Nasze lokalizacje

Tutaj możesz wyszukać lokalizacje w których jest obecna Grupa Rhenus. Możesz nas znaleźć wybierając kraj, konkretną lokalizację Rhenus, obszar biznesowy, a także Twoją lokalizację.

Zlecenie niszczenia dokumentów firmie zewnętrznej. Co musisz wiedzieć?

Niszczenie dokumentów w firmie to czynność niezbędna i powtarzana cyklicznie. W każdym przedsiębiorstwie przepływ dokumentacji zawierającej wszelakie dane (w tym dane wrażliwe) jest naprawdę duży i wymaga sporej wiedzy dotyczącej archiwizacji i przechowywania, jak również bezpiecznej utylizacji zbędnych akt. 

Niektórzy przedsiębiorcy - szczególnie ci, którzy prowadzą biznes na mniejszą skalę - decydują się na realizację zadania niszczenia dokumentów samodzielnie, ale im większy rozmiar firmy, tym wyzwanie to zaczyna przysparzać coraz większych problemów. Dodatkowo, wraz z wejściem w życie Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO), proces ten obłożony jest dodatkowymi obostrzeniami prawnymi. 


W sytuacji, gdy wyzwanie utylizacji dokumentów staje się coraz bardziej uciążliwe i kosztowne, wiele firm decyduje się na pomoc profesjonalnej firmy, która specjalizuje się w tego typu usługach. Co trzeba wiedzieć przed zleceniem takiego zadania na zewnątrz? 


Jak sporządzić umowę niszczenia dokumentów przez zewnętrzną firmę?

Podstawą w kwestii zlecenia utylizacji dokumentów zawierających dane osobowe jest sporządzenie odpowiedniej umowy, która w jasny sposób określi przedmiot usługi, jak również będzie spełniać wszystkie wymogi prawne. 

Umowa z firmą zajmującą się niszczeniem dokumentów. Co powinna zawierać?



Według zapisów RODO (art. 4, pkt. 2) niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe podpada pod ich przetwarzanie, w czego konsekwencji muszą być zrealizowane konkretne wymogi z tym związane, o czym poniżej. 

Zajmijmy się tymczasem innymi formalnym elementami umowy zawieranej pomiędzy usługodawcą i usługobiorcą w zakresie niszczenia dokumentów.

Otóż umowa taka musi określać:

  • Termin realizacji zlecenia
  • Prawa i obowiązki usługodawcy i usługobiorcy wynikające z umowy
  • Wynagrodzenie przysługujące za realizację zlecenia

 

Jeżeli natomiast idzie o umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych (o czym wspominaliśmy na początku akapitu), to administrator danych zawrzeć w niej musi:

  • Zakres i cel powierzenia danych, a więc określenie jakie dane zostają powierzone (nazwa zbioru i kategoria danych) oraz przyczynę, dla której administrator zdecydował się na powierzenie danych
  • Czas przetwarzania danych
  • Obowiązki i prawa administratora danych

Na co jeszcze zwrócić uwagę podczas zlecenia niszczenia dokumentów firmie zewnętrznej? 

Należy pamiętać, że za niezgodne z prawem i nieprofesjonalne niszczenie dokumentów odpowiada administrator danych, a więc zleceniodawca. W związku z tym, należy sprawdzić, czy firma, z którą chcemy podjąć współpracę posiada odpowiednie certyfikaty, uprawnienia i ubezpieczenia. 

Najważniejszymi z nich są certyfikowane wdrożenia norm ISO 9001 (zarządzanie jakością organizacji), ISO 27001 (system bezpieczeństwa informacji) oraz DIN 66399 (norma określająca bezpieczeństwo niszczenia informacji). 

Oprócz tego warto sprawdzić doświadczenie firmy i jej wiarygodność poprzez weryfikację dotychczas realizowanych projektów. 

Firma Rhenus-Data spełnia wszystkie konieczne wymogi, aby określić ją mianem sprawdzonego partnera w kwestii niszczenia dokumentów firm. Naszym klientom oferujemy w tym względzie absolutnie kompleksowe usługi, dzięki czemu nieprzerwanie od lat cieszymy się zaufaniem setek firm z Polski i zagranicy. Sprawdź naszą ofertę i dołącz do grona zadowolonych klientów Rhenus-Data!

Wydrukuj

Kontakt

Rhenus Data Office
Polska Sp. z o.o.

al. Katowicka 66,
05-830 Nadarzyn,
Polska
telefon: +48 / 801 013 014
faks: +48 / 22 715 0 717
e-mail: info@rhenus-data.pl