zleceniu wykorzystujemy zgromadzoną przez lata wiedzę i nabyte kompetencje. Zdajemy sobie sprawę, że osoby, które decydują się na nasze usługi, oczekują dokładności i niezawodności. Nasi specjaliści to eksperci, posiadający rozległą wiedzę na temat profesjonalnego porządkowania zbiorów. Archiwizacja dokumentów - Częstochowa  w ich wykonaniu przebiega sprawnie i z najwyższą starannością.

Co jeszcze jest ważne w naszej pracy?

Usługi, które proponujemy, składają się z wielu etapów. Dzięki właściwej organizacji i wielokrotnemu przeprowadzaniu archiwizacji, również na dużą skalę, jesteśmy w stanie w profesjonalny sposób zaplanować każdy z nich, nadzorować ich przebieg, a następnie zweryfikować, czy zlecenie zostało wykonane poprawnie. Taka dokładność jest niezwykle ważna, bo to ona decyduje o jakości realizowanego zadania. Jesteśmy dumni z tego, że możemy zaproponować naszym klientom rzetelną, w pełni profesjonalną pomoc w porządkowaniu zbiorów. To zaangażowanie dotyczy nie tylko takich usług jak archiwizowanie dokumentów Częstochowa, ale także innych elementów naszej oferty.


Jak przebiega archiwizacja akt?
 

Rzetelne wykonanie usługi oznacza precyzyjne przeprowadzenie każdego z etapów archiwizacji. Nasz zespół zatroszczy się o:

  1. sporządzenie ewidencji akt;
  2. brakowanie akt kategorii B;
  3. kwalifikację dokumentów do odpowiedniej kategorii, grupy rzeczowej;
  4. uformowanie zbiorów chronologicznie i tematycznie.

Wszystkie te czynności przeprowadzane z myślą o przyszłej wygodzie klienta. Koniec z chaosem i niepełnymi informacjami dotyczącymi zawartości Twojego archiwum. Z naszą pomocą zyskasz pełną kontrolę nad zgromadzoną dokumentacją, co oznacza nie tylko sprawniejsze zarządzanie firmą i wywiązywanie się z obowiązków, narzuconych przez prawo, ale także codzienne poczucie komfortu i pewności.


Kto wybiera nasze usługi archiwizacyjne?
 

Współpracują z nami podmioty, działające w różnych branżach. Wśród nich znaleźć można m.in. wielkie przedsiębiorstwa o zasięgu krajowym i międzynarodowym. Profesjonalna archiwizacja dokumentów Białystok jest usługą, na którą decydują się także średnie i małe firmy. Do grona naszych odbiorców zaliczyć można również instytucje administracji rządowej i samorządowej. Chociaż te podmioty różnią się specyfiką i zasięgiem działania, jest coś, co je łączy. To potrzeba rzetelnie skonstruowanego archiwum, ułatwiającego pracę, właściwie zabezpieczenie akt oraz lepsze zagospodarowanie przestrzeni biurowej.


Archiwizacja akt - doradztwo wyspecjalizowanego zespołu
 

Wiele przedsiębiorstw podejmuje z nami stałą współpracę, zlecając nam różnorodne działania z zakresu zarządzania dokumentacją. Archiwizacja dokumentów - Kielce oraz archwizacja akt to tylko część naszej oferty. Swoje usługi zaplanowaliśmy tak, aby w kompleksowy sposób wspomóc klientów w archiwizacji, przechowywaniu, digitalizacji i utylizacji dokumentów. Z naszą pomocą możesz sprawnie zaplanować każdy z tych procesów, otrzymując fachową pomoc w jednym miejscu, bez konieczności nawiązywania współpracy z kilkoma podmiotami. Z przyjemnością udzielimy dodatkowych informacji o ofercie, zaprezentujemy jej szczegóły oraz pomożemy dobrać poszczególne usługi do określonych potrzeb i oczekiwań. Serdecznie zapraszamy do kontaktu z naszą obsługą.

Archiwizacja dokumentów Rzeszów - Rhenus Data - Archiwizowanie dokumentów Rzeszów - Oprócz usług archiwizacji oferujemy również usługi rodzaju skanowanie dokumentacji Kielce.

Kto korzysta z naszych usług?

Case Study badaj.to
Case Study Wyższa Szkoła Bankowa
Case study MZWiK Sulejówek
Case study Szkolnictwo wyższe
Case study Dussmann Polska
Case study Sektor FMCG
Case study POSTĘP
Case study Sektor lotniczy
Case study MZGK Karpacz
chevron_left
chevron_right
1
9

badaj.to

Dynamiczny rozwój firmy to także szybki wzrost liczby dokumentów wymagających archiwizacji. Kiedy zawierają one wrażliwe dane medyczne, wybór sposobu ich przechowywania i udostępniania staje się szczególnie istotny. Zaufany partner to w takiej sytuacji podstawa.
Zobacz Case Study

Wyższa Szkoła Bankowa

Wyższe Szkoły Bankowe to najczęściej wybierane uczelnie niepubliczne w Polsce. Wyższa Szkoła Bankowa w Poznaniu istnieje już od 1994 roku. Jak każda placówka szkolnictwa wyższego operowała i operuje znaczną liczbą dokumentów wymagających bezpiecznej i sprawnej obsługi.
Zobacz case study

MZWiK Sulejówek

Miejski Zakład Wodociągów i Kanalizacji w Sulejówku jest jednostką organizacyjną realizującą zadania Miasta Sulejówek w zakresie zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków. Przedsiębiorstwa z branży wodociągowej są stałymi klientami Rhenus Data Office Polska.
Zobacz case study

Szkolnictwo wyższe

Klienta i właściciela archiwum łączy długofalowa relacja wymagająca znacznie bliższego kontaktu i precyzyjnego określenia wzajemnych wymagań. W jej projektowaniu liczy się nie tylko zabezpieczenie dokumentów, lecz także zapewnienie klientowi i jego pracownikom sprawnego dostępu do potrzebnej w pracy dokumentacji.
Zobacz Case Study

Dussmann Polska

Klient, który oczekuje kompleksowej współpracy na różnych odcinkach zarządzania cyklem życia dokumentu, potrzebuje przede wszystkim efektywnych, przejrzystych i prostych rozwiązań. Połączenie archiwizacji, przechowywania i niszczenia pozwala zachować pełną kontrolę nad dokumentacją.
Zobacz Case Study

Sektor FMCG

Branża FMCG często mierzy się z problemem archiwizacji dokumentów w wielooddziałowej organizacji. Jednostki zapewniające dystrybucję towarów na terenie całej Polski regularnie generują dokumenty, które wymagają archiwizacji. Współpraca z profesjonalnym dostawcą usług pozwala zapanować nad ich ilością i różnorodnością, usprawnić procesy obsługi klienta i uwolnić z nich firmowe magazyny.
Zobacz Case Study

POSTĘP

Jak uporządkować i zewidencjonować 85 tysięcy kart pacjentów oraz 5 tysięcy akt osobowych, aby stworzyć funkcjonalne archiwum? Odpowiedź znajdziecie w studium przypadku współpracy Rhenus Data Office ze spółką POSTĘP ŚWIEBODZIN.
Zobacz Case Study

Sektor lotniczy

Efektywne i wydajne działanie archiwum zewnętrznego w dużej mierze uzależnione jest od elastyczności dostawcy, jego umiejętności dostosowania się do potrzeb klienta. Dobrze zaprojektowanie usługi powinny uwzględniać zarówno szczegółowe potrzeby klienta związane ze specyfiką przechowywanych dokumentów, jak również model jego pracy na archiwizowanym zbiorze.
Zobacz Case Study

MZGK Karpacz

Miejski Zakład Gospodarki Komunalnej w Karpaczu zajmuje się zbiorowym zaopatrywaniem w wodę i odprowadzaniem ścieków na terenie gminy Karpacz. Ponadto, zadania spółki to także zarządzanie nieruchomościami, licencjonowane zarządzanie wspólnotami mieszkaniowymi, zarządzanie lokalami stanowiącymi gminny zasób lokalowy oraz usługi remontowo- budowlane.
Zobacz case study