Nasze lokalizacje

Tutaj możesz wyszukać lokalizacje w których jest obecna Grupa Rhenus. Możesz nas znaleźć wybierając kraj, konkretną lokalizację Rhenus, obszar biznesowy, a także Twoją lokalizację.

PARTNER BIZNESOWY NA MIARĘ TWOICH POTRZEB

PORADNIK - Jak wybrać usługodawcę do prowadzenia archiwum

Archiwum zewnętrzne to rodzaj usługi, która wiąże klienta i usługodawcę na długi okres, dlatego wybór właściwego partnera, u którego zdecydujesz się przechowywać swoje dokumenty, powinien być bardzo dokładnie przemyślany. Czasami nie warto gonić za wyjątkowo atrakcyjnymi finansowo okazjami, ponieważ mogą okazać się pułapką na lata.

Jak wybrać usługodawcę do prowadzenia archiwum?

Zalety archiwizacji zewnętrznej

Większość klientów na usługę złożenia dokumentacji w archiwum zewnętrznym decyduje się z kilku podstawowych powodów.

  • Nie dysponuje odpowiednim miejscem do przechowywania dokumentów (lub miejsce w archiwum właśnie się skończyło).
  • Brakuje wykwalifikowanej kadry, która gwarantowałaby profesjonalną i stałą obsługę archiwum.
  • Dochodzi do zdarzeń losowych, takich jak zalanie dokumentów lub ich zagubienie, które skłaniają do zwrócenia się w stronę outsourcingu usług archiwizacji.

Bardzo istotną zaletą archiwum zewnętrznego jest także zmniejszenie wydatków związanych z obsługą dokumentacji firmowej. Wielu naszych klientów już po pierwszych miesiącach współpracy jest bardzo pozytywnie zaskoczonych spadkiem kosztów związanych z obsługą archiwum, który często sięga 30%. Oszczędności wynikają  przede wszystkim ze zmiany kosztów stałych - związanych z samodzielnym prowadzeniem archiwum, na koszty zmienne - uzależnione w dużej mierze od ilości składowanej w archiwum dokumentacji oraz częstotliwości wykorzystywania jej w codziennej pracy tj. ilości wypożyczeń oryginałów lub skanów dokumentów. Przy okazji zmiany modelu obsługi archiwum, z obsługi własnymi siłami  na model z zewnętrznym partnerem, bardzo często pojawia się dodatkowy bonus w postaci lepszego serwisu świadczonych usług, praca z aktami przebiega w sposób bardziej efektywny, znikają problemy z zagubionymi dokumentami i koniecznością ich odnalezienia.
Aby wizja przedstawiona powyżej miała możliwość się spełnić, trzeba jednak bardzo świadomie wybrać swojego usługodawcę. Ponieważ klienta i właściciela archiwum łączy długofalowa relacja wymagająca znacznie bliższego kontaktu i precyzyjnego określenia wzajemnych wymagań, zachęcamy naszych klientów do uważnego sprawdzenia warunków finansowych i obowiązujących w jej ramach zasad opisujących wybrany model współpracy, nie tylko u nas, lecz także u konkurencji. Najlepszą metodą wyboru dostawcy usług przechowywania i archiwizacji dokumentów jest osobisty audyt w siedzibie dostawcy.

7 obszarów, które musisz sprawdzić wybierając usługodawcę do prowadzenia swojego archiwum

  • Tytuł prawny do zajmowanej nieruchomości,
  • Kwota gwarancji wynikająca z posiadanej polisy ubezpieczeniowej i opłacenie stosownych składek,
  • Wieloletnia stabilność finansowa wynikająca z publikowanych sprawozdań finansowych,
  • Niezaleganie z opłacaniem zobowiązania publicznoprawnych min. do US i ZUS,
  • Posiadanie pozwoleń np. zaświadczenia do wpisu do rejestru przechowawców akt osobowo-płacowych,
  • Wdrożenie planów ciągłości działania oraz dokumentacji procesowej dla realizowanych usług,
  • Audytowane certyfikaty np. ISO 27001 i 9001 oraz dokumentacja potwierdzająca przestrzeganie przepisów wynikających z RODO

Od okazji do pułapki

Pierwszym kryterium, które większość klientów bierze pod uwagę wybierając partnera do archiwizacji dokumentów, jest oczywiście cena usługi. Niestety wśród usługodawców zdarzają się też tacy, którzy wykorzystują z jednej strony niewiedzę i nieświadomość swoich klientów, z drugiej ich skłonność do wybierania najtańszych ofert, prezentowanych jako promocyjne.Co to oznacza w praktyce?
Firmy kuszą niskimi (a czasami wręcz zerowymi) kosztami przejęcia dokumentów do archiwum - darmowymi kartonami archiwizacyjnymi, bezpłatnym odbiorem dokumentów i ich indeksacją. Koszty przyjęcia dokumentów, które przecież nie znikają, jak za dotknięciem czarodziejskiej różdżki, więc zostają przeniesione na koniec kontraktu. Oznacza to, że w momencie zakończenia współpracy klient musi ponieść z reguły bardzo wysoką opłatę za wyjście z kontraktu i zapłacić za pudła archiwizacyjne oraz za tzw. wyjęcie i wyrejestrowanie zasobu z archiwum lub niszczenie zasobu. To właśnie wysokie koszty wyjścia skutecznie zniechęcają go do rozwiązania umowy i stają się tym samym rodzajem pułapki. Dlatego zachęcam naszych klientów, aby zamiast dawać się kusić promocjami, na samym początku pytali o pełne koszty kontraktu, analizowali całość oferty łącznie z opłatami za wyjście i dopiero na tej podstawie dokonywali oceny finansowych warunków umowy. Należy podkreślić, że dla klienta już sama zmiana kosztów stałych na zmienne gwarantuje oszczędności związane z prowadzeniem archiwum. Nie należy bagatelizować faktu, że „super konkurencyjną ofertę cenową” może spowodować, że staniemy się jej niewolnikiem. Zawsze trzeba zadać sobie pytanie, czy bardzo niska bariera wejścia w kontrakt nie będzie równoznaczna bardzo wysoką barierą wyjścia.

Bezpieczeństwo ponad wszystko

Z punktu widzenia bezpieczeństwa przedsiębiorstwa właściwe ochrona dokumentów i danych cyfrowych, zarówno tych z przeszłości jak i tych powstających na bieżąco, zawsze obciążona jest ryzykiem. Wybierając zewnętrznego usługodawcę do obsługi firmowego archiwum należy wymagać szeregu zabezpieczeń prawnych, organizacyjnych oraz finansowych, które zniwelują ryzyko do akceptowalnego poziomu, a jednocześnie stanowić będą odpowiedni poziom ochrony danych.

Bezpieczeństwo ochrony dokumentów i danych cyfrowych - cytat

4 wymiary bezpiecznego archiwum

Maksymalne bezpieczeństwo zarządzania wszystkimi dokumentami fizycznymi i danymi cyfrowymi za pośrednictwem platformy online z autoryzacją dostępu i ochroną przed nieuprawnionymi zmianami historii wypożyczeń.

Przechowywanie dokumentów w ściśle chronionych archiwach z instalacjami przeciwpożarowymi i przeciwwłamaniowymi, kontrolą dostępu osób i pojazdów poprzez system śluz, wideo-monitoringiem archiwum i ochrona fizyczną 24/7.

Monitoring optymalnej atmosfery dla przechowywania akt w archiwum dzięki regularnym pomiarom temperatury i wilgotności powietrza. 

Wykwalifikowany personel nadzorowany przez pełnomocnika ds. zintegrowanego systemu jakości i bezpieczeństwa, zobowiązany do zachowania tajemnicy i sprawdzony pod kątem niekaralności.

Dla każdego klienta podstawą jest to jak zabezpieczone jest samo archiwum. 

O znaczeniu sposobu zabezpieczenia budynku i doborze odpowiedniej kadry pisaliśmy w artykule o archiwizacji, ja chciałbym natomiast zwrócić uwagę na często lekceważony przez klientów aspekt, jakim jest polisa ubezpieczeniowa usługodawcy. W Rhenus Data Office przez ponad 20 lat nie doszło do żadnego incydentu, który skutkowałby wyciekiem dokumentów lub danych cyfrowych, mimo to posiadamy najwyższą polisę ubezpieczeniową na rynku opiewającą na kwotę 10 milionów złotych. To gwarancja dla naszych klientów. Ubezpieczenie to „poduszka bezpieczeństwa” dla klienta, a nie tylko wykupującej je firmy. Polisa o odpowiedniej wysokości świadczy o tym, że prowadzący archiwum zewnętrzne bierze pod uwagę wszystkie zagrożenia, także te niezależne od niego, i stara się swojemu klientowi zagwarantować maksymalne zabezpieczenie. Dla nas bezpieczeństwo klientów i ochrona ich danych to priorytet, który nie ma ceny.

Partner na nowe czasy

Nie ma wątpliwości, że „nowa rzeczywistość”, w którą właśnie wkraczamy, będzie od przedsiębiorców wymagała wielu zmian i modyfikacji. Kluczowa okaże się z pewnością digitalizacja, jak i związana z nią optymalizacja procesu zarządzania dokumentacją. 

Aby móc pracować wydajniej, szybciej w dłuższej perspektywie czasu konieczne jest zoptymalizowanie zarządzania informacjami zapisanymi w tradycyjny sposób na papierze jak również danymi cyfrowymi coraz częściej występującymi w obiegu informacyjnym każdej firmy. Dobrym rozwiązaniem jest skorzystanie z doświadczenia profesjonalnego partnera biznesowego, który stanie się autentycznym doradcą. W krótkim czasie nie da się przejść całej organizacji wyłącznie na cyfrowy obieg informacji choćby z powodu tego, że w przeszłości wytworzyła bardzo wiele istotnych informacji w sposób tradycyjny na papierze. Dlatego optymalizacja nie polega na tym, aby zdigitalizować wszystkie zasoby firmy z przeszłości. Z dużej części z nich po złożeniu do archiwum nikt już nie skorzysta, natomiast warto zastanowić się nad digitalizacją tych danych, które są aktywne, dokumentów, które są w obiegu, do których dostępu potrzebują niejednokrotnie pracownicy działający w różnych zakątkach Polski lub świata. Odpowiedzialny partner powinien doradzić swojemu klientowi, co warto digitalizować, a co wystarczy złożyć w archiwum w wersji papierowej. O profesjonalnym podejściu świadczy również kompleksowość usługi. W Rhenus Data Office na życzenie klienta uporządkujemy i skatalogujemy przekazane nam zasoby, przeprowadzimy brakowanie dokumentów, zniszczymy te, których okres przechowywania minął, a te potrzebne w codziennej pracy zdigitalizujemy i utworzymy e-archiwum. Część z tych zadań można wykonać już na etapie przekazywania danych do archiwum.

Przy pracy zdalnej, która zaczyna odgrywać tak istotną rolę w wielu firmach, transformacja cyfrowa, w której możemy aktywnie uczestniczyć, staje się powoli naturalnym procesem w organizacjach. Dlatego też dobry partner w realizacji tego procesu to nie tylko ten, który ma dla nas atrakcyjną ofertę z punktu widzenia ceny. To partner, który posiada sprawdzone rozwiązania i długoletnie doświadczenie oraz zagwarantuje na każdym etapie bezpieczeństwo prowadzonych procesów i optymalizację kosztów.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak wyglądają szczegóły umowy na świadczenie usługi archiwizacji i przechowywania dokumentów w Rhenus Data Office, skontaktuj się z nami, a my przedstawimy Ci wszystkie szczegóły.

Masz pytania?

Skontaktuj się!

Adrian Swarlik

Adrian Swarlik

Dyrektor Handlowy Rhenus Data Office Polska

Doświadczony menedżer sprzedaży z prawie 20-letnim stażem pracy w branży. Odpowiedzialny za zarządzanie działem handlowym, organizowanie wewnętrznej jego pracy, opracowywanie strategii i planów sprzedaży oraz nadzór nad ich realizacją, pozyskiwanie nowych klientów oraz utrzymywanie dobrych relacji z kluczowymi klientami spółki, opiniowanie i negocjacje umów, badanie rynku i monitoring trendów w branży.
W swojej pracy realizuje zadania w myśl systemowego podejścia, które szczególnie ceni. Za klucz do sukcesu uznaje przede wszystkim zespół ludzi pracujących z pasją oraz dobrą współpracę. Prywatnie amator futsalu i biegania, fascynuje się także lotami bezzałogowymi.

Wydrukuj

Kontakt

Rhenus Data Office
Polska Sp. z o.o.

al. Katowicka 66,
05-830 Nadarzyn,
Polska
telefon: +48 / 801 013 014
faks: +48 / 22 715 0 717
e-mail: info@rhenus-data.pl