Używamy cookies do śledzenia Twojej aktywności w naszym serwisie. Pamiętaj, że Twoją prywatność traktujemy bardzo poważnie. Zapoznaj się z naszą polityką prywatności.

Zgadzam się

Nasze lokalizacje

Tutaj możesz wyszukać lokalizacje w których jest obecna Grupa Rhenus. Możesz nas znaleźć wybierając kraj, konkretną lokalizację Rhenus, obszar biznesowy, a także Twoją lokalizację.

Skanowanie i indeksacja dokumentów

Wiedza zachowana w postaci fizycznej

W XXI wieku dokumenty coraz częściej tworzone są w postaci cyfrowej, np. jako maile czy jako pliki MS Word lub MS Excel, i w tej postaci obsługiwane i przesyłane między użytkownikami. To jednak nie oznacza, że wszystkie zasoby informacyjne w przedsiębiorstwie, które zostały utworzone przed dokonaniem się cyfrowej rewolucji, mogą zostać odłożone do przechowywania wieczystego – część z nich nadal będzie potrzebna do prowadzenia codziennych działań operacyjnych.

Może okazać się jednakże, że dostęp do tych dokumentów, taśm, filmów, mikrofisz czy rysunków technicznych w postaci fizycznej będzie utrudniony, choćby z uwagi na odległość jednostki od archiwum czy braki kompetencji pracowników działu zasobów informacyjnych w odnajdywaniu i dostarczaniu właściwych nośników do potrzebujących ich użytkowników. Wiąże się to ponadto z ogromną czasochłonnością procesu.

Digitalizacja jako droga do nowoczesności

Rozwiązaniem może okazać się zeskanowanie całości lub części istniejących zasobów informacyjnych, takich jak wspomniane dokumenty czy rysunki techniczne, odpowiednie ich zaindeksowanie, czyli opisanie w celu łatwego ich odnalezienia w bazie danych dokumentów, co spowoduje, że użytkownicy nie będą musieli długo oczekiwać na dostawę zamówienia z archiwum. Wystarczy dostęp do stosownego narzędzia do zarządzania dokumentami (DMS – document management system), w którym już po kilku chwilach odnajdziemy poszukiwane zasoby w wersji cyfrowej i będziemy je mogli wydrukować lub przesłać na dowolne urządzenie.

Korzyści skanowania i digitalizacji dokumentów firmowych to przede wszystkim:

  • stworzenie uporządkowanej struktury dokumentów, która umożliwia łatwy dostęp do danych w archiwum elektronicznym w trybie 24/7
  • gwarancja jednoczesnej, efektywnej pracy z dokumentami
  • skrócenie czasu pracy związanego z przetwarzaniem dokumentów
  • eliminacja kosztów wewnętrznych dystrybucji dokumentów papierowych
  • ograniczenie kosztów związanych z drukowaniem, kopiowaniem i wysyłką dokumentów
  • gwarancja wysokiego poziomu bezpieczeństwa firmowych zasobów informacyjnych

Wydrukuj