Nasze lokalizacje

Tutaj możesz wyszukać lokalizacje w których jest obecna Grupa Rhenus. Możesz nas znaleźć wybierając kraj, konkretną lokalizację Rhenus, obszar biznesowy, a także Twoją lokalizację.


Z biura do domu - nowe modele biznesowe. Szanse i zagrożenia

Pandemia koronawirusa niewątpliwie odciśnie ogromne piętno na modelu pracy biurowej. Nie chodzi bowiem wyłącznie o rozwiązania tymczasowe, stosowane obecnie dla zachowania ciągłości pracy. Aktualna sytuacja zmusza pracodawców do zmiany wielu dotychczas stosowanych rozwiązań i budowania nowego modelu funkcjonowania przedsiębiorstwa niezależnie od jego wielkości. Mówimy o zupełnie nowej perspektywie spojrzenia na klienta - jego szybszej, efektywnej i bezpiecznej obsłudze. Drogę do niej otwiera cyfryzacja i digitalizacja biznesu.

Z biura do domu - nowe modele biznesowe

Nowa rzeczywistość - nowe wyzwania biznesowe

Obecnie wiele firm straciło możliwość działania według sprawdzanych i jak dotąd efektywnych metod.  Drugie uderzenie koronawirusa tylko pogłębiło obawy niemałej grupy przedsiębiorców. Jak podaje w swoim październikowym raporcie CMSG, skutków pandemii boi się prawie 80% firm. Przedsiębiorcy boją się skutków obostrzeń i ewentualnego, ponownego zamknięcia gospodarki. W większości źle oceniają kondycję swoich firm, ponieważ ich płynność finansowa znacznie się pogorszyła. Duża część spodziewa się spadku popytu, a co za tym idzie obniżenia przychodów, który pociągnie za sobą konieczność zwolnienia pracowników. Dodatkowo rosną obawy co do wzrostu podatków.

Czy istnieje skuteczna forma szczepionki biznesowej?

Dla wielu organizacji może okazać się nią cyfryzacja. Wpływa ona na funkcjonowanie firmy w każdym jej aspekcie. Jednak największe jej oddziaływanie widzimy w ograniczaniu barier w komunikacji. Przemyślana ewolucja cyfrowa prowadzi do powstawania nowych form kontaktu z klientami, które w konsekwencji zmierzają do transformacji stosowanych modeli biznesowych. Nowe interakcje z klientami skutkują opracowywaniem nowych produktów i usług oraz pobudzają innowacyjność pracowników. Zatem istotą cyfryzacji powinno być wykorzystanie technologii do zwiększania wydajności, która doprowadzi do wzrostu przychodów i zapewnia przewagę konkurencyjną. Aby to osiągnąć, firmy potrzebują solidnych podstaw wykorzystujących możliwości technologiczne, które inteligentnie powiążą ludzi ze stosowanymi narzędziami w ramach prowadzonej działalności biznesowej. Nie wszystkie rozwiązania muszą jednak wprowadzać i obsługiwać samodzielnie - spora część usług digitalizacji i cyfryzacji możliwa jest do zrealizowania w formule outsourcingu, co znacznie ułatwia transformację w przypadku wielu firm.

Nowe modele biznesowe

W przeszłości do uzyskania przewagi nad konkurencją wystarczało przywództwo produktowe lub kosztowe. Współcześnie rosnące tempo innowacji i outsourcing sprawiają jednak, że coraz łatwiej naśladować udane rozwiązania. W świecie, w którym usługi cyfrowe są dostępne non stop, klienci mają znacznie wyższe oczekiwania wobec organizacji, z których oferty korzystają. Dlatego każde przedsiębiorstwo musi na nowo opracować swój model kontaktów. Aktualnie liczy się przede wszystkim jakość kontaktów, która decyduje o stworzeniu i utrzymaniu relacji z klientem oraz o relatywnie trwałym wyróżnieniu się na tle konkurencji. Firmy, które to dostrzegają powinny zapewnić wszystkim klientom dostęp do spójnych informacji oraz wysoką jakość obsługi, w obrębie wszystkich kanałów komunikacji. Firmy zorientowane cyfrowo zdobywają coraz większą lojalność klientów, a jednocześnie nowocześnie zorganizowane przedsiębiorstwa zyskują dostęp do ogromnej ilości wiarygodnych informacji, które umożliwiają im doskonalenie produktów i usług oraz przewidywanie trendów zakupowych. W tym kontekście warto z pewnością skorzystać z proponowanych rozwiązań np. Rhenus Data Office z zakresu cyfryzacji, które umożliwiają szybszy obieg dokumentów w firmie, a co za tym idzie lepszą obsługę klienta. Przykłady konkretnych rozwiązań opisujemy poniżej. 

ewolucja cyfrowa - nowe formy kontaktu - transformacja modeli biznesowych

Samodzielnie czy z partnerem? Jak uchronić się przed porażką

Wszystkie te usługi możesz zrealizować samodzielnie. Możesz zlecić je także firmie zewnętrznej. Outsourcing tego typu usług to rozwiązanie bardzo wygodne. Przede wszystkim jednak gwarantuje ono, że proces cyfryzacji w danym zakresie dojdzie do skutku.  Najnowsze badanie McKinsey Global pokazuje wyraźnie, że aż 70 proc. digitalizacji kończy się fiaskiem. Dlaczego? Ponieważ firmy, które próbują przeprowadzić rewolucję cyfrową:

  • nie mają odpowiedniej kadry specjalistów, 

  • nie dysponują sprzętem niezbędnym do efektywnego przejścia przez proces cyfryzacji i późniejszej obsługi danych cyfrowych w tak szerokim zakresie,

  • nie dostosowują strategii IT do zakresu planowanych zmian,

  • borykają się z problemem niedostatecznego zaangażowania pracowników w projekt transformacji cyfrowej. 

To wszystko sprawia, że  siedem na 10 przedsięwzięć z zakresu digitalizacji i cyfryzacji biznesu zwalnia lub nie dochodzi do skutku. Wiele firm dodatkowo ma problem z identyfikacją źródeł problemu i nie potrafi wyjść z impasu. Rozwiązaniem jest zaś outsourcing, który pozwala na sprawne przeprowadzenie procesu cyfryzacji przy znacznie mniejszym wysiłku ze strony samego przedsiębiorstwa i jego pracowników. Doświadczeni eksperci Rhenus Data Office Polska nie tylko przeprowadzą cię przez wybrany proces, lecz także doradzą już na etapie wyboru poszczególnych rozwiązań i planowania rewolucji cyfrowej w firmie. Z nami możesz usprawnić współpracę, wzmocnić relacje i wprowadzić strategię cyfrowej transformacji firmy, krok po kroku, bez kompromisów. Pomagamy dostrzec nowy wymiar pracy i uzyskać realne korzyści w budowaniu Twojego łańcucha wartości dzięki wykorzystaniu możliwości technologicznych.

Pracownik - kluczowe ogniwo

Dokonujące się obecnie zmiany w znaczący sposób wpłynęły również na codzienny sposób funkcjonowania setek pracowników. Raport Grupy Pracuj.pl pokazuje jednak, że aż 82% ankietowanych pracowników postrzega home office pozytywnie. Niestety w tym zakresie nadal pojawiają się problemy natury technicznej: nie wszystkie firmy w marcu 2020 roku były przygotowane do efektywnej pracy zdalnej. Część z nich nawet teraz na ten krok nie jest gotowa:

  • pracownicy mają problem z dostępem do dokumentów,

  • dane firmowe nie są odpowiednio chronione,

  • brak zdigitalizowanych materiałów uniemożliwia wprowadzenie jakiejkolwiek automatyzacji, pracy robotów, która zmniejszyłaby obciążenia poszczególnych pracowników. 

Proces cyfryzacji warto więc potraktować w dużej mierze jako rozwiązanie eliminujące frustrację pracowników, którzy nie mogą efektywnie wykonać swojej pracy ponieważ nie mogą otrzymać potrzebnych im dokumentów lub nie mają do nich bieżącego dostępu. Cyfryzacja, automatyzacja i outsourcing części zadań eliminuje wiele problemów w ich codziennej pracy i pozwala im skupić się na kluczowych wyzwaniach.

Od czego rozpocząć proces cyfryzacji w firmie?

Nie chodzi o to, aby firma na siłę próbowała się „zdigitalizować”, ale by dokonała umiejętnej analizy swoich zasobów, wskazała tylko te procesy, które są nieodzowne w codziennej pracy. Wśród bardzo różnorodnej oferty narzędzi zakresie digitalizacji i cyfryzacji bezpośrednio wpływających na polepszenie komunikacji pomiędzy pracownikami wykonującymi codzienne zadania, a klientami firmy warto zwrócić uwagę na:

  • automatyzację procesu przetwarzania korespondencji przychodzącej, jak i wychodzącej tzw. kancelaria cyfrowa - InputUp,

  • outsourcing profesjonalnego wprowadzania danych do systemów informatycznych - EntryUp, stanowiący skuteczny sposób na odciążenie własnych pracowników,

  • digitalizację dokumentów - ConvertUp i stworzenie nowoczesnego elektronicznego archiwum dokumentów w chmurze - AccessUp, do którego pracownicy otrzymują dostęp zgodnie z ich uprawnieniami, dostęp online 24h/dobę z każdego miejsca na świecie (więcej o tym pisaliśmy w Przewodniku po archiwizacji dokumentów),

  • automatyzację odczytu danych (OCR) z treści faktur oraz  kompleksowy outsourcing obsługi procesu digitalizacji faktur, wraz z ich dekretacją, akceptacją i księgowaniem w ramach usługi e-Invoice.

Myśląc o cyfrowej teraźniejszości nie sposób zapomnieć o ogromnych ilościach różnego rodzaju tradycyjnych, bo papierowych, dokumentów firmowych wytwarzanych w przeszłości. Stworzenie archiwum zewnętrznego w przypadku wielu firm rozwiązuje problem dostępu do danych w modelu home office. Spora część firm, szczególnie średnich i dużych pracujących na ogromnej ilości danych, może potraktować profesjonalną archiwizację jedynie jako punkt wyjścia do tworzenia skutecznych modeli komunikacji z klientami czy dostawcami, przyspieszających obsługę, ułatwiających efektywne rozwiązywanie problemów. Innym bardzo przydatnym rozwiązaniem służącym obsłudze klienta wewnętrznego jest z kolei Elektroniczna Teczka Osobowa, która umożliwia dostęp do danych pracownika z każdego miejsca, ułatwia tym samym procedowanie zgłoszonych przez niego wniosków i płynną obsługę kadrowo-płacową. 

Więcej informacji możesz znaleźć w artykule Jak zdigitalizować dokumentację, aby wprowadzić w firmie efektywną pracę zdalną?

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak przygotować się do przekazania dokumentacji do archiwum zewnętrznego lub chcesz poznać profesjonalne narzędzia digitalizacji danych wspomagające tworzenie sprawnych modeli komunikacji oraz umożliwiających efektywną pracę zdalną, skontaktuj się z nami. Nasi eksperci podpowiedzą, które rozwiązanie sprawdzi się w przypadku twojego biznesu i przeprowadzą cię przez proces jego wdrożenia. 

Krzysztof Choma

Krzysztof Choma - członek Zarządu Rhenus Data Office Polska, od 20 lat związany z sektorem ochrony informacji, od podstaw współtworzył organizację, która stała się liderem branżowym w swojej dziedzinie. Na co dzień pomaga firmom optymalizować i automatyzować procesy zarządzania dokumentami i danymi cyfrowymi z zachowaniem maksymalnego poziomu bezpieczeństwa.

LinkedIn: Krzysztof Choma

Wydrukuj

Kontakt

Rhenus Data Office
Polska Sp. z o.o.

al. Katowicka 66,
05-830 Nadarzyn,
Polska
telefon: +48 / 801 013 014
faks: +48 / 22 715 0 717
e-mail: info@rhenus-data.pl