Obsługa korespondencji

Kancelaria pocztowa – serce obiegu informacji w firmie

Koncepcja kancelarii pocztowej znana i praktykowana jest od dziesięcioleci – dziś jednak ulega przeobrażeniu w kancelarię cyfrową, której rola z roku na rok staje się coraz bardziej nieoceniona, stanowiąc serce obiegu dokumentów w firmie. Zadaniem kancelarii jest przyjmowanie, rejestracja i rozdzielanie pism wpływających, a także przygotowanie, rejestracja i wysyłanie pism wychodzących – te zadania, często niewidoczne dla przeciętnego pracownika, odgrywają kluczową rolę w procesach zachodzących w przedsiębiorstwie, gdyż decydują o jakości i tempie przepływu informacji, gwarantując dostarczanie pism i odpowiedzi na nie na czas.

Przetwarzanie korespondencji i dokumentów przez kancelarię cyfrową

Nowoczesna kancelaria cyfrowa przyjmuje wszystkie przychodzące do przedsiębiorstwa pisma w postaci fizycznej (np. listy, faktury, formularze, reklamacje) i cyfrowej (np. maile i wiadomości z formularzy kontaktowych), a następnie dokonuje ich odpowiedniej dekretacji. Dokumenty fizyczne podlegają zeskanowaniu i ekstrakcji wybranych danych, a wszystkie, bez względu na postać, zaindeksowaniu i umieszczeniu w archiwum cyfrowym. Stamtąd stosowne dokumenty rozsyłane są do właściwych odbiorców – osób lub jednostek organizacyjnych.

Korespondencja wychodząca z kolei podlega podobnemu przetworzeniu, a kancelaria pocztowa może realizować wszelkie zadania związane z codzienną wysyłką pism i listów czy paczek. Może ponadto zapewnić wewnętrzną usługę kurierską z gwarancją stabilności oraz przejrzystości procesu, dopasowanego do bieżących potrzeb zleceniodawcy. Atrakcyjnym uzupełnieniem działań kancelarii cyfrowej jest realizacja nietypowych akcji mailingowych, obsługa centrum kopii i druku czy recepcji.

Korzyści wdrożenia kancelarii cyfrowej to przede wszystkim:

• optymalizacja procesu związanego z zarządzaniem korespondencją
• automatyczne wprowadzanie wszystkich pism do archiwum cyfrowego
• możliwość wyboru miejsca świadczenia usługi na terenie firmy przez oddelegowanych pracowników lub w siedzibie usługodawcy
• możliwość przetwarzania listów i przesyłek przekazywanych przez doręczycieli lub odbieranych z poczty, ewentualnie skrytki pocztowej
• redukcja kosztów przesyłek i opłat pocztowych w wyniku ich konsolidacji i optymalizacji