Nasze lokalizacje

Tutaj możesz wyszukać lokalizacje w których jest obecna Grupa Rhenus. Możesz nas znaleźć wybierając kraj, konkretną lokalizację Rhenus, obszar biznesowy, a także Twoją lokalizację.


Test z archiwizacji - jak z przechowywaniem dokumentów radzą sobie szkoły i przedszkola?

Szkoła generuje w ciągu roku ogromne ilości dokumentów. Związane są one zarówno z bezpośrednią pracą dydaktyczną i wychowawczą, jak i działaniami organizacyjnymi związanymi z bieżącym zarządzaniem placówką. Zapanowanie nad przyrastającą w lawinowym tempie górą dokumentów wcale nie jest łatwe.

Test Archiwizacji Szkoły Przedszkola

Wyzwania lokalowe i nie tylko

Archiwizacja w szkołach to bardzo duże wyzwanie. Jednym z najważniejszych problemów są możliwości lokalowe. Miejsca na archiwum czy składnicę akt z reguły zawsze brakuje. Trudno wyobrazić sobie, że zarządzający placówką zamiast przygotować salę dla dzieci, zorganizuje w niej archiwum. Efekt? Najczęściej dokumenty przechowywane są w sekretariatach, gabinecie dyrektora, niejednokrotnie na strychu, w piwnicy lub innym pomieszczeniu gospodarczym. Niestety oznacza to również, że nie są one odpowiednio chronione choćby przed ogniem i wodą. Szkoły niejednokrotnie zwracają się do nas z prośbą o pomoc w przypadku zalania dokumentów. Na szczęście Rhenus Data Office oferuje profesjonalne osuszanie. To jednak nie rozwiązuje problemu na przyszłość. Nie można mieć pretensji do dyrektorów, że nie tworzą profesjonalnych archiwów. W końcu nie mają do tego ani przestrzeni, ani osób, którym opiekę nad taką profesjonalną składnicą akt mogliby powierzyć. 

W szkole rzadko kiedy jest ktoś, kto dysponuje szeroką wiedzą na temat archiwizacji dokumentów przedszkolnych czy szkolnych. Istnieją co prawda regulacje dotyczące tworzenia jednolitego rzeczowego wykazu akt dla szkół i przedszkoli, natomiast mało kto potrafi te zasady w praktyce wprowadzić. Z pomocą przychodzą materiały takie jak https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/klasyfikacja/zz2012_04_03_klasy_4_6_NDAP_przedszkola.pdf, natomiast trudno oczekiwać, że będą skrupulatnie przestrzegane. Niestety stosowanie jednolitego wykazu rzeczowego kończy się w wielu przypadkach tym, że dokumenty z tej samej kategorii archiwalnej trafiają do kilku różnych teczek, a inne, które powinny być wyodrębnione w mniejsze grupy, są przechowywane razem. 

Co można zrobić?

Wyzwania dotyczące archiwizacji dokumentów edukacyjnych są naprawdę duże. Warto z pewnością zacząć od wyznaczenia możliwie bezpiecznego miejsca na składnicę akt. Piwnica czy strych nie są najlepszymi lokalizacjami. Zdajemy sobie oczywiście sprawę z ograniczonych warunków lokalowych, być może jednak da się przynajmniej część (szczególnie tych bardziej newralgicznych) dokumentów przenieść w bezpieczniejsze miejsce.  Z pomocą w składowaniu dokumentów i zachowaniu porządku pomóc mogą także profesjonalne pudła do archiwizacji, które są w stanie wytrzymać naprawdę duże obciążenie przez wiele lat.

Kluczowe jest jednak zastosowanie odpowiednich instrukcji kancelaryjnych i świadome korzystanie z jednolitego rzeczowego wykazu akt. Warto przyjrzeć się mu bliżej. Być może niektóre hasła klasyfikacyjne są zbędne, inne natomiast warto rozbudować, podzielić na mniejsze grupy. Ten drugi problem dotyczy choćby nadzoru pedagogicznego dyrektora, w którym mieszczą się zarówno takie hasła klasyfikacyjne jak ewaluacja, jak i mierzenie jakości, jak również wszystkie dokumenty związane z kontrolami związanymi z tymi zadaniami kierownika placówki. W przypadku haseł o małej liczbie dokumentów, można łączyć je w komplety po kilka roczników, to niestety utrudnia późniejszą kontrolę przedawnienia dokumentów i możliwości ich zniszczenia. Wszystko jednak zaczyna się od osoby odpowiadającej za składowanie dokumentacji. Warto zastanowić się, czy istnieje szansa na oddelegowanie konkretnego pracownika do tego typu działań. Jeśli jest to możliwe, warto zainwestować w choćby podstawowe szkolenie z archiwizacji, brakowania akt. Warto bowiem podkreślić, że w szkole największym problemem jest lawinowy przyrost dokumentacji z roku na rok. Jeśli dokumenty nie są uporządkowane, trudno ustalić, które można zniszczyć. Z kolei jeśli nie wykonuje się brakowania akt, nie kontroluje upływu okresu ich przechowywania, archiwum będzie rozrastało się do niebotycznych rozmiarów. Utrzymanie porządku w dokumentacji to więc nie tylko kwestia łatwego dostępu do potrzebnego w danym momencie wykazu czy świadectwa, lecz także szansa na zapanowanie nad przyrostem archiwizowanych dokumentów.

Jak możemy pomóc?

Aby pomóc szkołom zapanować nad różnorodną dokumentacją, jaką zobowiązana jest przechowywać, oferujemy profesjonalne porządkowanie. Polega ono najpierw na odnalezieniu wszystkich znajdujących się w placówce (i często po niej rozsianych) dokumentów. Następnie dokumenty porządkujemy, brakujemy (na życzenie również niszczymy). Tworzymy również instrukcje kancelaryjne oraz wskazujemy okresy przechowywania dla każdej z grup dokumentów. Aby ułatwić korzystanie z tak przygotowanych zbiorów, przeprowadzamy instruktaże dla pracowników odpowiedzialnych za zarządzanie archiwum. Bardzo często jednak szkoły, które raz skorzystały z takiej usługi, proszą o nią ponownie. Wykonanie takiego porządkowania co 2-3 lata pozwala zachować kontrolę nad dokumentami, a jednocześnie chroni przed nadmiernym przyrostem dokumentów, które trzeba archiwizować. W ten sposób szkoła gwarantuje sobie bezpieczeństwo, ponieważ dokumenty przechowywane są zgodnie z odpowiednimi hasłami klasyfikacyjnymi i kategoriami archiwalnymi, a dokumenty, których nie trzeba już przechowywać są na bieżąco utylizowane.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o rozwiązaniach, które proponujemy szkołom i przedszkolom i chcesz zapanować nad lawinowo przyrastającą dokumentacją w swojej placówce, ale nie wiesz od czego zacząć, skontaktuj się z naszymi ekspertami, którzy zaproponują najlepsze dla ciebie rozwiązanie. 

Masz pytania?

Skontaktuj się!

Wydrukuj

Kontakt

Rhenus Data Office
Polska Sp. z o.o.

al. Katowicka 66,
05-830 Nadarzyn,
Polska
telefon: +48 / 801 013 014
faks: +48 / 22 715 0 717
e-mail: info@rhenus-data.pl