Przechowywanie akt musi się odbywać w warunkach zgodnych z aktualnym prawodawstwem. Firma świadcząca usługi outsourcingowe w tym zakresie powinna posiadać odpowiednio przygotowane i zabezpieczone magazyny, które pozwalają na przechowywanie dokumentacji w sposób chroniący przed zniszczeniem lub uszkodzeniem w wyniku działania czynników atmosferycznych (wilgoć, nasłonecznienie), środków chemicznych i zwierząt. Dodatkowo niezbędne są zabezpieczenia przeciwpożarowe, a także zabezpieczenia przed dostępem do dokumentów osób niepowołanych. Miejsce przechowywania dokumentów, jak i firma świadcząca taką usługę, powinny być ubezpieczone.
Istotną kwestią jest zapewnienia porządku przechowywanej dokumentacji poprzez zastosowanie do jej ewidencji systemu kodów kreskowych oraz możliwości jej wygodnego udostępniania upoważnionym pracownikom firmy zlecającej usługę np. poprzez przyjazną platformę www. Na miejscu powinna być na bieżąco lub na życzenie klienta realizowana kontrola okresów przechowywania dokumentów, w celu ustalenia, które z nich mogą zgodnie z prawem zostać usunięte z zasobów.
Dodatkowo firma przechowująca dokumenty powinna dysponować własnymi pojemnikami (np. pudłami archiwizacyjnymi, teczkami) oraz zapewniać odbiór dokumentów z siedziby firmy zlecającej usługę.