Nasze lokalizacje

Tutaj możesz wyszukać lokalizacje w których jest obecna Grupa Rhenus. Możesz nas znaleźć wybierając kraj, konkretną lokalizację Rhenus, obszar biznesowy, a także Twoją lokalizację.


Przechowywanie zgodne z prawem – jak długo musisz archiwizować dokumentację firmową?

Przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać dokumentację firmową – to oczywiste. Odnalezienie się w gąszczu przepisów, regulacji i obowiązków prawnych już tak oczywiste nie jest. Nie ma jednego dokumentu, który regulowałby tę kwestię. Jak więc sprawdzić, co i jak długo trzeba archiwizować.

Jak długo archiwizować dokumentację firmową?

Różnorodność dokumentacji a okresy przechowywania

O standardach, jakie powinno się zachować, aby profesjonalnie przechowywać dokumenty i chronić firmę nie tylko przed wyciekiem danych, lecz także zniszczeniem lub zagubieniem ważnych dokumentów pisaliśmy wielokrotnie opisując zalety związane z archiwizacją i przechowywanie dokumentacji w archiwum zewnętrznego dostawcy. Przedsiębiorca, który nie chce zagłębiać się w tajniki okresów przechowywania dokumentów, może więc skorzystać z fachowej archiwizacji zewnętrznej zlecając wykonanie usługi porządkowania, brakowania oraz niszczenia, i tym samym zapomnieć o problemie. Dla pozostałych mamy garść przydatnych informacji.

  • Nie ma jednego przepisu, który regulowałby okresy przechowywania dokumentów. 

  • Okresy przechowywania to wypadkowa różnego rodzaju regulacji prawnych: zarówno krajowych związanych z określonym typem dokumentacji, jak i RODO oraz innych specyficznych przepisów dla danego typu informacji. 

  • Okresy przechowywania określają minimalną długość przechowywania dokumentów konkretnego typu, jeśli jednak w jakimś celu dokumenty lub dane są ci potrzebne, nie musisz ich niszczyć za wyjątkiem danych osobowych.

  • Sprawdź jak długo musisz przechowywać firmową dokumentację wejdź na dedykowaną stronę i pobierz 19 stronicowe zestawienie zawierające okresy przechowywania dokumentów.

Nowa ustawa a obowiązki przechowywania dokumentacji pracowniczej

Niewątpliwie ogromną część dokumentacji firmowej stanowi ta związana z pracownikami. Chodzi zarówno o listy płac, karty wynagrodzeń, umowy, teczki osobowe. W Polsce przez wiele lat obowiązywały regulacje nakładające na pracodawcę obowiązek przechowywania tych danych przez 50 lat. Był to problem m.in. dla firm, które w międzyczasie zostały zlikwidowane (o rozwiązaniach dedykowanych dla takich przedsiębiorców napiszemy już wkrótce), a także dla dużych korporacji i przedsiębiorstw, których archiwa z roku na rok się rozrastały, ponieważ pojawiała się nowa dokumentacja, a starej nie można było zniszczyć. 

Sytuacja zmieniła się nieco w roku 2019, kiedy to wprowadzono możliwość przechowywania danych krócej. 10-letni okres przechowywania obejmuje jednak tylko firmy powstałe nie wcześniej niż 1.01.2019 oraz pracowników, którzy zostali zatrudnieni po tym terminie. W tych dwóch przypadkach (ale tylko tych) nie ma już obowiązku przechowywania dokumentów przez 50 lat.

O możliwość skrócenia przechowywania danych mogą ubiegać się także pracodawcy w przypadku pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. Jeżeli pracodawca chce skrócić czas archiwizacji do 10-letniego okresu przechowywania, będzie musiał wysłać do ZUS-u raport informacyjny. W takiej sytuacji były pracownik otrzyma informację o skróceniu okresu przechowywania jego akt osobowych i możliwości ich odbioru oraz informację o swoim stanie konta.  

Niestety w przypadku większości firm nadal bardzo duża część dokumentacji jeszcze przez wiele lat będzie musiała pozostać w archiwach. Warto jednak pamiętać, że nie wszystkie dokumenty związane z pracownikami (np. informacje o odbytych stażach) muszą być przechowywane aż tak długo – sprawdź szczegóły w naszym materiale, który możesz pobrać tutaj

Co i jak długo przechowywać?

Skala okresów przechowywania jest bardzo szeroka. Są dokumenty, które przechowywać trzeba przez 3-5 lat, inne obowiązuje 10-letni okres przechowywania, są w końcu te archiwizowane przez 25 lub 50 lat. W przypadku wielu typów dokumentów różnego rodzaju przepisy regulują ten obowiązek. I tak na przykład:

  • z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej podatnicy zobowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych i przechowywania ich do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. To zaś zgodnie art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej przedawnia się po 5 latach. Oznacza to, że faktury, ewidencje środków trwałych przebiegów pojazdów, dokumenty inwentaryzacyjne można zniszczyć po 5 latach od końca roku kalendarzowego, w których zostały wystawione (nie liczy się tutaj konkretna data wystawienia, a rok podatkowy). 

  • w art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych kopie deklaracji rozliczeniowych, raportów, dokumentów korygujących płatnik musi przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania (pisemnie lub elektronicznie). Te okresy przechowywania dotyczą jednak dokumentów przekazanych do ZUS przed styczniem 2012, wcześniej było to 10 lat (oznacza to, że w tym roku upłynie termin przechowywania deklaracji za rok 2011).

  • o okresie przechowywania akt osobowych traktuje art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zgodnie z którym okres ten wynosi 50 lat, tak jak w przypadku pozostałych dokumentów pracowniczych.

Przechowywanie dokumentacji firmowej wymaga jednak nie tylko dotrzymania okresów przechowywania wymienionych powyżej. Wiele innych dokumentów także trzeba archiwizować, o czym możesz przekonać się, pobierając nasz materiał o szczegółowych okresach przechowywania. Pamiętaj, że część regulacji prawnych, np. RODO nakazuje niezwłoczne niszczenie dokumentacji po upływie okresu przechowywania. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak wprowadzić porządek do dokumentacji, skontaktuj się z naszymi ekspertami. Profesjonalni archiwiści Rhenus Data Office Polska na Twoje życzenie wykonują porządkowanie i brakowanie akt oraz zgodnie z normą ISO 21964 zniszczą dokumenty, których przechowywanie nie jest już konieczne.

Masz pytania?

Skontaktuj się!

Wydrukuj

Kontakt

Rhenus Data Office
Polska Sp. z o.o.

al. Katowicka 66,
05-830 Nadarzyn,
Polska
telefon: +48 / 801 013 014
faks: +48 / 22 715 0 717
e-mail: info@rhenus-data.pl