Nasze lokalizacje

Tutaj możesz wyszukać lokalizacje w których jest obecna Grupa Rhenus. Możesz nas znaleźć wybierając kraj, konkretną lokalizację Rhenus, obszar biznesowy, a także Twoją lokalizację.

Okresy przechowywania dokumentów

Firmy i przedsiębiorcy zobowiązani wobec przepisów regulowanych poprzez ustaw, muszą stawić czoła wielu wymogom prawnym. Jednym z nich przestrzeganie okresów przechowywania dokumentów. Jakie obowiązki prawo nakłada na przedsiębiorców w tej kwestii?

Jak długo przechowywać dokumentację medyczną

Dokumentacja medyczna nie jest jedynie zapisem choroby i procesu leczenia. Dla pacjenta, jak i lekarzy prowadzących ma ona szczególne znaczenie w przypadku ponownego leczenia. Jest ona również potrzebna w kwestiach około zdrowotnych, np. podczas ubiegania się o rentę czy do potwierdzenia niezdolności do pracy po przebytej chorobie.

Większość dokumentów medycznych (jak kartoteki, wyniki badań) musi być przetrzymywana przez 20 lat, a termin ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym dokonaniu ostatniego wpisu do karty pacjenta. Dokumentacja medyczna może zatem być przechowywana nawet ponad 20 lat, jeśli pacjent nadal leczy się w danym gabinecie.

Istnieją jednak dokumenty o innych okresie przechowywania. Przykładowo, już po 5 latach można zniszczyć lekarskie zalecenia lub skierowania na badania, a po 10 latach zdjęcia rentgenowskie znajdujące się poza dokumentacją wewnętrzną. Jednocześnie okres przechowywania dokumentów jest przedłużony do 30 lat w przypadku zgonu na wskutek obrażeń ciała lub zatrucia. Oprócz tego, przez 22 lata powinny być przechowywane dokumenty medyczne dziecka poniżej 2-go roku życia. Po zakończeniu okresu przechowywania, dokumenty medyczne powinny zostać zniszczone w sposób poufny - czyli bez możliwości poznania danych pacjentów i informacji dotyczących ich zdrowia.

Okres przechowywania dokumentów księgowych i bankowych

Do obowiązków przedsiębiorców oprócz fakturowania i rozliczeń podatkowych należy także właściwe przechowywanie dokumentów księgowych. Jeśli firma korzysta z profesjonalnej obsługi księgowej, nie powinno być problemów z dotrzymaniem ustalonych tutaj terminów. Trudniejsze zadanie stoi przed przedsiębiorcami, którzy rozliczają się samodzielnie – zatem jak długo takie podmioty powinny przechowywać dokumentacje księgowa lub bankową?

Jeżeli chodzi o dokumenty księgowe i bankowe, okresem przechowywania zdecydowanej większości jest 5 lat. Przykładowo przez tyle czasu powinny być przechowywane: księgi podatkowe, dokumentacja o wybranym sposobie prowadzenia rachunkowości, dokumenty inwentaryzacyjne, dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, kredytów i pożyczek (licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacja została rozliczona), a także bankowe dyspozycje, pełnomocnictwa, rejestry sesji, potwierdzenia zawartych transakcji, kopie dokumentów depozytowych oraz zawarte z klientami umowy na świadczenie usług bankowych i maklerskich.

Ile lat przechowywać dokumenty kadrowe i płacowe?

Każdy pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumenty kadrowe i płacowe przez określony czas. Nieprzestrzeganie przepisów w tej kwestii traktowane jest jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika, czego konsekwencją dla pracodawcy może być obowiązek zapłaty grzywny nawet do 30 000zł.

Dla pracodawcy przechowywanie dokumentów kadrowych i płacowych stanowi duże wyzwanie, z uwagi na to, że okres archiwizacji zależy od rodzaju dokumentu. Przez inny czas zatem przechowywać należy dokumentację pracowniczą, ZUS czy dokumenty podatkowe.

W zakresie dokumentacji kadrowo-płacowej, najdłużej - bo przez 50 lat - powinny być przechowywane dokumenty mogące decydować o świadczeniach (emerytalnych, rentowych) - w tym listy płac, karty wynagrodzeń. Dodatkowo temu terminowi podlegają również: akta osobowe, karty personalne, wykazy imienne. Przez 25 lat przechowuje się regulaminy pracy i siatki płac, dochodów, stawek. Kopie pism o przyznanych nagrodach posiadają okres przechowywania 10 lat, zaś listy i karty urlopowe 2 lata.

Biorąc pod uwagę stosunkowo długie okresy przechowywania (najczęściej od 5 do 50 lat), ilość dokumentów może przekraczać możliwości archiwizacyjne w danej jednostce - szpitalu, banku czy przedsiębiorstwie.

przechowywanie dokumentów ile lat
jak długo przechowywać dokumenty księgowe
jak długo przechowywać dokumenty bankowe
jak długo przechowywać dokumenty zus
jak długo przechowywać dokumenty
okres przechowywania dokumentów
jak długo trzymać rachunki

Wydrukuj

Kontakt

Rhenus Data Office
Polska Sp. z o.o.

al. Katowicka 66,
05-830 Nadarzyn,
Polska
telefon: +48 / 801 013 014
faks: +48 / 22 715 0 717
e-mail: info@rhenus-data.pl