Nasze lokalizacje

Tutaj możesz wyszukać lokalizacje w których jest obecna Grupa Rhenus. Możesz nas znaleźć wybierając kraj, konkretną lokalizację Rhenus, obszar biznesowy, a także Twoją lokalizację.


Wszystko, co chciałbyś wiedzieć o niszczeniu

Każde biuro produkuje codziennie mniejszą lub większą ilość dokumentacji. Pewna jej część nawet tego samego dnia kwalifikuje się do zniszczenia. Jednak niektóre dokumenty służą nam przez dłuższy czas i dopiero po kilku tygodniach, gdy się dezaktualizują, mogą zostać skierowane do utylizacji. Jeszcze inne, takie jak dane osobowe z dokumentacji kadrowej, zostają z nami nawet kilkanaście lat. Często realizacja ustawowego zadania, jakim jest niszczenie dokumentów, traktowana jest jako przykry obowiązek. Przedsiębiorcy, dyrektorzy administracyjni czy szefowie kancelarii nie zawsze wiedzą, jak zrobić to efektywnie, stosunkowo tanio, biorąc jednocześnie pod uwagę kwestie bezpieczeństwa i ekologii. Wszystko wskazuje na to, że outsourcing utylizacji dokumentów i zlecenie tego zadania profesjonalnej firmie jest najlepszym rozwiązaniem. Dziś odpowiemy na pytanie, dlaczego tak się dzieje i jak powinien właściwie przebiegać taki proces.

Wszystko co chciałbyś wiedzieć o niszczeniu

Samodzielne niszczenie dokumentacji to duże koszty i ogromna odpowiedzialność. Obowiązki prawne bardzo szczegółowo określają zakres koniecznych działań w obszarze ochrony danych i różnego rodzaju tajemnic prawnie chronionych. Zlecenie tego zadania profesjonalnemu usługodawcy zwalnia Cię od nieustannej troski o przebieg procesu. Jeśli dokonasz właściwego wyboru dostawcy, twoje zaangażowanie w utylizację dokumentacji stanie się minimalne, natomiast efekty – wymierne i zauważalne. 

Jak to wygląda w praktyce?

Po pierwsze, wygoda

W Rhenus Data Office chętnie dzielimy się doświadczeniem i wiedzą. Z tego też powodu przy każdym zamówieniu usługi niszczenia kontaktujemy się osobiście z potencjalnymi klientami. Naszym celem jest dokładne poznanie potrzeb klienta. Pomagamy ustalić jakiego typu i ile dokumentów jest do zniszczenia oraz sprecyzujemy miejsce ich odbioru. Wszystkie uzgodnienia posłużą do precyzyjnego zaplanowania wizyty. Przed wyjazdem kierowcy-konwojenci będą odpowiednio przygotowani i zabiorą ze sobą niezbędną ilość i rodzaj pojemników, a logistycy dokładnie ustalą z klientem termin ich odbioru. Dzięki dobremu przygotowaniu samo wykonanie usługi obciąża Cię w minimalnym stopniu. Ty jako klient nie musisz nic robić. Nie oczekujemy, abyś mierzył czy ważył dokumenty, szczegółowo je opisywał lub segregował. Do naszych pojemników możesz wrzucić każdy rodzaj dokumentacji w segregatorach, koszulkach, dokumenty zszyte lub złączone spinaczem. Możesz pozbyć się też innych nośników danych. Jednak powinny się one znaleźć w osobnym pojemniku, do którego wrzucasz różne typy nośników danych cyfrowych (stare dyskietki, dyski twarde, płyty CD/DVD czy pendrive), ale o tym szczegółowo opowiemy w najbliższym czasie. W ten sposób już na etapie zamówienia oszczędzasz swój czas. 

Dokumentację odbieramy od Ciebie najczęściej w tym samym tygodniu, w którym złożysz zamówienie. Kierowca-konwojent przyjedzie do firmy zgodnie z wyznaczonym wcześniej terminem, odbierze od Ciebie dokumenty i wystawi potwierdzenie odbioru. Jedyne, co musisz zrobić, to wskazać dokumenty przeznaczone do zniszczenia i podpisać protokół ich odbioru. Od kierowcy otrzymasz potwierdzenie przejęcia dokumentów zawierające wyszczególnienie wszystkich odebranych pojemników przygotowane w oparciu o specjalny system barkodów, którymi oznaczone są pojemniki. To rozwiązanie oraz system GPS, który monitoruje każdą naszą ciężarówkę pozwoli Ci prześledzić drogę Twoich dokumentów od chwili odebrania ich z biura aż do momentu ich dostawy do instalacji niszczącej. 

Po drugie, bezpieczeństwo

Jako administrator zarządzający informacjami i danymi, w tym danymi osobowymi, ponosisz ryzyko związane z ich przetwarzaniem. Decydując się na współpracę z zewnętrzną firmą, musisz zawrzeć pisemną umowę na wykonanie usług oraz na powierzenie przetwarzania danych osobowych, aby spełnić wymóg formalny. Jednak samo zawarcie umowy nie zwalnia Cię z obowiązku sprawdzenia firmy, z którą zamierzasz podjąć współpracę. Aby zapewnić sobie i swojej firmie wyższy poziom bezpieczeństwa i nie narazić się na niepotrzebne konsekwencje związane z utratą reputacji czy roszczeniami swoich klientów w wyniku wycieku danych, poddaj dostawcę gruntownemu audytowi.

Profesjonalizm firmy zajmującej się niszczeniem dokumentacji poznać można przede wszystkim na podstawie posiadanych przez nią procedur związanych z odpowiednim zabezpieczeniem danych przed nieuprawnionym dostępem i ujawnieniem. Obecnie dla tego obszaru działań kluczowe są dwie regulacje. Z jednej strony jest to norma ISO 27001 dotycząca bezpieczeństwa informacji. Z drugiej – norma opisująca niszczenie danych ISO/IEC 21964, która zastąpiła obowiązującą do 2018 roku normę DIN 26399. O ile jednak norma DIN wyróżniała jedynie klasy tajności, o tyle norma ISO/IEC zwraca uwagę na poziom bezpieczeństwa i klasę tajności, a w rekomendacjach dotyczących niszczenia danych uwzględnia nie tylko sam sprzęt, lecz dodatkowo proces opisujący przebieg niszczenia i uczestniczące w nim podmioty. Dla danych osobowych, czyli tych najczęściej pojawiających się w obiegu biurowym, stosuje się co najmniej 2 poziom bezpieczeństwa i 3 klasę tajności. Zdarza się jednak, że firma dysponuje danymi zastrzeżonymi, poufnymi lub ściśle tajnymi. W takim przypadku także możesz liczyć na naszą pomoc – doradzimy, jak postąpić z takimi dokumentami, dobierzemy odpowiednią formę zniszczenia, a przy tym gwarantujemy bezpieczeństwo wszystkich danych. Dzięki zastosowanym przez nas zabezpieczeniom ryzyko jakiegokolwiek wycieku jest bliskie 0.

Nasze zabezpieczenia dla ochrony Twoich danych:

  • SYSTEM TRACKINGU
    Zapewnia pełny monitoring pojemników, w których znajdują się Twoje dokumenty. Barkod przypisywany jest do pojemnika już w momencie złożenia przez Ciebie zamówienia. Pojemnik jest skanowany w czasie wyjazdu samochodu z siedziby Rhenus Data Office, a następnie podczas odbioru dokumentacji z siedziby klienta (szczególnie istotne przy realizacji usługi w kilku różnych lokalizacjach firmy), a także w trakcie rozładunku ciężarówki i przyjęcia pojemników z dokumentami na terenie instalacji niszczącej oraz w momencie opróżniania pojemnika przed wykonaniem czynności niszczenia.
  • Samochody Z GPS
    Cała flota samochodowa Rhenus Data Office wyposażona jest w system GPS, który umożliwia szczegółowy podgląd trasy, jaką pokonuje kierowca-konwojent; system dostarcza również informacji, z jaką prędkością jedzie samochód i na jakie ewentualne przeszkody napotyka.
    Dzięki spójnemu systemowi śledzenia masz podgląd na to, gdzie znajduje się Twoja dokumentacja.
  • KLUCZE DO POJEMNIKÓW
    Każdy pojemnik posiada indywidualny klucz. W momencie odbioru pojemnika napełnionego dokumentami kierowca-konwojent zawiesza klucz w jego wnętrzu i zatrzaskuje klapę pojemnika, co dodatkowo podnosi gwarancję bezpieczeństwa transportowanych dokumentów; kierowca-konwojent nie ma dostępu do przewożonych danych. Pojemniki otwierane są dopiero na terenie niszczarni za pomocą uniwersalnego master key, do którego dostęp mają jedynie upoważnieni pracownicy.
  • LOSOWE NISZCZENIE
    Pojemniki nie posiadają innych oznaczeń poza barkodem, które mogłyby  identyfikować je z konkretnym klientem. Ponadto w momencie podjazdu pojemników z dokumentacją pod instalację niszczącą są one losowo ustawiane przy taśmie podawczej; oznacza to, że kolejność niszczenia zawartości pojemników jest przypadkowa. Wymieszanie dokumentów od różnych klientów w jednym cyklu niszczenia powoduje skuteczne podwyższenie stopnia ich utajnienia.
  • MIEJSCE
    Instalacje niszczące Rhenus Data Office zlokalizowane są na terenach chronionych parków przemysłowych z całodobową ochroną fizyczną, pełnym wideo-monitoringiem zewnętrznym i wewnętrznym; na terenie  niszczarni wydzielone są określone strefy dostępu dla uprawnionych pracowników (m.in. podział na strefę biurową i halę z instalacją niszczącą), a każdy z nich ma identyfikator, co dodatkowo ułatwia kontrolę. Każdy obiekt wyposażony jest w instalacje przeciwpożarowe i przeciwwłamaniowe z automatycznym systemem powiadomieniem straży pożarnej i ochrony.
  • BRAK PODWYKONAWCÓW
    Kontakt z Twoimi dokumentami mają jedynie sprawdzeni pod kątem niekaralności pracownicy Rhenus Data Office, którzy dodatkowo podpisują klauzulę o zachowaniu poufności; wszyscy zatrudnieni są na umowę o pracę i nadzorowani przez pełnomocnika ds. zintegrowanego systemu jakości i bezpieczeństwa. Firma konsekwentnie nie korzysta z usług podwykonawców.

Po trzecie, oszczędności

Niszczenie dokumentów nie musi kosztować wiele. Udowodniliśmy ostatnio, że zlecenie tego zadania firmie zewnętrznej pozwala zredukować koszty nawet o 50%. Zainteresowanych odsyłamy TUTAJ. Oszczędności związane z zewnętrzną utylizacją dokumentacji to jednak nie tylko kwestia finansów. Korzystając z outsourcingu, oszczędzasz czas swój i swoich pracowników, a ponadto bardzo zyskuje wizerunek Twojej firmy. Niszczenie dokumentacji w Rhenus Data Office gwarantuje, że ostatecznym jej produktem jest 450-kilogramowa kostka powstała z pociętych, zmieszanych i sprasowanych dokumentów. Nie są to już dane, a jedynie anonimowa masa przeznaczona do recyklingu. Natomiast pocięte cyfrowe nośników informacji najczęściej wykorzystywane są do produkcji paliwa alternatywnego ze względu na ich wysoką wartość energetyczną. Cały proces przebiega więc nie tylko z troską o bezpieczeństwo powierzonych danych, lecz także z myślą o odpowiednim wykorzystaniu powstałego materiału i ochronie zasobów naturalnych. W tym kontekście zlecenie niszczenia dokumentacji firmie zewnętrznej to jedno z bardziej efektywnych działań zmierzających w kierunku biura zero waste.

Niszczenie w bezpiecznych warunkach z dbałością o ponowne wykorzystanie zasobów naturalnych

Nic więc dziwnego, że część naszych klientów decyduje się na bezobsługowe rozwiązanie „abonamentowe”. W takiej sytuacji odpowiednio zabezpieczony pojemnik na dokumentację znajduje się u klienta na stałe i (najczęściej) raz w miesiącu (zgodnie z 12-miesięcznym harmonogramem) jest odbierany przez kierowcę-konwojenta. Takie proste rozwiązanie umożliwia zbieranie na bieżąco dokumentów powstających w biurze bez niepotrzebnego ich gromadzenia. Wystarczy wrzucić dokumenty do pojemnika przez specjalną wrzutnię, która gwarantuje, że nikt (oprócz osoby upoważnionej do otwarcia/zamknięcia pojemnika) nie ma dostępu do zebranych i zabezpieczonych w ten sposób dokumentów. Pozostałe składowe procesu przebiegają analogicznie jak w przypadku jednorazowego zlecenia na niszczenie.

Po czwarte, wydajność

Nie bez znaczenia jest sprzęt przeznaczony do niszczenia dokumentacji i nie chodzi tutaj jedynie o dostosowanie go do wymienianych wyżej norm. Niszczarka biurowa nie zapewni nigdy tak dużej wydajności, jak profesjonalny sprzęt i instalacja niszcząca. Rhenus Data Office posiada trzy instalacje niszczące, które gwarantują wydajność 3 ton dokumentów na godzinę każda.  W efekcie nasza dzienna wydajność sięga 72 ton  w jednozmianowym trybie pracy. Dokumenty są niszczone w ciągu 24 godzin od momentu ich dostarczenia do instalacji, jednak często dzieje się to dużo szybciej. Z takich możliwości mogą skorzystać klienci z każdej miejscowości na terenie całego kraju, ponieważ infrastruktura logistyczna  składająca się z floty 40 pojazdów ciężarowych codziennie dociera do 400 miejsc w Polsce, a 200 naszych pracowników troszczy się o bezpieczeństwo dokumentów odebranych od ponad 6000 klientów rocznie.

Zanim zamówisz, sprawdź

Niszczenie dokumentów to skomplikowane zadanie. Aby je odpowiedzialnie wykonać, trzeba posiadać szeroką wiedzę o właściwych normach i regulacjach prawnych oraz zasadach ich stosowania, trzeba dysponować odpowiednim sprzętem i infrastrukturą, mieć wypracowane procedury, które zagwarantują bezpieczeństwo danych przy jednoczesnym zapewnieniu wymiernych oszczędności oraz maksymalnej wygody. Nie każda firma zajmująca się niszczeniem danych może poszczycić się spełnieniem tych wszystkich warunków. 

Rhenus Data Office na polskim rynku działa nieprzerwanie od 20 lat i przez cały ten okres nie zdarzył się ani jeden incydent związany z wyciekiem danych. Mimo to firma posiada najwyższą polisę ubezpieczeniową w branży opiewającą na 10 milionów złotych, aby zabezpieczyć się przed nieprzewidzianymi sytuacjami. Dlaczego? Aby zapewnić klientowi możliwość dochodzenia roszczeń, gdyby taka sytuacja się jednak zdarzyła. Oceniając swojego ewentualnego kontrahenta, weź to pod uwagę. 

Pytaj o zabezpieczenia, o normy, o to, jak wygląda proces. Pytaj w końcu o to, kto ma dostęp do Twojej dokumentacji, czy firma korzysta z podwykonawców. Sprawdź, jakim rodzajem sprzętu dysponuje, zapytaj o jego wydajność i klasę, w jakiej niszczy odebrane od Ciebie dokumenty. Jednak najlepiej będzie, gdy odwiedzisz potencjalnego usługodawcę w jego siedzibie i wszystkie powyższe zagadnienia sprawdzisz osobiście. Na podstawie tych informacji możesz lepiej oszacować ryzyko i maksymalnie je ograniczyć. Niestety gro firm, które zajmują się niszczeniem danych, lekceważy wymagane zabezpieczenia. Są jednak na rynku prawdziwi specjaliści, którzy wkładają dużo energii w to, by usługa była atrakcyjna nie tylko dzisiaj, ale i za kolejnych 20 lat. Inwestycja w ludzi, procesy, odpowiedni sprzęt, daje Ci gwarancję bezpieczeństwa, której masz prawo oczekiwać od profesjonalistów.

Olga Kodorska

Od 15 lat wspiera Klientów, skutecznie rozpoznaje ich potrzeby i dąży do jak najlepszego dostosowania usługi do stawianych wymogów. Obecnie doradza partnerom biznesowym Rhenus Data Office Polska jako Kierownik ds. Klienta Strategicznego. Dąży do budowania trwałych relacji, łatwo nawiązuje z nimi więzi i dba o wysoki poziom ich satysfakcji z realizacji usług. Prywatnie mama 9-letniego wielbiciela Harrego Pottera, a od kilku lat fanka badmintona i podróży po Polsce.

Tel. +48 609 880 251
Mail olga.kodorska@pl.rhenus.com
Linkedin Olga Kodorska

Wydrukuj

Kontakt

Rhenus Data Office
Polska Sp. z o.o.

al. Katowicka 66,
05-830 Nadarzyn,
Polska
telefon: +48 / 801 013 014
faks: +48 / 22 715 0 717
e-mail: info@rhenus-data.pl