Obsługa archiwum zakładowego

Profesjonalne wsparcie wewnętrznych procesów przechowywania dokumentów

Ze względów prawnych lub organizacyjnych wiele przedsiębiorstw decyduje się na przechowywanie dokumentów w siedzibie firmy. Sytuacja ta wymusza podjęcie znaczącej inwestycji, której koszty obejmują zasoby pracownicze oraz stosowne rozwiązania informatyczne, jak i odpowiednią infrastrukturę techniczną archiwum. Czasem trudno jednak wykonać wszystkie te działania we własnym zakresie, a zatem dobrą decyzją może być podjęcie współpracy z profesjonalista, który posiada specjalistyczną wiedzę, know-how branżowy i znajomość procesów archiwizacyjnych.

Wyższa wydajność dzięki outsourcingowi usług

Zapewnienie i ustawienie systemów regałowych, wdrożenie rozwiązań związanych z zabezpieczeniami, jak również możliwość zastosowania topologii archiwum i systemu dostępu do plików zgodnych z oczekiwaniami w ramach ładu informacyjnego (information governance) to prawdopodobnie największe wyzwania, jakie stają przed firmami decydującymi się na organizację archiwum we własnej siedzibie. Wyspecjalizowany dostawca dokona przejęcia zasobów informacyjnych, a dzięki posiadanemu doświadczeniu będzie w stanie zapewnić klientowi obniżenie kosztów oraz znaczącą poprawę efektywności zarządzania zasobami archiwalnymi.

Elastyczność wdrażanych rozwiązań archiwizacyjnych

Dzięki elastycznej strukturze wewnętrznej jesteśmy w stanie szybko reagować na zmiany. W przypadku decyzji o zmianie przeznaczenia powierzchni dotychczas wykorzystywanej na potrzeby firmowego archiwum, możliwe jest szybkie przeniesienie, zgodnie z odpowiednimi zapisami dotyczącymi poziomu obsługi, zasobów przedsiębiorstwa do jednego z archiwów Rhenus Data Office Polska.

Korzyści prowadzenia archiwum zakładowego przez wyspecjalizowanego usługodawcę:

• optymalne wykorzystanie dostępnej powierzchni magazynowej
• oszczędność czasu i ograniczenie ryzyka dzięki profesjonalnym rozwiązaniom w dziedzinie zarządzania dokumentami
• minimalizacja i przejrzystość kosztów oraz rozliczanie ich na poszczególne MPK
• szybka obsługa użytkowników dzięki stałemu dostępowi do dokumentów za pośrednictwem platformy online
• spełnienie wymogów prawnych związanych z bezpieczeństwem danych
• ochrona dokumentów przed dostępem osób nieupoważnionych w wyniku wdrożenia zasad ładu informacyjnego