Nasze lokalizacje

Tutaj możesz wyszukać lokalizacje w których jest obecna Grupa Rhenus. Możesz nas znaleźć wybierając kraj, konkretną lokalizację Rhenus, obszar biznesowy, a także Twoją lokalizację.

8 kluczowych wskaźników oceny stopnia cyfryzacji biznesu – miejsce Polski w raporcie DESI

Transformacja cyfrowa dla większości sektorów gospodarki jest nieunikniona. Część firm ma ją za sobą, część dopiero się do niej przygotowuje, a jeszcze inne nie wykonały nawet pierwszego kroku w tę stronę. Sytuacja wywołana epidemią Covid-19 przekonała jednak wszystkich, że bez digitalizacji, bez wejścia w świat danych cyfrowych efektywna praca czy optymalizacja procesów biznesowych są trudne do wyobrażenia. 

8 kluczowych wskaźników oceny stopnia cyfryzacji biznesu – miejsce Polski w raporcie DESI

Mówię: sprawdzam

Wiele organizacji myśli, że wie, jak działają ich procesy, jednak jest to myślenie dalece odbiegające od rzeczywistości. Przysłowiowe „sprawdzam” przyniosła pandemia, która zmusiła większość firm do radykalnej i natychmiastowej zmiany dotychczasowego sposobu pracy.

W takiej ekstraordynaryjnej sytuacji trzeba dokonać szybkiej i precyzyjnej analizy. Przecież nie wszystkie procesy biznesowe są równie istotne dla organizacji. Niektóre z nich mają kluczowe znaczenie dla przetrwania i rozwoju firmy, inne zaś nie. Niektóre z nich pochłaniają kosztowne zasoby, inne nie. To samo dotyczy wielu krytycznych procesów biznesowych w organizacji, które nagle stały się bardziej istotne w czasach społecznego oddalenia. 

Przejście w tryb pracy zdalnej zdeterminowało przyszły model pracy, który z konieczności łączy się z wykorzystaniem większej liczby narzędzi cyfrowych. Ponadto wzrost ilości pracowników zdalnych w organizacji rzucił światło dzienne na konkretne procesy, które zagrażają ciągłości biznesu, zwłaszcza jeśli chodzi o procesy koncentrujące się na treści. Bezwzględnie należy pomyśleć o wszystkich procesach: przetwarzaniu faktur, obsłudze klienta, otwieraniu kont, odpowiedzi na zapytania i obsługę reklamacji. Dostęp do dokumentów i systemów oraz zapewnienie ciągłości świadczenia usług ma kluczowe znaczenie dla wyników finansowych organizacji. Pewną podpowiedzią, na co warto zwrócić uwagę w takiej biznesowej autoanalizie, mogą być wyniki raportu DESI. Warto bowiem dostrzec możliwie szeroki obraz cyfrowej transformacji i odnieść go do obecnej sytuacji, z którą mierzy się firma.

Stan cyfrowej Europy

DESI to indeks gospodarki cyfrowej i społeczeństwa cyfrowego, który mierzy wskaźniki dotyczące wydajności cyfrowej Europy. Za jego pomocą można śledzić ewolucję państw członkowskich UE w zakresie konkurencyjności cyfrowej. Niedawno opublikowany został raport dotyczący danych za rok 2019. Cały czas czekamy także na I-DESI, czyli międzynarodowy odpowiednik tego indeksu. Oczywiście obecne zestawienia nie uwzględniają jeszcze przyśpieszenia cyfrowego, które sprowokowała epidemia SARS-CoV-2, natomiast wiele mówią o ogólnych tendencjach i zachowaniach tak osób indywidualnych, jak i przedsiębiorstw. Jak wynika z raportu światowymi liderami cyfryzacji są kraje takie jak Finlandia, Szwecja, Dania i Holandia, niestety kraje takie jak Włochy, Polska, Bułgaria mają przed sobą jeszcze bardzo długą drogę. Także UE jako całość potrzebuje poprawy, aby móc konkurować na arenie światowej. Raport DESI dotyczy 6 obszarów analizy:

I. Łączność - zmiany na rynku łączy szerokopasmowych w UE
II. Kapitał ludzki / umiejętności cyfrowe
III. Korzystanie z usług internetowych przez obywateli
IV. Integracja technologii cyfrowej przez firmy
V. Cyfrowe usługi publiczne
VI. Technologie informacyjno-komunikacyjne (TIK, ang. ICT) w dziedzinie badań i rozwoju.

Z punktu widzenia rozwoju informacyjnego przedsiębiorstw znaczenie mają przede wszystkim obszary IV i V, natomiast na bliższe omówienie zasługują także obszary II i III, ponieważ to od kompetencji cyfrowych obywateli (a więc i pracowników) w dużej mierze zależy zdolność do przeprowadzenia transformacji cyfrowej.

Umiejętności cyfrowe i korzystanie z możliwości, jakie daje Internet

W 2019 roku nastąpiła poprawa umiejętności użytkowników Internetu. Odsetek osób posiadających co najmniej podstawowe umiejętności cyfrowe osiągnął 58%, nadal jednak nie jest to wynik zadowalający, ponieważ wskazuje, że znaczna część ludności UE wciąż nie ma podstawowych umiejętności cyfrowych, a spora część miejsc pracy wymaga takich umiejętności. Rośnie natomiast także liczba specjalistów TIK, choć nadal kraje UE odczuwają wyraźny niedobór tego typu pracowników. Problem ten w dużej mierze dotyczy także Polski, która niestety plasuje się w drugiej części zestawienia. Natomiast w Rumunii i Czechach co najmniej 80% przedsiębiorstw, które rekrutowały lub próbowały rekrutować specjalistów TIK, zgłosiło problem ze znalezieniem prawdziwych ekspertów. Problem ten natomiast nie istnieje właściwie w Finlandii, Szwecji czy Estonii, które pod tym względem mają świetnie wykształconych specjalistów.

Źródło: https://digital-agenda-data.eu/charts/desi-components
Indeks Gospodarki i Społeczeństwa Cyfrowego - Digital Economy and Society Index - DESI

Obecna pandemia COVID-19 pokazała, jak ważne zasoby cyfrowe stały się dla naszych gospodarek oraz jak podstawowe i zaawansowane umiejętności cyfrowe podtrzymują nasze gospodarki i społeczeństwa. Jednocześnie wskazała na pierwszą barierę i problem w przejściu ze świata papierowego do cyfrowego. W korzystaniu z Internetu nadal pojawiają się pewne bariery: niewystarczające umiejętności (44%), koszty sprzętu (26%) i bariera wysokich kosztów użytkowania (24%).

Konieczna jest inwestycja w rozwój kompetencji cyfrowych społeczeństwa, odpowiednie kształcenie w zakresie technologii informacyjno-komunikacyjnych, tak na poziomie podstawowym, średnim jak i w szkolnictwie wyższym. Umiejętności programowania stają się warunkiem wstępnym do podjęcia wielu prac. Patrząc na umiejętności internautów, największy deficyt umiejętności, zarówno wśród aktywnych pracowników, jak i ogółu ludności, polega na wykorzystaniu oprogramowania do twórczej pracy. 

Z roku na rok korzystanie z Internetu stale rośnie, a 85% Europejczyków surfuje po Internecie. Najbardziej wzrosło wykorzystanie połączeń wideo do 60% użytkowników w 2019 r. Coraz bardziej popularna jest również bankowość internetowa i zakupy przez Internet, z których korzysta odpowiednio 66% i 71% użytkowników. W znacznie mniejszym jednak stopniu usługi internetowe są wykorzystywane do pracy i samokształcenia. Np. jedynie 11% Europejczyków w 2019 roku ukończyło kurs online. Oczywiście ponownie należy zwrócić uwagę, że statystyki te ulegną z pewnością znaczącej zmianie pod wpływem Covid-19, natomiast nadal bardzo wyraźnie widać, że wielu użytkowników nie widzi szerokich możliwości zawodowych i edukacyjnych, jakie daje Internet. Ponownie więc nasuwa się wniosek, że transformacja cyfrowa wymaga zmiany tego podejścia, większej edukacji w zakresie oferty usług internetowych oraz możliwości jakie daje. Zamiast tylko konsumować treści online, obywatele powinni zacząć wykorzystywać narzędzia internetowe do pracy, do rozwoju kompetencji zawodowych, do ułatwiania sobie codziennych zadań.  Korzystanie z Internetu do słuchania muzyki, grania w gry lub oglądania filmów jest nadal najczęstszą czynnością (81% osób, które korzystały z Internetu w ciągu ostatnich 3 miesięcy). Czytanie wiadomości w Internecie to druga najpopularniejsza aktywność według raportu DESI (72%), podczas gdy 2 na 3 internautów robi zakupy (71%) lub korzysta z bankowości online (66%).

Integracja technologii cyfrowej przez firmy

Tuż przed pandemią dane dotyczące integracji technologii cyfrowych przez przedsiębiorstwa wykazywały duże różnice w zależności od wielkości firmy, sektora i państwa członkowskiego. Przedsiębiorstwa stawały się coraz bardziej zdigitalizowane. 38,5% dużych firm korzystało już z zaawansowanych usług w chmurze, a 32,7% z analityki dużych zbiorów danych. Jednak zdecydowana większość małych i średnich przedsiębiorstw zgłosiła, że ​​nie korzysta jeszcze z tych technologii. Tylko 17% korzysta z usług w chmurze, a 12% z analityki dużych zbiorów danych. Najlepszymi wynikami mogą pochwalić się Irlandia, Finlandia, Belgia, Holandia, Dania i Szwecja. Niestety na drugim końcu skali znajdują się takie państwa jak Bułgaria, Rumunia, Węgry, Polska, Grecja i Łotwa, czyli państwa, które nadal pozostają nieco w tyle, jeśli chodzi o tempo transformacji cyfrowej.

Transformacja cyfrowa to najlepsza droga do budowania przewagi konkurencyjnej, ulepszania usług i produktów oraz poszerzania rynku. Do tego zadania trzeba się jednak odpowiednio przygotować, o czym pisaliśmy przy okazji prezentacji sposobów digitalizacji dokumentów i wprowadzania cyfrowego obiegu dokumentów w firmie. Współpracując z naszymi klientami przy wprowadzaniu rozwiązań cyfrowych takich jak e-archiwum czy elektroniczny obieg dokumentów, zawsze staramy się dostrzec indywidualne warunki konkretnej firmy i do nich dopasować odpowiednie rozwiązania oraz zastosować właściwe narzędzia i technologie cyfrowe. Rewolucja technologiczna to bardzo skomplikowane zadanie, które warto przeprowadzać z dużą uważnością, stopniowo wprowadzając kolejne rozwiązania. Raport DESI bardzo wyraźnie wskazuje, na 8 kluczowych wskaźników oceny stopnia cyfryzacji biznesu:

  • wskaźnik intensywności cyfrowej (DII) mierzy wykorzystanie różnych technologii cyfrowych na poziomie przedsiębiorstwa; znaczenie ma zarówno liczba tych technologii, stopień penetracji i szybkość przyjęcia różnych technologii monitorowanych przez DII. Według DESI w Polsce większość firm (ponad 55%) dokonała niewielkich inwestycji w technologie cyfrowe, co sprawia, że Polska ma stosunkowo niski wskaźnik DII.

  • zatrudnienie specjalistów TIK w przedsiębiorstwach – większość dużych przedsiębiorstw tworzy specjalne zespoły do spraw TIK, niestety w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw nadal zatrudnienie ekspertów jest na zbyt niskim poziomie.

  • adaptacja technologii cyfrowych przez przedsiębiorstwa: elektroniczne udostępnianie informacji za pośrednictwem oprogramowania do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) jest znacznie częstsze w dużych przedsiębiorstwach (78%) niż w małych i średnich (33%). W grupie małych i średnich przedsiębiorstw jedynie (32%) korzysta z systemów zarządzania relacjami z klientami (CRM), zaawansowanej analityki biznesowej, czy też rozwiązań e-commerce. Powyższe rozwiązania są w znacznie większym stopniu wykorzystywane przez duże przedsiębiorstwa. W wielu firmach wdrożenie podstawowych rozwiązań, takich jak e-archiwum czy elektroniczny obieg dokumentów, nadal stanowi prawdziwe wyzwanie.

  • przetwarzanie w chmurze – według DESI w Polsce zakup oprogramowania SaaS oraz innych rozwiązań do przetwarzania danych w chmurze nadal dotyczy mniej niż 10% przedsiębiorstw; w dużej mierze wynika to z tego, że spora część z nich nie przeszła jeszcze przez pierwszy etap rewolucji cyfrowej, nie dokonała digitalizacji danych, nie stworzyła e-archiwum, nie wprowadziła elektronicznego obiegu dokumentów itp. Bez tych podstawowych ruchów nie ma zaś mowy o podjęciu bardziej zaawansowanych działań.

  • Big data - duże firmy mają największy udział w przetwarzaniu dużych zbiorów danych (33% firm UE korzysta z dużych zbiorów danych), podczas gdy sytuacja w małych i średnich przedsiębiorstwach nadal wymaga poprawy.

  • E-commerce – to jeden z najbardziej dynamicznie rozwijających się obszarów cyfrowego biznesu, choć wyniki nadal nie są do końca satysfakcjonujące, warto jednak odnotować, że już przed wybuchem COVID-19 co piąte przedsiębiorstwo w UE dokonywało sprzedaży internetowej.

  • Transgraniczny e-commerce – handel poprzez sklepy internetowe na zagranicznych rynkach pozwala obniżyć koszty, zwiększyć wydajność, promować konkurencyjność i poprawić wydajność. W Polsce niestety jest to jednak nadal zbyt mało spenetrowany przez przedsiębiorstwa obszar.

  • Sprzedaż internetowa między przedsiębiorstwami (B2B), między przedsiębiorstwami a sektorem publicznym (B2G) i między przedsiębiorstwami a konsumentami (B2C) – zgłasza ją około 11-13% firm UE, co nadal nie jest satysfakcjonującym wynikiem.

Widać więc wyraźnie, że polskie (i nie tylko) przedsiębiorstwa mają jeszcze wiele pracy do wykonania właściwie w każdym z wymienionych obszarów. Warto jednak pamiętać o odpowiedniej kolejności. Nie sposób wdrożyć wszystkich rozwiązań cyfrowych jednocześnie. Warto postępować rozważnie, stopniowo wprowadzając kolejne innowacje. Punkt wyjścia jest jednak zawsze ten sam – digitalizacja danych. Bez niej o rewolucji cyfrowej nie sposób myśleć. W Rhenus Data Office pokazujemy naszym klientom, że rewolucję cyfrową można rozpocząć od prostych zmian: zdigitalizowania dokumentów, do których dostęp musi mieć większa grupa pracowników, wprowadzenia elektronicznych faktur oraz zautomatyzowanego sposobu ich rozliczania, skorzystania z Elektronicznej Teczki Osobowej. To wszystko małe kroki, które stopniowo przybliżają firmę do wprowadzenia bardziej zaawansowanych rozwiązań.

Źródło: https://digital-agenda-data.eu/charts/desi-see-the-evolution-of-an-indicator-and-compare-breakdowns
DESI - Zmiany wskaźnika - Porównanie podzbiorów

Warto przy okazji zwrócić uwagę, że po wybuchu pandemii COVID-19 i związanym z nią szerokim wykorzystaniem narzędzi cyfrowych, zapewnienie bezpieczeństwa w Internecie i zapobieganie cyberprzestępczości, niewłaściwemu wykorzystaniu danych lub oszustwom ma ogromne znaczenie. Tutaj bardzo wyraźnie widać jednak pewne poważne braki w zachowaniu zasad cyberbezpieczeństwa przez firmy. Tylko co trzecie przedsiębiorstwo w UE (34%) posiada dokumentację bezpieczeństwa TIK określające środki, praktyki lub procedury. Dostrzec trzeba jednak, że aż 93% przedsiębiorstw w UE przyjęło co najmniej jeden środek bezpieczeństwa TIK. Rodzaje podejmowanych środków bezpieczeństwa są różne. Większość przedsiębiorstw w UE wprowadziła podstawowe środki, takie jak aktualizowanie oprogramowania (87%); wymagające silnego uwierzytelnienia hasłem (77%); i tworzenie kopii zapasowych danych w osobnym miejscu, w tym tworzenie kopii zapasowych danych w chmurze (76%). Mniejszy odsetek przedsiębiorstw stosuje bardziej wyrafinowane miary, takie jak oceny ryzyka TIK (34%) lub testy bezpieczeństwa TIK (36%), a tylko kilka przedsiębiorstw stosuje metody biometryczne do identyfikacji i uwierzytelniania użytkowników (9,5%). Oczywiście wszystkie te sposoby mają znaczenie, dlatego też bardzo uczulamy naszych klientów, że podczas digitalizacji danych, wprowadzania ETO, czy też innych rozwiązań cyfrowych, koniecznie trzeba zwrócić uwagę na poziom zabezpieczeń, jaki oferuje usługodawca. 

Digitalizacja danych - punkt wyjścia do rozpoczęcia rewolucji cyfrowej - plansza z cytatem z artykułu

Cyfrowe usługi publiczne

Ostatni temat, który domaga się omówienia w kontekście transformacji cyfrowej to usługi publiczne. Technologie cyfrowe coraz częściej stawiają nowe wymagania i oczekiwania przed sektorem publicznym. Wykorzystanie pełnego potencjału tych technologii jest kluczowym wyzwaniem dla organizacji rządowych. Skuteczna e-administracja może przynieść wiele różnych korzyści, w tym większą wydajność i oszczędności zarówno dla instytucji publicznych, jak i przedsiębiorstw. Może również zwiększyć przejrzystość i otwartość. Wymiar ten mierzy zarówno popyt, jak i podaż cyfrowych usług publicznych. Przed polską administracją publiczną stoi tutaj nadal szereg wyzwań, choć trzeba docenić szereg podejmowanych z roku na rok inicjatyw, które otwierają usługi cyfrowej administracji publicznej przed obywatelami. Zapotrzebowanie na cyfrowe usługi publiczne stale rośnie: 67% obywateli UE, którzy musieli w 2019 r. składać formularze do organów publicznych, zrobiło to online. Ważną kategorię stanowią tutaj tzw. wstępnie wypełnione formularze, bazujące na integracji danych, która sprawia, że użytkownicy nie muszą ponownie przesłać tych samych danych do administracji publicznej. Bardzo ważne jest także zagadnienie zakończenia usługi online, a więc liczba tych zadań, które można wykonać wyłącznie online, bez konieczności udawania się do urzędu, choćby po to, aby złożyć pod dokumentami przesłanymi online swój odręczny podpis. Ogromne znaczenie ma to samo zagadnienie w odniesieniu do przedsiębiorstw. Wyzwanie stanowi także polityka „otwartych danych”. U podstaw polityki „otwartych danych” leży zasada, zgodnie z którą wszelkie informacje o charakterze publicznym powinny być dostępne dla ogółu społeczeństwa – do wglądu oraz do ponownego wykorzystania. Portale otwartych danych to interfejsy internetowe zaprojektowane tak, aby ułatwić wyszukiwanie informacji, które mogą zostać ponownie wykorzystane.

Czy nadszedł czas na zmiany?

Wywiad procesowy to zarówno dla firm, jak i instytucji bardzo cenne źródło wiedzy, które może pomóc w ocenie skuteczności przepływu informacji o kluczowym znaczeniu pomiędzy różnymi źródłami cyfrowymi. Wyzwanie jest tym większe, że w wielu sytuacjach dane mogą być przechowywane w wielu różnych systemach (CRM, ERP, itp.). Większość procesów, które mogą być poddane cyfryzacji, zależy od nieuporządkowanych danych, pozostających często w postaci papierowej (faktur, zamówień, formularzy zgłoszeniowych). Dostrzeżenie tego faktu jest kluczowe, bo tylko ich przekształcenie do postaci cyfrowej pozwoli na dalszą, bezproblemową integrację z technologiami przechwytywania danych z dokumentów fizycznych.

Najczęściej w firmach i różnego rodzaju instytucjach nie istnieje żadna centralna aplikacja, która mogłaby zapewnić kompleksowy wgląd w historię procesów. Zamiast polegać na założeniach, opiniach czy uprzedzeniach własnych menedżerów, lepiej wesprzeć się dogłębną analizą procesów wykonaną przez zewnętrznego doradcę. Dokona on oceny bieżącej wydajności w ich stanie obecnym “as-is”, dzięki czemu możliwe będzie precyzyjne określenie oczekiwań względem nowych cyfrowych procesów. Nowa mapa procesów pozwoli na sprawne świadczenie usług i będzie gwarantować, że działania związane z cyfryzacją nie przyniosą niepożądanych skutków.

W sytuacjach kryzysowych (takich jak pandemia Covid-19) organizacje nie mogą sobie pozwolić na wstrzymanie projektów związanych z transformacją cyfrową, ponieważ ryzykują, że przy kolejnym kryzysie nie będą wystarczająco sprawne, a tym samym nie będą w stanie zapewnić dobrych doświadczeń swoim klientom. Ten sam scenariusz dotyczy zaawansowanych możliwości mobilnych, które dzisiaj stały się priorytetem. Biura, sklepy i banki mogą być zamknięte, umożliwiając jednocześnie klientom dokonywania większości niezbędnych interakcji za pomocą smartfonów. Zapewnienie klientom mobilnego kontaktu z firmą - od otwarcia konta, rejestracji u dostawcy usług medycznych, ubiegania się o kartę kredytową czy uzyskania wyceny ubezpieczenia - nie jest już dodatkowym bonusem. To konieczność, która warunkuje często przetrwanie firmy w czasach kryzysu.

Musisz zapewnić płynną, bezproblemową, w pełni zintegrowaną obsługę klienta już od pierwszych interakcji. Oznacza to możliwość łatwego przenoszenia się z jednego kanału do drugiego, optymalną długość procesu, ograniczenie potrzeby wielokrotnego uzupełniania danych, brak konieczności pobierania aplikacji w celu zakończenia procesu. Musisz także ocenić, na ile Twoje procesy mobilne integrują się z systemami back-end. Musisz spotykać się ze swoimi klientami tam, gdzie oni są i zadbać o możliwie najbardziej spersonalizowaną formę tego kontaktu. W gruncie rzeczy będzie to w przyszłości decydować o Twoim przetrwaniu.

Wykorzystaj, że pracownicy pracujący zdalnie coraz bardziej oswajają się z cyfrowymi narzędziami. W miarę nauki i zdobywania kolejnych doświadczeń, będą oni coraz bardziej otwarci na wprowadzanie rozwiązań usprawniających ich pracę. Dostawa bezdotykowa, e-learning, home office, czy cyfrowi asystenci - wszystkie te rozwiązania sprawiają, że przed nami rysuje się nowy paradygmat interakcji społecznych i biznesowych, który zakłada wyeliminowanie jak największej liczby realnych interakcji w sytuacji zagrożenia i zamianę ich na równie wartościowe interakcje wirtualne. Ty jako przedsiębiorca możesz wykorzystać cyfrową transformację do przygotowania się na ten scenariusz. 

Transformacja cyfrowa to bardzo skomplikowany i szeroki temat, którego nie sposób omówić w jednym artykule. Warto natomiast zwrócić uwagę na to, jak wiele jeszcze mamy do zrobienia. Przejście ze świata papierowego do cyfrowego wymaga zakrojonych działań tak w zakresie kształcenia kompetencji cyfrowych u obywateli i zachęcania ich do korzystania z różnorodnych narzędzi internetowych, jak i szeroko zakrojonych działań w przedsiębiorstwach, po budowanie coraz większej otwartości cyfrowej administracji publicznej. Dopiero sprzężenie tych trzech elementów pozwoli zbudować stabilną ścieżkę rozwoju prowadzącą do prawdziwej rewolucji cyfrowej. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak przeprowadzić rewolucję cyfrową w firmie, skontaktuj się z naszymi ekspertami, którzy podpowiedzą, od czego zacząć.

Krzysztof Choma

Krzysztof Choma - członek Zarządu Rhenus Data Office Polska, od 20 lat związany z sektorem ochrony informacji, od podstaw współtworzył organizację, która stała się liderem branżowym w swojej dziedzinie. Na co dzień pomaga firmom optymalizować i automatyzować procesy zarządzania dokumentami i danymi cyfrowymi z zachowaniem maksymalnego poziomu bezpieczeństwa.

LinkedIn: Krzysztof Choma

Wydrukuj

Kontakt

Rhenus Data Office
Polska Sp. z o.o.

al. Katowicka 66,
05-830 Nadarzyn,
Polska
telefon: +48 / 801 013 014
faks: +48 / 22 715 0 717
e-mail: info@rhenus-data.pl