Używamy cookies do śledzenia Twojej aktywności w naszym serwisie. Pamiętaj, że Twoją prywatność traktujemy bardzo poważnie. Zapoznaj się z naszą polityką prywatności.

Zgadzam się

Nasze lokalizacje

Tutaj możesz wyszukać lokalizacje w których jest obecna Grupa Rhenus. Możesz nas znaleźć wybierając kraj, konkretną lokalizację Rhenus, obszar biznesowy, a także Twoją lokalizację.

Elektroniczna teczka osobowa

Przetwarzanie informacji kadrowych

Dział personalny jest jednym z najlepiej zorganizowanych działów w każdej firmie, a jego pracownicy wiedzą, iż pojedynczy błąd może prowadzić do niezadowolenia, a być może nawet demotywacji końcowego odbiorcy ich usługi, czyli pracownika. Może się też zdarzyć, że w przypadku nieścisłości lub braków w dokumentacji przedsiębiorstwo narażone zostanie na ryzyko kar administracyjnych. Stąd raczej niespieszne działania pracowników HR, dążących do zapewnienia jak najwyższego poziomu staranności.

W obecnych czasach takie tempo pracy jest jednak nie do zaakceptowania, i mimo napływu dużych ilości dokumentów do działu kadr w jednym przedziale czasowym, na pracowników wywierana jest coraz większa presja czasu. Badania pokazują, że obsługa kadrowa w oparciu o papierową teczkę osobową ograniczona jest do ok. 200 zatrudnionych miesięcznie.

Akta osobowe w XXI wieku

Rozwiązaniem pozwalającym na efektywne zarządzanie bieżącymi zdarzeniami kadrowymi i płacowymi i diametralnie usprawniającym życie działu personalnego jest elektroniczna teczka osobowa (ETO). Po zeskanowaniu i opisaniu zasobu aktywnych akt osobowych teczki papierowe przekształcane są na szybko dostępną i łatwą w użyciu formę elektroniczną. Po tym następuje optymalizacja procesu przetwarzania zdarzeń kadrowo-płacowych, które powstają w miejscu świadczenia pracy zatrudnionego.

Elektroniczna teczka osobowa w szczególności polecana jest dużym organizacjom posiadającym rozproszoną strukturę, gdzie dokumentacja powstaje fizycznie w wielu miejscach, a jej nieregularne przekazywanie do centralnego miejsca przetwarzania sprawia trudności w codziennym załatwianiu spraw, powoduje opóźnienia w jego realizacji oraz zwiększenie kosztów poprzez konieczność częstego transportu oraz nieregularnego rozkładu pracy. To również atrakcyjne rozwiązanie dla podmiotów zewnętrznych, świadczących usługę naliczania wynagrodzeń.

Korzyści zastosowania elektronicznej teczki osobowej to przede wszystkim:

  • możliwość uzyskania informacji zarządczej o kompletności (lub brakach) teczek osobowych
  • pełna audytowalność pracy z elektroniczna teczka osobową – kontrola nad historią logowania i wykonanych na dokumentach czynności
  • wzrost efektywności pracy, przy jednoczesnym zachowaniu odpowiedniej jej jakości – pojedynczy pracownik działu personalnego korzystający z ETO będzie w stanie rozliczyć zdarzenia kadrowo-płacowe nawet dla 1000 osób
  • oszczędność czasu pracowników personalnych, który można przeznaczyć na pracę z ludźmi w postaci szkoleń, dalszego rozwoju kompetencji, czy innowacyjnych i strategicznych projektów HR.

 

 

Wydrukuj

Kontakt

Rhenus Data Office
Polska Sp. z o.o.

al. Katowicka 66,
05-830 Nadarzyn,
Polska
telefon: +48 / 801 013 014
faks: +48 / 22 715 0 717
e-mail: info@rhenus-data.pl