Elektroniczny obieg dokumentów to funkcjonalność zapewniana przez zaawansowany system informatyczny. Jego założeniami są: możliwość dostępu do danych elektronicznych z innego miejsca lub wielu miejsc za pomocą odpowiednich kanałów dostępu oraz brak konieczności posługiwania się dokumentami drukowanymi w procesie przetwarzania danych. Dzięki zdigitalizowanym dokumentów oraz oprogramowaniu uzyskiwana jest możliwość gromadzenia, indeksowania i wyszukiwania dokumentów w bazie danych a także kontrolowania wszystkich operacji, jakim dany dokument podlega.
Kluczową sferą w elektronicznym obiegu dokumentów jest bezpieczeństwo zasobu informacyjnego (bazy danych, archiwum elektronicznego) i wszystkich kanałów dostępu. W celu zapewnienia dostatecznej ochrony, jedynie upoważnieni pracownicy posiadają hasła dostępu do poszczególnych dokumentów.
Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów można osiągnąć szereg zalet dla przedsiębiorstwa lub instytucji. Przede wszystkim, dokumenty szybciej trafiają do osób, które mają nad nimi pracować. Dzięki szybkości dostępu do informacji, można bardziej optymalnie wykorzystać czas pracy. Dzięki elektronicznemu obiegowi możliwa jest praca w środowisku rozproszonym - kiedy potrzeba przypisać do jednego dokumentu dostęp dla różnych komórek organizacyjnych. Ułatwia się też lokalizacja dokumentu i możliwe jest śledzenie związanych z nim działań - od momentu wpłynięcia dokumentu do firmy, do czasu załatwienia sprawy.
Jeśli do obiegu, oprócz dokumentów bieżących, zostaną włączone również dokumenty archiwizowane, łatwość dostępu może przyspieszać czynności kontrolne lub sprawozdawcze dotyczące poprzednich okresów.