Nasze lokalizacje

Tutaj możesz wyszukać lokalizacje w których jest obecna Grupa Rhenus. Możesz nas znaleźć wybierając kraj, konkretną lokalizację Rhenus, obszar biznesowy, a także Twoją lokalizację.

Dużo, czyli ile? Poradnik szacowania ilości dokumentów przeznaczonych do zniszczenia

Większość office managerów, właścicieli firm, czy też osób zarządzających archiwum chcąc zamówić usługę niszczenia, napotyka na problem z oszacowania ilości dokumentacji, która ma zostać zutylizowana. Jak wymierzyć, obliczyć, zważyć dokumentację? Mamy dla Was kilka podpowiedzi.

Jak oszacować ilość dokumentów do niszczenia?

Gdzie, w czym i jak przechowuje się dokumenty?

Ilość dokumentacji przeznaczonej do niszczenia to jedna z najważniejszych informacji przekazywanych podczas zamawiania usługi. Na podstawie danych ilościowych, jak również informacji o typie dokumentów (piszemy o tym poniżej), firma specjalizująca się w niszczeniu dokumentacji ustala rodzaj i liczbę pojemników oraz wielkość pojazdu, który jest niezbędny aby zrealizować zamówioną usługę.   

Zarówno dokumentację aktywną, jak i tą przeznaczoną do archiwizacji najczęściej przechowuje się w segregatorach, teczkach, specjalnych boxach lub pudłach archiwizacyjnych. Oczywiście najłatwiej jest ocenić ilość dokumentacji, która zebrana jest w zwartą formę, umieszczona w jednolitych opakowaniach. Zdarza się jednak, że jakaś część dokumentacji przeznaczonej do utylizacji to pojedyncze kartki, luźne pliki dokumentów lub różnej wielkości worki lub pudła zebrane w jednym miejscu. Niezależnie od tego, jak składowane są dokumenty przeznaczone do niszczenia, można dość łatwo, a zarazem dokładnie oszacować ich ilość. Jak? Oto kilka najprostszych sposobów. 

I: Dokumenty na półce, w teczkach, segregatorach

Gdy dokumentację przeznaczoną do utylizacji przechowujesz w jednolitych pojemnikach, segregatorach lub teczkach, jesteś w dość komfortowej sytuacji. Wystarczy bowiem, że podczas rozmowy z doradcą Rhenus Data Office, podasz ich  liczbę i wymiary np. 100 segregatorów szerokości 10 cm lub 300 teczek grubości 2 cm. Taka informacja dla profesjonalnej firmy zajmującej się niszczeniem dokumentacji w zupełności wystarcza, aby ustalić (oczywiście w przybliżeniu), z jaką ilością dokumentacji ma do czynienia. Istnieje również innym równie łatwy sposób ustalenia ilości dokumentów do zniszczenia gdy zgromadzone są one w szafach lub na regałach, wystarczy że zmierzysz łączną długość półek, na których ustawione są teczki lub segregatory. W ten sposób obliczysz, ile metrów bieżących zajmuje dokumentacja. Przyjmuje się, że 1 metr bieżący to około 35 kilogramów dokumentacji.

II: Pudła archiwizacyjne – mniej lub bardziej tradycyjne

Jeżeli przechowujesz zbędną dokumentację w pudełkach archiwizacyjnych, określenie ilości dokumentów przeznaczonych do utylizacji nie powinno stanowić problemu. Wystarczy, że podczas składania zamówienia w Rhenus Data Office podasz wymiary pudełek wypełnionych materiałem przeznaczonym do niszczenia i określisz ich liczbę. Zdarza się, że zdezaktualizowana dokumentacja przeznaczona do zniszczenia przechowywana jest w różnego rodzaju workach – jutowych, plastikowych. Taka sytuacja również nie sprawia wielkiego problemu w oszacowaniu ich ilość. Po prostu podaj ilość i objętość worków, w których zgromadziłeś dokumenty przeznaczone do zniszczenia np. 100 worków o objętości 120 litrów. Oczywiście jeśli korzystasz z worków o niestandardowych wymiarach, koniecznie zwróć na to uwagę doradcy.

III: Bliżej nieokreślona masa

Rozmowa z doradcą jest szczególnie ważna, kiedy trudno ci określić ilość dokumentacji, którą chcesz zniszczyć. Jeśli masz w firmie dokumentację przeznaczoną do utylizacji, ale jest ona przechowywana w bardzo różnych pudełkach lub luzem na palecie, nie przejmuj się, w takiej sytuacji również sobie poradzimy. Podczas rozmowy z klientem doradca najczęściej prosi o przyrównanie ilości dokumentów do jakiejś wyobrażalnej wielkości. Można na przykład zastanowić się, ile pojemników na śmieci (240 litrowych, z którymi każdy miał do czynienia) wypełnić mogłaby przygotowana do niszczenia sterta dokumentacji. Oczywiście dokumenty można również zważyć, ale nie każdy ma taką możliwość. Doświadczenie pracowników Rhenus Data Office pozwala im na podstawie krótkiego wywiadu z klientem dość szybko ustalić, z jaką ilością dokumentacji trzeba się zmierzyć.

Niezależnie od tego, w jakiej formie przechowujesz swoje dokumenty i ile ich masz, eksperci Rhenus Data Office dobiorą najlepsze dla Ciebie rozwiązanie, pomogą ci oszacować ich ilość i złożyć właściwe zamówienie.

Masz pytania?

Skontaktuj się!

Karol Pertek

Karol Pertek – Manager Regionalny z 10-letnim doświadczeniem w Rhenus Data Office Polska. Odpowiedzialny za pozyskiwanie i opiekę nad kluczowymi klientami spółki. Na co dzień pracuje w poznańskim oddziale firmy, gdzie pomaga handlowcom w jak najlepszym przygotowaniu ofert zgodnie z indywidualnymi potrzebami klienta. 
Czas wolny poświęca przede wszystkim rodzinie. Ponadto, oddaje się pasji, jaką jest prowadzenie treningów piłki nożnej dla dzieci.
Tel:  +48 519 349 664
Mail: karol.pertek@pl.rhenus.com
LinkedIn: Karol Pertek

Wydrukuj

Kontakt

Rhenus Data Office
Polska Sp. z o.o.

al. Katowicka 66,
05-830 Nadarzyn,
Polska
telefon: +48 / 801 013 014
faks: +48 / 22 715 0 717
e-mail: info@rhenus-data.pl