Firma zajmująca się skanowaniem dokumentów musi zapewniać bezpieczeństwo danych zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej a także tworzyć zasoby elektroniczne w ten sposób, by wiernie przedstawiały one treść materiałów papierowych.
W zakresie zaplecza technicznego, najbardziej istotne są skanery przemysłowe o dużej wydajności, pozwalające na zeskanowanie dużej ilości stron w krótkim czasie (nawet kilkaset tysięcy stron w ciągu doby). Skanery powinny zapewniać możliwość zapisu w wysokiej rozdzielczości, tak by czytelne były wszystkie szczegóły skanowanego dokumentu. Dodatkowo konieczna jest odpowiednia kompresja, by zapewnić szybkość otwierania się zapisanych plików i zminimalizować zajmowaną przez nie przestrzeń dyskową. Jeżeli dokumenty mają być w jakikolwiek sposób przetwarzane po skanowaniu, istotny jest zaawansowany system OCR, pozwalający na rozpoznanie czcionek lub krojów pisma odręcznego i stworzenie wersji edytowalnych. Z drugiej strony, w przypadku większości dokumentów ważna jest możliwość zapisu plików w postaci nieedytowalnej, by zapobiec późniejszym modyfikacjom dokumentów elektronicznych.
Jeśli skanowane dokumenty mają posłużyć utworzeniu archiwum elektronicznego, podczas skanowania poszczególne pliki powinny mieć nadawane odpowiednie nazwy i być na bieżąco indeksowane, by zachować porządek struktury. Jest to kluczowe, jeśli dokumenty mają być włączone w obieg elektroniczny.
Systemy informatyczne firmy zajmującej się skanowaniem dokumentacji powinny gwarantować bezpieczeństwo przechowywania danych. Konieczne jest posiadanie zabezpieczeń przed atakiem hakerskim, nieupoważnionym dostępem i szkodliwym oprogramowaniem. Potwierdzeniem posiadanych zabezpieczeń może być certyfikat zgodności z normą ISO 27001, który jest międzynarodowym standardem określającym sposoby zabezpieczenia informacji. W procesie skanowania poufnych akt powinny uczestniczyć wyłącznie osoby zaufane posiadające pisemne zobowiązanie do zachowania tajemnice, świadome odpowiedzialności wykonywanego zadania. Oprócz zabezpieczeń przez nieuprawnionym dostępem, ważne jest również zabezpieczenie przed fizycznym uszkodzeniem lub zniszczeniem akt papierowych oraz plików elektronicznych.