Bezpieczna relokacja archiwów

Uwarunkowania prawne lub organizacyjne skłaniają wiele przedsiębiorstw do podjęcia decyzji o przechowywaniu dokumentacji służbowej w siedzibie firmy. Jednak archiwizacja wewnętrzna to często znaczące przedsięwzięcie, którego koszty obejmują zasoby pracownicze oraz stosowne rozwiązania informatyczne, jak i odpowiednią infrastrukturę techniczną. Rozwiązania te mają wiele zalet, lecz czasami mogą nastręczać problemów, chociażby w sytuacji, gdy firma zmienia siedzibę, a wraz z nią nieodzowna jest przeprowadzka zgromadzonego zasobu archiwalnego.

Jak wygląda transport dokumentów w wykonaniu Rhenus Data Office Polska

Transport dokumentów, a przede wszystkim transport dokumentów archiwalnych, może być procesem uciążliwym i pracochłonnym. Bardzo ważne jest, by dokumenty, które wymagają przeniesienia, w tym te najcenniejsze, zostały odpowiednio zabezpieczone oraz wypakowane w taki sposób, by nie została zaburzona ich pierwotna struktura ułożenia, sortowania. W Rhenus Data Office Polska wszystkie te czynniki są wzięte pod uwagę. Usługa transportu i relokacji archiwów obejmuje:

• przygotowanie materiałów w siedzibie klienta;
• pakowanie dokumentów do kartonów archiwizacyjnych przez konwojentów Rhenus Data Office Polska zgodnie ze wskazaniami klienta według ustalonego klucza;
• transport dokumentów pod okiem zawodowego konwojenta specjalistycznym samochodem ciężarowym monitorowanym systemem GPS;
• wypakowanie i ułożenie dokumentów zgodnie z ustaloną topografią nowego archiwum.

• oszczędność czasu pracowników, gdyż usługa nie wymaga ich zaangażowania;
• przeprowadzka archiwum uwzględnia specyficzne potrzeby klienta i jest realizowana w oparciu o uzgodniony harmonogram;
• każdy transport jest ubezpieczony, a wszystkie odbiory dokumentów potwierdzane są protokołem;
• dostęp do dokumentów możliwy jest również w trakcie przeprowadzki, a sam transport dokumentacji nie zakłóca normalnej pracy firmy;
• najwyższy stopień zabezpieczenia dokumentów i poprawa jakości obsługi;
• możliwość transportu i relokacji także bardzo dużych archiwów we wskazane miejsce bez zakłóceń codziennej pracy przedsiębiorstwa.