Nasze lokalizacje

Tutaj możesz wyszukać lokalizacje w których jest obecna Grupa Rhenus. Możesz nas znaleźć wybierając kraj, konkretną lokalizację Rhenus, obszar biznesowy, a także Twoją lokalizację.


Jak zdigitalizować dokumentację, aby wprowadzić w firmie efektywną pracę zdalną?

W obliczu nadchodzącego spowolnienia gospodarczego, które w różnym zakresie dotknie każdą organizację, trzeba szybko przejść od reaktywnych działań obniżających koszty i podtrzymujących sprzedaż do działań proaktywnych, które pomogą firmom wejść na drogę ożywienia i wzrostu w nowej rzeczywistości po Covid-19. Zmiana charakteru pracy, której właśnie jesteśmy świadkami, pozwala dostrzec znaczenie, jakie dla współczesnego biznesu ma automatyzacja procesów biznesowych, digitalizacja dokumentacji, usługa E-Archiwum czy optymalizacja elektronicznego obiegu dokumentów. 

digitalizacja elektroniczny obieg dokumentów

Znane powiedzenie mówi, że jak nie możesz zarabiać, to się edukuj. Dzieląc czas pomiędzy dyżurem w firmie a pracą z domu, spróbujmy wybiec w przyszłość po Covid-19, który jest jak trzęsienie ziemi pod oceanem. Tsunami w postaci schłodzenia koniunktury, również w naszym kraju, jest nieuniknione i warto przygotować własne scenariusze.

ICAN Research przytacza w swoim marcowym magazynie ICAN Management Review (badanie wykonane na przełomie roku 2019 i 2020), że drugim najważniejszym czynnikiem zmieniającym obecnie funkcjonowanie polskich firm jest automatyzacja i robotyzacja procesów biznesowych, po której jako kolejny czynnik wymieniono wzrost mocy obliczeniowych i łatwość w pozyskaniu danych i ich analizy. Wdrożenie RPA, UIPATH oraz innych narzędzi automatyzacji i robotyzacji może okazać się kluczowe.

To punkt widzenia managerów największych polskich przedsiębiorstw, a jak jest z sektorem małych i średnich firm? Problemy bywają bardziej prozaiczne, jak np. uporanie się z dużą ilością danych zawartych w dokumentach papierowych lub plikach elektronicznych. I tu dochodzimy do sedna problemu. Nie ma bowiem mowy o transformacji cyfrowej bez odpowiedniego przygotowania i pozyskania danych.

Obecnie zdecydowana większość polskich przedsiębiorców stara się przede wszystkim chronić swoich pracowników przed infekcją, a firmę przed uciążliwą kwarantanną. Zespoły się rozdzieliły, ich członkowie, wyposażeni w laptopy i VPNy, z bezpiecznym dostępem do firmowych systemów i aplikacji, pracują w różnych lokalizacjach. Zauważyć można 3 stopnie efektywności pracy takich zespołów. Najwyższy, a zarazem występujący u najmniejszej liczby przedsiębiorstw, osiąga się tam, gdzie przechwytywanie danych na wejściu, ich walidacja, analiza i wykorzystanie w procesie odbywają się prawie całkowicie automatycznie. Pracownicy takich firm są wspierani przez roboty i algorytmy uczenia maszynowego i dlatego sami mogą skoncentrować się na ocenie analiz, podejmowaniu decyzji i obsłudze wyjątków, robotyzacja procesów bowiem im na to pozwala. Firmy reprezentujące drugi stopień efektywności pracują na systemach mających zaszyte w sobie automatyzację oraz zbudowane interfejsy pomiędzy aplikacjami, ale większość danych wsadowych jest pobierana, opisywana lub wpisywana manualnie do systemów. Trzecia, najbardziej liczna to grupa firmy, których pracownicy w księgowości, twardym HR i operacjach muszą sami zadbać o pobranie potrzebnych danych z plików i dokumentów oraz przenoszenie ich między aplikacjami i systemami. Taki sposób pracy generuje najwyższe koszty, a zarazem najwięcej błędów. W tej grupie przedsiębiorstw procesy nie są zoptymalizowane pod kątem dokonania cyfrowej transformacji stąd też każde odchylenie w ilości transakcji lub ilości dostępnych kadr powoduje spore reperkusje i dodatkowe koszty. Niestety w Polsce robotic process automation to w wielu firmach nieznane narzędzie.

Na czym więc może polegać edukacja w czasach spowolnienia? Na przykład na przygotowaniu naszych biznesów na czas, w którym praca zdalna stanie się normą, na czas, w którym dla utrzymania rentowności będzie mniej pracowników w firmie. Jak to zrobić? Fundamentalnym warunkiem jest digitalizacja czy ucyfrowienie wszystkich danych przychodzących do firmy. Nie jest to proces łatwy, gdyż często wymaga współdziałania uczestników obrotu gospodarczego, ale dlaczego nie spróbować przekierowania całego przepływu informacji (zamówień, dowodów dostaw, faktur, reklamacji, raportów etc.) między naszymi firmami na formularze lub nie podjąć próby innego ustrukturyzowania takich danych?

Digitalizacja, i to totalna, to warunek konieczny do budowania nowych modeli biznesowych. W poniższym materiale przedstawimy, jak ją wprowadzić od etapu przyjęcia danych, poprzez pracę z nimi aż do wymaganego prawem bezpiecznego przechowywania. 

1. Kancelaria cyfrowa


Kancelaria cyfrowa opiera się przede wszystkim na automatycznym procesie przetwarzania tak korespondencji przychodzącej, jak i wychodzącej. Pomoc w przetwarzaniu jej strumieni stanowią przede wszystkim wysokowydajne skanery oraz oprogramowanie danych. Dzięki nim możliwa jest digitalizacja danych, a ta z kolei otwiera drogę do automatyzacji procesu klasyfikowania (dekretacji). Poprawia się także jakość i tempo dystrybucji dokumentów nadesłanych do firmy. Obieg dokumentów przebiega znacznie sprawniej i efektywniej. W ramach kancelarii cyfrowej przetwarzać można zarówno korespondencję tradycyjną, jak i cyfrową. W ten sposób firma zachowuje spójność swoich działań i jednocześnie pracuje zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Wdrożenie kancelarii cyfrowej wymaga wiedzy na temat dostępnych rozwiązań i umiejętności ich zastosowania w konkretnych przypadkach. Pracownicy Rhenus Data Office mogą pomóc nie tylko w założeniu takiej kancelarii i opracowaniu procedur jej działania, lecz także służą wsparciem w codziennym jej prowadzeniu. Możemy prowadzić dla Ciebie kancelarię cyfrową w siedzibie Twojej firmy lub też realizować te działania w modelu off-site, poza Twoją siedzibą, w naszym biurze. Dostosowujemy się do Twoich potrzeb i wspieramy cię w skutecznej transformacji cyfrowej.

2. Data Entry – wprowadzanie danych


Codzienna praktyka pokazuje, że dla wielu firm bardzo uciążliwym i czasochłonnym zadaniem jest wprowadzanie danych do systemów informatycznych. Także i w tym aspekcie pracy z dokumentacją klienci mogą liczyć na wsparcie ze strony Rhenus Data Office. Zespół doświadczonych osób, wyposażony w niezbędny sprzęt komputerowy, gotowy jest do świadczenia usługi Data Entry na najwyższym poziomie i ze spełnieniem najwyższych standardów zabezpieczeń przetwarzania danych zgodnych z RODO. Usługa ta może być świadczona zarówno w modelu „front-office”, jak i „back-office”. Możemy pomóc w:

  • weryfikacji kompletności kontraktów,
  • wprowadzaniu danych z umów,
  • przygotowaniu baz danych,
  • czyszczeniu baz danych, identyfikacji i eliminowaniu duplikatów,
  • wprowadzeniu danych adresowych,
  • opracowaniu list kontaktów, sprzedaży, list mailowych,
  • rejestracji zamówień, listów przewozowych,
  • walidacji poprawności wprowadzonych danych.

Usługa Data Entry pozwala zredukować czas pracy własnych pracowników. Dzięki temu można ich oddelegować do realizacji istotniejszych z punktu widzenia firmy zadań. W ten sposób można również wygenerować niemałe oszczędności związane ze zmniejszeniem kosztów ponoszonych na szkolenia, rekrutację pracowników oraz przygotowanie powierzchni biurowej. 

Naszym klientom proponujemy elastyczny model rozliczeń. Opiera się on na faktycznym zakresie wykonanej pracy i ilości wprowadzonych danych. Dostosowujemy się do zmieniających się wymagań i potrzeb klienta. Skalujemy zasoby w zależności od wolumenów wymagających wprowadzenia, co gwarantuje, że klient płaci jedynie za faktycznie wykonaną pracę.

Naszym klientom proponujemy elastyczny model rozliczeń. Opiera się on na faktycznym zakresie wykonanej pracy i ilości wprowadzonych danych. Dostosowujemy się do zmieniających się wymagań i potrzeb klienta. Skalujemy zasoby w zależności od wolumenów wymagających wprowadzenia, co gwarantuje, że klient płaci jedynie za faktycznie wykonaną pracę.

3. Skanowanie i digitalizacja dokumentów


Dane cyfrowe to w XXI wieku podstawa działania większości firm. Transformację cyfrową wymusza przede wszystkim rzeczywistość biznesowa, w której coraz więcej dokumentów powstaje jedynie w formie cyfrowej. E-maile, pliki MS Word, MS Excel, prezentacje i raporty – wszystkie te dokumenty powstają w formie cyfrowej i w takiej też są obsługiwane przez użytkowników i ewentualnie przesyłane dalej. Zalety korzystania z dokumentacji w formie cyfrowej są powszechnie znane, to znacznie prostszy, szybszy i bardziej efektywny sposób pracy. 

Co jednak zrobić ze wszystkim danymi, które powstały przed erą cyfrowych dokumentów? Przecież część z nich nadal jest potrzebna w codziennym obiegu dokumentów i nie może zostać przesunięta do przechowywania wieczystego.

3.1 Masowe skanowanie dokumentów np. faktur, umów, listów przewozowych


Skanowanie i digitalizacja dokumentacji to usługi, które stanowią odpowiedź na potrzeby wszystkich firm, które przeszły już w dużej mierze na dokumentację cyfrową, mają jednak w swoich zasobach jeszcze wiele danych utrwalonych w postaci dokumentacji papierowej, które należy zamienić na dane cyfrowe.

Rhenus Data Office proponuje rozwiązanie, które nie tylko pozwala na odpowiednie zabezpieczenie danych przed ich zgubieniem, zniszczeniem czy też nieuprawnionym dostępem, ale także gwarantuje ich odpowiednią segregację, wedle ustalonych kryteriów (np. w zgodzie z rocznikiem lub tematyką). Dokumenty nie tylko zyskają formę cyfrową, która ułatwi ich obieg, lecz także zostaną uporządkowane i sklasyfikowane, co dodatkowo uprości zasady korzystania z nich.

Skanowanie to pierwszy etap digitalizacji. Przygotowanie dokumentacji w formie skanów pozwala w szybki i łatwy sposób odnaleźć online potrzebne w danym momencie materiały. Wysokiej jakości sprzęt umożliwia idealne odwzorowanie barw, zachowanie właściwej rozdzielczości dokumentów, przede wszystkim różnego rodzaju ilustracji czy projektów. Drugi etap obejmuje odpowiednio szczegółowy opis dokumentów. Na koniec znajdują się one w elektronicznym archiwum, gdzie zostają odpowiednio skatalogowane. Dostęp do tych materiałów otrzymują jedynie wskazani przez klienta pracownicy.

3.2 Skanowanie dokumentów wielkoformatowych


Skanowanie jest szczególnie cennym rozwiązaniem w przypadku dokumentacji technicznej lub budowlanej, która często występuje w nietypowych formatach, a to wymaga specjalnie przygotowanych miejsc do jej przechowywania. Dokumenty tego typu dość szybko tracą swoją jakość lub mogą ulec całkowitemu zniszczeniu. Trzeba bowiem pamiętać, że papierowy oryginał jest z reguły wielokrotnie wykorzystywany podczas prowadzenia inwestycji, a nawet wiele lat po jej zakończeniu, dlatego warto zadbać o stworzenie jego trwalszej kopii. Skanowanie dokumentacji technicznej to cenne rozwiązanie zarówno dla firm deweloperskich, właścicieli sklepów wielkopowierzchniowych, firm produkcyjnych, jak i zarządców nieruchomości. Wszyscy oni dzięki zmianie tradycyjnej formy przechowywania na cyfrową mogą skuteczniej ją zabezpieczyć i nie obawiać się, że nawet intensywne i wielokrotne użytkowanie stworzy ryzyko jej uszkodzenia. 

Rhenus Data Office świadczy usługi profesjonalnego skanowania dokumentacji technicznej, w tym dokumentacji wielkoformatowej. Skan może zostać wykonany zarówno z zachowaniem kolorów, przejściem w skalę szarości lub tryb czarno-biały. Indywidualnie dobierana jest także jakość skanu: między 100 a 600 dpi. Plik może zostać zapisany jako pdf, jpg oraz tiff. 

skanowanie dokumentów wielkoformatowych

Dzięki profesjonalnemu sprzętowi najwyższej jakości oraz odpowiedniemu oprogramowaniu, podczas skanowania urządzenia automatycznie rozpoznają orientację dokumentu (pion-poziom), przycinają niepotrzebne tło dokumentu, poprawiają kontrast oraz czyszczą obraz w przypadku starych dokumentów. W efekcie skanowania klient otrzymuje dokument cyfrowy najwyższej jakości. Dbamy jednak nie tylko o wysoką jakość samego skanu, lecz także o jego profesjonalny opis, uzgodniony z klientem. Kolejne kopie cyfrowe są kategoryzowane i katalogowane także zgodnie z oczekiwaniami zleceniodawcy.

Gotową dokumentację przekazujemy na nośniku zewnętrznym (dysk twardy, płyta cd) lub dokonujemy transferu skanów za pomocą bezpiecznego serwera SFTP. Możliwe jest także przekazanie plików do cyfrowego repozytorium zlokalizowanego w odpowiednio zabezpieczonej przed dostępem osób niepowołanych chmurze. W ten sposób wiele osób może jednocześnie posługiwać się danym materiałem. Bez problemu można go wyszukać, korzystając z odpowiednich indeksów. 

Digitalizacja dokumentacji technicznej to coraz częściej konieczne do wykonania zadanie, które niesie za sobą wiele korzyści. Zlecenie tej usługi partnerowi zewnętrznemu:

  • eliminuje koszty związane z zakupem profesjonalnych skanerów dla dokumentów wielkoformatowych; w Rhenus Data Office można przetwarzać dokumenty o bardzo różnej wielkości od A7 do A0+. 

  • pozwala skutecznie zabezpieczyć papierową formę dokumentacji, do codziennego obiegu wprowadzić zaś kopie cyfrowe, którym nie grozi uszkodzenie ani zagubienie.

  • stanowi cenną pomoc i wsparcie przy przygotowywaniu różnego rodzaju ofert; dzięki skanom wielkoformatowej dokumentacji odpowiednie materiały można przesłać do kilku klientów jednocześnie.

  • pozwala poprawić jakość pierwotnej dokumentacji, która po zeskanowaniu jest bardziej przejrzysta.

  • dodatkowo uwalnia przestrzeń w biurze. 

4. Cyfryzacja teczek pracowniczych


Human Resources to dział, który generuje ogromne ilości dokumentacji, z której dość często trzeba korzystać. Rozwiązaniem, które pozwala oszczędzić miejsce w biurze, a jednocześnie umożliwia łatwiejsze i sprawniejsze wyszukiwanie danych jest Elektroniczna Teczka Osobowa (ETO). Dzięki niej można efektywnie zarządzać bieżącymi zadaniami kadrowymi i tym samym usprawnić pracę działu personalnego.

Rozwiązania prawne w Polsce sprzyjają przechodzeniu na dokumentację elektroniczną w sprawach kadrowych. Od 1 stycznia 2019 roku obowiązuje ustawa z 10 stycznia 2018 r., która umożliwia pracodawcom nie tylko skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych, lecz także ich elektronizację. Pracodawcy zyskali w ten sposób możliwość prowadzenia akt osobowych pracowników wyłącznie w formie elektronicznej (tzw. e-teczki, e-akta). Takie rozwiązania są szczególnie przydatne w średnich i dużych organizacjach, które posiadają rozproszoną strukturę, a dokumentacja kadrowa powstaje fizycznie w wielu miejscach. 

Rhenus Data Office oferuje kompleksową usługę tworzenia ETO. W jej ramach teczki papierowe zostają przekształcone na dokumentację elektroniczną, wiernie ją odwzorowując. Dzięki odpowiedniemu ich opisaniu dane pracowników stają się dostępną i łatwą w użyciu dokumentacją, która znacznie ułatwia codzienną pracę działów HR. Usługa obejmuje transport dokumentacji, jej zeskanowanie, opisanie wymaganymi danymi (także podpisem kwalifikowanym) oraz udostępnienie akt w profesjonalnym systemie informatycznym.

Elektroniczna Teczka Osobowa przyczynia się do wzrostu efektywności pracy bez utraty jej wysokiej jakości. Jest to możliwe ponieważ korzystanie z ETO:

  • obniża koszty prowadzenia dokumentacji pracowniczej,
  • zwiększa bezpieczeństwo przechowywania oraz szybkość dostępu do akt,
  • daje kontrolę nad historią logowania i wykonanych na dokumentach czynności,
  • pozwala w ciągu kilku chwil uzyskać informację zarządczą o kompletności (lub brakach) teczek osobowych,
  • oszczędza czas pracowników działów HR; zamiast długotrwałej pracy z aktami, mogą oni skoncentrować się na bardziej wartościowych i przyczyniających się do rozwoju firmy działaniach.

5. OCR Faktur i automatyzacja RPA


Automatyzacja odczytu danych (OCR) z treści faktur to tylko skromna część możliwości, jakie daje usług e-Invoice. Obejmuje ona kompleksową obsługę procesu digitalizacji faktur, wraz z ich dekretacją, akceptacją i księgowaniem. Wprowadza ona znaczne ułatwienia i usprawnienia w codziennej pracy działu finansowo-księgowego. 

Usługa e-Invoice obejmuje (w zależności od potrzeb klienta):

  • realizację czynności rejestracji faktur od dostawców (kompleksowy zakres usług kancelaryjnych),
  • automatyzację odczytu danych (OCR) z treści faktur  (m.in. pełna nazwa kontrahenta, NIP, kwoty, stawka VAT, linia faktur, etc.),
  • usprawnienie procesu dekretacji i akceptacji dokumentów poprzez zastosowanie elektronicznego systemu do obiegu dokumentów i repozytorium faktur (np. skan faktury może zostać automatycznie przesłany do akceptacji przez odpowiednią osobę w firmie, a koszty alokowane do odpowiedniego budżetu).
e-invoice

Usługa e-Invoice jest realizowana z zastosowaniem technologii RPA (Robotic Process Automation), która pozwala na automatyzację działań z obszaru obsługi i przetwarzania dokumentów. Połączenie nowoczesnej technologii i bogatego know-how Rhenus Data Office pozwala nam świadczyć usługi e-Invoice na najwyższym poziomie. Wdrażając automatyzację procesów, usprawniamy i skracamy czas realizacji konkretnych zadań, a także eliminujemy potencjalne błędy związane z pracą manualną. Cała usługa może być świadczona w formie outsourcingu, bez konieczności jej realizowania na terenie klienta. 

E-Invoice w firmie pozwala 

  • zredukować o 30% nakład pracy związany z przyjęciem, opisaniem i wprowadzaniem faktur,
  • uprościć proces księgowania faktury,
  • zagwarantować kontrolę nad przetwarzaniem faktury i terminowym jej przepływem,
  • ułatwić dostęp do dokumentów księgowych po ich wpłynięciu do firmy.

Szybsze rozliczanie faktur, sprawny obieg dokumentów i pełna kontrola nad dokumentacją finansowo-księgową przyczynia się również do budowy wizerunku odpowiedzialnego i godnego polecania partnera biznesowego.

6. Zalety e-Archiwum


E-Archiwum to jedno z coraz chętniej wykorzystywanych przez przedsiębiorców narzędzi. Umieszczenie dokumentów w elektronicznym repozytorium pozwala na łatwe przeszukiwanie i uzupełnianie zasobów. Dostęp do akt jeszcze nigdy nie był tak prosty. Dodatkowo, skany oraz inne zdigitalizowane dokumenty można filtrować za pomocą ustalonych indywidualnie kryteriów.

E-archiwum - cyfryzacja papierowych dokumentów

Taka nowoczesna forma archiwum umożliwia odzyskanie pełnej  kontroli nad stale rosnącą ilością firmowych dokumentów i informacji. Wygoda to jednak nie jedyna zaleta E-Archiwum. Bardzo ważne jest także zapewnienie dokumentom odpowiedniej ochrony. Dzięki nowoczesnym technologiom przechowywanie  zasobów w chmurze jest całkowicie bezpieczne. W E-Archiwum możesz umieścić niezbędne informacje o pracowniku, dane projektowe, finansowe, księgowe. System pozwala ci nie tylko na łatwe przeszukiwanie i uzupełnianie zasobów. Z jego pomocą możesz także wygenerować wiele przydatnych zestawień i raportów. Codzienna praca z dokumentacją w wielu działach firmy może ulec w ten sposób znacznej poprawie. Dokumenty są sprawniej odnajdywane, wykorzystywane i uzupełniane. Twoi pracownicy będą więc mogli skupić się na istotniejszych z punktu widzenia ich pracy zadaniach, a Ty uzyskasz pełną kontrolę nad elektronicznymi zasobami firmy.

7. Elektroniczny obieg dokumentów - workflow


Transformacja dokumentacji papierowej na ich wersję cyfrową, przygotowanie odpowiednich miejsc gromadzenia elektronicznej dokumentacji dają podstawy do poprawy codziennego funkcjonowania firmy. Ich pełen potencjał można wykorzystać jednak dopiero, gdy optymalizacji ulegnie również sam obieg dokumentów w firmie. 

Rhenus Data Office wspiera swoich klientów we wdrażaniu rozwiązań ułatwiających codzienną pracę z dokumentami. Nasza pomoc obejmuje zarówno wdrożenie systemu workflow, jak i doradztwo w zakresie podniesienia efektywności procesu przepływu danych w firmie. Wsparcie technologiczne w zakresie poprawy obiegu dokumentów Rhenus Data Office oferuje wspólnie z ELO Digital Office GmbH. To nasz partner, który specjalizuje się w tworzeniu rozwiązań o dużej innowacyjności technologicznej klasy Enterprise-Content-Management. 

Elektroniczny obieg dokumentów - workflow

W ramach proponowanej optymalizacji procesów biznesowych oferujemy pomoc w:

  • wprowadzania danych i ich klasyfikacji z wykorzystaniem software robotów,
  • automatycznym sterowaniu obiegami informacji wspierane technologią RPA (Robotic Process Automation)
  • wieloletnim przechowywaniu dokumentów fizycznych i cyfrowych,
  • tworzeniu rozwiązań portalowych i mobilnych,
  • budowaniu mechanizmów współpracy oraz zarządzania wiedzą,

Rozwiązania z zakresu digitalizacji dokumentacji powinny być dopasowane przede wszystkim do realnych potrzeb i możliwości przedsiębiorstw. Wiele zależy tutaj od specyfiki prowadzonej działalności, liczby pracowników, lokalizacji, ilości przetwarzanej dokumentacji i jej typu. Jeśli chcesz rozpocząć proces transformacji cyfrowej, ale nie wiesz, od czego powinieneś zacząć, z jakich narzędzi możesz skorzystać, skontaktuj się z nami. Nasi doradcy z chęcią przybliżą ci szczegóły konkretnych rozwiązań i pomogą wybrać te, które istotnie wpłyną na jakość twojej codziennej pracy z dokumentami. 

Mamy wiedzę, technologię oraz ludzi, aby pomóc Twojej firmie sprawnie przejść przez transformację cyfrową. Korzystaj z naszych usług i rozwijaj biznes.

Masz pytania?

Skontaktuj się!

Wydrukuj

Kontakt

Rhenus Data Office
Polska Sp. z o.o.

al. Katowicka 66,
05-830 Nadarzyn,
Polska
telefon: +48 / 801 013 014
faks: +48 / 22 715 0 717
e-mail: info@rhenus-data.pl