keyboard_arrow_up

Archiwizacja i przechowywanie

Prowadząc działalność rynkową, firmy tworzą, otrzymują i przetwarzają setki, a nawet tysiące dokumentów fizycznych i elektronicznych. Poszczególni pracownicy mający dostęp do treści tych dokumentów i zazwyczaj korzystają z nich na bieżąco, nie mając świadomości, jak istotne jest prowadzenie właściwej archiwizacji. Może to potencjalnie skutkować wyciekami i naruszeniami integralności informacji i danych, trudnościami w ich odnajdywaniu, czy zbędnym przechowywaniem dokumentów po upływie określonego czasu – we wszystkich tych sytuacjach przyczyniając się do ponoszenia niepotrzebnych kosztów. Według badań (np. Veritas), ok. 1/3 przechowywanych informacji i danych nie przekłada się na żadną wartość dla przedsiębiorstwa, najczęściej zalegając w archiwach czy na serwerach, podnosząc koszty operacyjne. Ta trzecia część informacji i danych to tzw. „zgnilizna” (z angielska „ROT”: Redundant/Obsolete/Trivial, czyli zbędne/nieaktualne/trywialne). 

Dlatego tak ważne jest wdrażanie kompleksowych zasad zarządzania oraz archiwizacji dokumentów i informacji, bez względu na nośnik. W ostatnich latach najczęściej odbywa się to w ramach koncepcji zwanej z angielska information governance, czyli ładem informacyjnym, który obejmuje szereg regulaminów oraz dobrych praktyk. Poprawne ich wdrożenie i zastosowanie zapewni ochronę treści przed ewentualnymi wyciekami i naruszeniami integralności, a także prawidłowy i szybki dostęp do danych dla upoważnionych użytkowników. Niebagatelnym czynnikiem w procesie jest ponadto rozważenie różnicy kosztów związanych z przechowywaniem dokumentów we własnej siedzibie względem oferty profesjonalnego usługodawcy, który, dysponując archiwami wysokiego składowania poza ścisłym centrum miast, jest w stanie zamienić koszty stałe na zmienne.

Skontaktuj się z nami!

Dowiedz się, jak możemy pomóc Ci chronić Twoje najcenniejsze zasoby!

Kontakt
Skontaktuj się z nami

Najnowsze artykuły z bazy wiedzy

Test z archiwizacji - jak z przechowywaniem dokumentów radzą sobie szkoły i przedszkola?
MWA, barkody, pojemniki – jak zadbać o kontrolę procesu niszczenia?
Jak skutecznie przeprowadzić digitalizację w firmie i nie zatrzymać się w połowie drogi? 3 kroki, które uchronią Cię przed niepowodzeniem
Z biura do domu - nowe modele biznesowe. Szanse i zagrożenia
Proekologiczne strategie zarządzania cyklem życia dokumentu. Co się dzieje ze ścinkami po ich zniszczeniu?
chevron_left
chevron_right
1
5
Artykuły

Test z archiwizacji - jak z przechowywaniem dokumentów radzą sobie szkoły i przedszkola?

Czytaj więcej
Artykuły

MWA, barkody, pojemniki – jak zadbać o kontrolę procesu niszczenia?

Czytaj więcej
Artykuły

Jak skutecznie przeprowadzić digitalizację w firmie i nie zatrzymać się w połowie drogi? 3 kroki, które uchronią Cię przed niepowodzeniem

Czytaj więcej
Artykuły

Z biura do domu - nowe modele biznesowe. Szanse i zagrożenia

Czytaj więcej
Artykuły

Proekologiczne strategie zarządzania cyklem życia dokumentu. Co się dzieje ze ścinkami po ich zniszczeniu?

Czytaj więcej