Przetwarzanie dokumentów w procesach back-office

Back-office to konieczność, ale i znaczące obciążenie

Outsourcing to dziś jedna z najszybciej rozwijających się dziedzin gospodarki w Polsce. Wszyscy już o niej słyszeli i wiedzą, że ten kto nie outsourcuje, nie oszczędza, pozwalając wyprzedzić się konkurencji. Outsourcingowi podlegają nie tylko proste usługi, takie jak sprzątanie czy ochrona obiektów, ale coraz bardziej złożone procesy, takie jak obsługa czynności kadrowych i płacowych, podróży służbowych, czy przetwarzanie dokumentów typowych dla danej branży, jak choćby listy przewozowe czy zgłoszenia celne.

Outsourcing może stać się kluczem do sukcesu w działaniach przedsiębiorstwa, ponieważ dzięki wydaniu wybranych procesów na zewnątrz ujawnia się dodatkowy potencjał na rozwijanie własnej działalności podstawowej (core business) i lepszą, a co za tym idzie, szybszą obsługę klienta, co w sposób oczywisty zapewnia przewagę nad konkurentami.

Outsourcing jako rozwiązanie

Wszystkie procesy stanowiące obciążenie dodatkowe dla innowacyjnego rozwoju przedsiębiorstwa można przekazać wyspecjalizowanemu usługodawcy, który w ramach umowy i zgodnie z ustaleniami poziomu obsługi SLA dokona stosownego ich realizacji. Proces ten może obejmować wszystkie lub wybrane z poniższych czynności:
• odbiór dokumentów fizycznych z wyznaczonego miejsca i przewiezienie ich do centrum przetwarzania,
• zeskanowanie wraz z nadaniem stosownych kodów śledzących,
• OCR skanów i ekstrakcja danych,
• przetwarzanie danych w systemie,
• dostarczenie zbiorów danych w wybranych formatach,
• archiwizacja i przechowywanie dokumentów fizycznych w bezpiecznym archiwum.

Korzyści wydania przetwarzania dokumentów usługodawcy zewnętrznemu to przede wszystkim:

• rezygnacja z obciążenia procesami nietworzącymi wartości
• koncentracja na działalności podstawowej przedsiębiorstwa i rozwijanie innowacyjnej oferty dla klienta
• skrócenie czasu pracy związanego z przetwarzaniem dokumentów
• uzyskanie przewagi konkurencyjnej