Nasze lokalizacje

Tutaj możesz wyszukać lokalizacje w których jest obecna Grupa Rhenus. Możesz nas znaleźć wybierając kraj, konkretną lokalizację Rhenus, obszar biznesowy, a także Twoją lokalizację.

Archiwizacja różnego rodzaju dokumentacji – zasady przechowywania dokumentów

Grupowanie dokumentów do akt, podział na okresy sprawozdawcze w aktach, łatwe wyszukiwanie dokumentów i widoczne oraz trwałe ich oznakowanie – te zasady archiwizacji dokumentów finansowo-księgowych są powszechnie znane osobom odpowiedzialnym za zarządzanie dokumentacja księgowo-finansową. A jak wygląda to w przypadku innego rodzaju dokumentów?

Zasady archiwizacji dokumentów medycznych

Szpitale, przychodnie i inne placówki opieki zdrowotnej a także apteki, mają obowiązek bezpiecznego przechowywania dokumentów związanych ze stanem zdrowia pacjenta. Są to przede wszystkim: kartoteki, karty historii choroby, zlecenia lekarskie, skierowania na badania, wyniki badań, zdjęcia rentgenowskie a także recepty przekazane aptece. Należy zapewnić, że do dokumentów nie będą miały dostępu żadne osoby niepowołane. Szczegółowe wytyczne w tym zakresie zawiera rozporządzenie ministra zdrowia z 21 grudnia 2010 w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (Dz.U. z 2010 r. nr 252, poz. 1697). Szczególnie istotny w tym zakresie jest zapis, który mówi, że to kierownik danej placówki zdrowia decyduje o miejscu przechowywania dokumentów i odpowiada za ten proces.

Zasady przechowywania dokumentacji kadrowej i płacowej

Zasady przechowywania dokumentów obowiązują również w miejscach pracy. Według kodeksu pracy (art 94 pkt. 9b), pracodawca jest zobowiązany przechowywać dokumenty związane ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Co ważne, obowiązek ten dotyczy również sytuacji, gdy stosunek pracy został zakończony. Podstawowe rodzaje dokumentów, które powinny być archiwizowane, to m.in. umowy o pracę, listy płac, karty wynagrodzeń, karty ewidencji czasu pracy, karty ewidencyjne przydziału odzieży i obuwia roboczego, akta osobowe. W przypadku, kiedy po stronie pracodawcy powstaną zaniedbania w zakresie przechowywania dokumentów pracowniczych, może się spotkać z zarzutem popełnienia wykroczenia, które jest zagrożone karą grzywny. Dodatkowo, jeśli pracownik poniesie z tego względu jakąkolwiek stratę, może dochodzić odszkodowania od pracodawcy. Z tego względu dokumenty powinny być przechowywane w warunkach, które nie zagrażają ich zniszczeniu lub uszkodzeniu.

Zasady archiwizowania dokumentów księgowych

Zasady archiwizacji dokumentów księgowych zostały określone w ustawie o rachunkowości. Dokumenty powinny być przechowywane w oryginalnej postaci, w warunkach ochrony przed niedozwolonymi zmianami, uszkodzeniem lub nieupoważnionym rozpowszechnianiem. Ważny jest porządek dokumentacji księgowej, ponieważ powinien on być dostosowany do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz ma zapewniać możliwość szybkiego odszukania dowolnego dokumentu - na przykład w przypadku kontroli z urzędu skarbowego.

Przechowywanie dokumentów bankowych

Dokumenty dotyczące transakcji bankowych podlegają zasadom zbliżonym do zasad przy dokumentacji księgowej. W tym zakresie bank lub inna firma inwestycyjna ma obowiązek przechowywania i archiwizacji takich dokumentów, jak: złożone przez klientów formularze zleceń, dyspozycje i pełnomocnictwa, rejestry sesji, kopie świadectw depozytowych a także umowy i inne dokumenty związane z prowadzeniem rachunków oraz usług maklerskich.

Zasady archiwizacji dokumentów biurowych

O konieczności archiwizacji dokumentów w firmie nie trzeba nikogo przekonywać. Czy wiesz jednak jak robić to w sposób odpowiedni? Zadanie to nie jest wcale tak łatwe, jakim się wydaje. Sztuka przechowywania i archiwizowania biurowych dokumentów i akt wymaga wiedzy, doświadczenia, umiejętności i odpowiednich zasobów logistycznych. Istnieją jednak pewne podstawowe zasady, dzięki którym wszelkie informacje Twojej firmy mogą zostać stosownie przechowywane. 

 

Z poniższego artykułu dowiesz się na czym polega archiwizacja dokumentów w firmie i jak prawidłowo ją przeprowadzić. Dzięki temu unikniesz zagubienia lub zniszczenia ważnych danych, przyspieszysz przepływ informacji w firmie, jak również zabezpieczysz je przed przedostaniem się w niepowołane ręce. 

Jak archiwizować dokumenty w firmie?

Na początku warto zaznaczyć, że konieczność archiwizacji dokumentów przedsiębiorstwa jest wymagana przez prawo. W każdym momencie Urząd Skarbowy lub inne uprawnione do tego instytucje publiczne mogą zwrócić się z żądaniem udostępnienia im stosownych informacji. Dlatego właśnie poprawna archiwizacja odgrywa poważną rolę w funkcjonowaniu każdej działalności gospodarczej. 

 

Zanim przystąpisz do właściwej części archiwizacji, a więc katalogowania dokumentów i umieszczenia ich w specjalnym, przeznaczonym do tego celu pomieszczeniu, musisz dokonać przeglądu wszystkich akt i nadać im odpowiednie kategorie. 

Klasyfikacja dokumentów biurowych 

Klasyfikacja akt przedsiębiorstwa polega na przypisaniu im odpowiednich symboli, dzięki czemu bez problemu będziesz wiedział, jaki mają one charakter oraz jak długo muszą być przechowywane. 

 

  • Symbol A – akta tego typu mają charakter historyczny i należy przechowywać je wieczyście

  • Symbol B – przypisuje się dokumentacji niearchiwalnej

  • Symbol Bc – akta o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym. W momencie utraty użyteczności, dokumenty te można zniszczyć. 

  • Symbol B wraz z cyfrą - dokumentacja, która wymaga przechowania przez dany czas (określony cyfrą). Po upływie tego okresu, dokumentów można się w odpowiedni sposób pozbyć. 

  • Symbol BE wraz z cyfrą - akta wymagające ponownego przejrzenia po upływie określonego czasu

 

Po skategoryzowaniu (klasyfikacji) akt, można przejść do ich brakowania (niszczenia) lub umieszczenia w zakładowym archiwum. 

7 rodzajów dokumentów, które należy przechowywać w przedsiębiorstwie

W każdej firmie znajdziemy dokumenty, które należy otoczyć szczególną, archiwizacyjną troską. O jakich aktach mowa? 

  • Księga przychodów i rozchodów

Dokument ten składa się z 18 kolumn, w których umieszczane są dane dotyczące wszelkich przychodów i kosztów, czyli - innymi słowy - zdarzeń gospodarczych zachodzących w firmie. Informacje te są ważne, ponieważ stanowią podstawę do wyliczenia zaliczki na podatek dochodowy. 

 

Księga przychodów i rozchodów firmy musi być przechowywana przez 5 lat oraz drukowana najpóźniej do 20 dnia każdego miesiąca za ubiegły miesiąc rozliczeniowy. 

  • Dokumenty pracownicze 

W ich skład wchodzą akta osobowe pracowników, jak również wszelkie inne dokumenty związane ze stosunkiem pracy. Ze względu na swój charakter, dokumenty te muszą być archiwizowane i przetwarzane w sposób zgodny z postanowieniami prawa, a konkretnie ustaw krajowych oraz RODO. 

 

W przypadku dokumentów pracowniczych, obowiązek ich przechowywania w przedsiębiorstwie może wynosić nawet 50 lat! Możliwe jest jednak skrócenie tego okresu do lat 10, jeżeli osoba zatrudniona została po roku 2018 lub - w przypadku pracowników zatrudnionych wcześniej (1998-2018) - po złożeniu odpowiednich oświadczeń ZUS OSW i ZUS RIA.

  • Ewidencja środków trwałych i wyposażenia 

Dokumentacja tego typu służy odpisaniu wartości amortyzacji sprzętu od podatku, a więc jest z perspektywy prowadzenia firmy bardzo istotna. Amortyzacja, to nic innego jak koszt związany ze spadkiem wartości użytkowanych środków trwałych lub wyposażenia. 

 

Przedsiębiorca jest zobowiązany do przechowywania ewidencji środków firmy przez okres 5 lat, natomiast rekomendowane jest zachowanie tego typu akt przez dłuższy czas, ponieważ pozwoli to uniknąć trudności w realnej wycenie posiadanego sprzętu i wyposażenia. 

  • Otrzymywane i wystawiane faktury

Przedsiębiorcy powinni również przechowywać wszystkie faktury, niezależnie czy posiadają je w formie fizycznej, czy cyfrowej. Faktury muszą być przechowywane w firmie przez okres 5 lat. Co ważne - przechowywać należy również faktury nieobjęte podatkiem VAT. 

  • Dokumenty kosztowe 

Wszelkie informacje związane z poniesionymi przez firmę kosztami powinny być przechowywane przez 5 lat od momentu ich wystawienia. Nie chodzi wyłącznie o faktury kosztowe, ale również o innego typu dokumenty (np. składki ZUS, bilety, winiety i inne) świadczące o wydatkach poniesionych w imieniu i na rzecz przedsiębiorstwa. 

  • Dokumenty fiskalne

Kasa fiskalna służy ewidencjonowaniu obrotów na rzecz osób fizycznych, nieprowadzących działalności gospodarczej. Kopie wystawionych dokumentów (paragonów), raporty dobowe oraz miesięczne, powinny być archiwizowane przez przedsiębiorstwo przez minimalny okres 5 lat. 

  • Dokumentacja VAT

Jeżeli firma jest płatnikiem VAT, to oczywiście musi ona również posiadać odpowiednie dokumenty związane z przeprowadzanymi zakupami i sprzedażą. Wszystkie faktury VAT, podobnie jak inne ewidencje podatkowe, należy archiwizować w przedsiębiorstwie do czasu upłynięcia terminu przedawnienia podatkowego. Dobrą praktyką jest przechowywanie tego typu dokumentów przez okres nie krótszy, niż 5 lat. 

Dobre praktyki archiwizacji i przechowywania dokumentów w firmie

Omówione zostały już typy klasyfikacji dokumentów, jak również najważniejsze rodzaje akt, które muszą znaleźć się w firmowym archiwum. Jakie warunki należy jednak spełnić, aby proces archiwizacji dokumentów przedsiębiorstwa uznać za w pełni udany?

 

Przede wszystkim, wcześniej skategoryzowane dokumenty należy zgrupować według ustalonych kryteriów np. w obszarach tematycznych. Dzięki temu bez problemu odnajdziemy się w gąszczu akt. 

 

Powstałe w ten sposób podzbiory archiwum układamy w porządku chronologicznym i odpowiednio znakujemy. Do opisu można wykorzystać kolory, litery i liczby - ułatwi to szybkie poruszanie się pomiędzy elementami archiwum i przyspieszy znalezienie potrzebnych informacji. 

 

Dobrą praktyką jest również ustanowienie instrukcji kancelaryjnej oraz procedur postępowania z dokumentami. Ujednolica to cały system zarządzania archiwum, a stosując się do takich wcześniej przygotowanych zasad, zadbamy o porządek zbioru. 

 

Ważnym aspektem jest również odpowiednie, profesjonalne zabezpieczenie archiwum przed czynnikami zewnętrznymi, zniszczeniem i kradzieżą. Wymagana jest w tym względzie specjalistyczna infrastruktura i sprzęt oraz doświadczona kadra dysponująca odpowiednią wiedzą na temat zabezpieczenia firmowego archiwum. 

 

Jeżeli obawiasz się, że stworzenie i zarządzanie firmowym archiwum jest zbyt dużym wyzwaniem dla Twojej firmy lub chcesz zoptymalizować jego działanie, skontaktuj się z nami. Chętnie pomożemy!

Wydrukuj

Kontakt

Rhenus Data Office
Polska Sp. z o.o.

al. Katowicka 66,
05-830 Nadarzyn,
Polska
telefon: +48 / 801 013 014
faks: +48 / 22 715 0 717
e-mail: info@rhenus-data.pl