Nasze lokalizacje

Tutaj możesz wyszukać lokalizacje w których jest obecna Grupa Rhenus. Możesz nas znaleźć wybierając kraj, konkretną lokalizację Rhenus, obszar biznesowy, a także Twoją lokalizację.

Jak długo należy przechowywać dokumenty w firmie?

Na każdym przedsiębiorcy spoczywa obowiązek przechowywania różnego rodzaju dokumentów i akt związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Chodzi mianowicie o wszelakie dokumenty księgowe, podatkowe i kadrowe, które są tworzone i przetwarzane w trakcie funkcjonowania przedsiębiorstwa. 

 

Każdy typ dokumentów i akt gromadzonych w firmie opatrzony jest innymi wymaganiami prawnymi związanymi z okresem konieczności ich przechowywania. Z poniższego tekstu dowiesz się, jak długo należy przechowywać w firmowym archiwum dokumenty podatkowe, akta zawierające dane osobowe i faktury. 

Ile lat trzeba przechowywać poszczególne dokumenty przedsiębiorstwa? 

Wiedza dotycząca czasu przechowywania dokumentów w firmie jest o tyle istotna, że pozwala ona z jednej strony uniknąć zaśmiecania archiwum przedsiębiorstwa zbędnymi aktami, a z drugiej zabezpiecza biznes przed zniszczeniem dokumentów, które mogą być jeszcze istotne w świetle prawa i funkcjonowania działalności gospodarczej. 

 

Na szczególną uwagę zasługują w tym względzie 3 typy dokumentów, a mianowicie:

 

  • dokumenty ZUS

  • dokumenty pracownicze

  • inna dokumentacja związana z funkcjonowaniem firmy 

 

W zależności od rodzaju dokumentu, podlega on różnym aktom prawnym regulującym niezbędny czas jego przechowywania. Przyjrzyjmy się bliżej poszczególnym wytycznym mówiącym o tym, jak długo archiwizować dokumenty. 

Jak długo trzeba przechowywać dokumenty dla ZUS?

Pierwszym typem dokumentów, które przechowywane powinny być w każdej firmie, są dokumenty rozliczeniowe i zgłoszeniowe z ZUS. Aktem prawnym, który reguluje obowiązki związane z ich archiwizacją, jest ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, a konkretnie art. 47, ust. 3c tejże. 

 

W skład dokumentów dla ZUS wchodzą m.in:

 

  • dokumenty związane z Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych

  • kopie deklaracji rozliczeniowych (ZUS DRA)

  • kopie imiennych raportów miesięcznych (ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA)

  • kopie dokumentów rozliczeniowych korygujących 

 

Co do zasady, dokumenty te powinny być przechowywane w firmie nie krócej, niż przez 5 lat. Wyjątkiem są w tym wypadku dokumenty płatnicze, które przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać aż do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych lub do czasu potwierdzenia przez ZUS uprawnień emerytalnych. Zalicza się do nich dokumenty potwierdzające opłacenie składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne oraz Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. 

 

Uwaga - dla deklaracji ZUS, które złożone zostały przed 2012 rokiem, obowiązuje poprzedni obowiązkowy okres przechowywania tego typu dokumentacji, czyli 10 lat. 

Jak długo przechowywać dokumenty pracownicze w przedsiębiorstwie?

Odpowiedź na pytanie jak długo przechowywać dokumenty firmowe związane z kadrami nie jest tak oczywista, jak w przypadku dokumentów dla ZUS. Wynika to przede wszystkim z większej ilości typów samych akt, jak również podstaw prawnych regulujących tę materię. 

 

Obowiązek archiwizacji dokumentów kadrowych obejmuje:

 

  • dokumentację dotyczącą okresów zatrudnienia i wynagrodzenia

  • dokumentację będącą podstawą do ustalenia należności i wysokości emerytury lub renty

  • akta osobowe

  • dokumenty związane z BHP

  • listy obecności, raporty, karty zegarowe

  • wnioski urlopowe

  • wszelkiego rodzaju inne dokumenty kadrowe

 

Niektóre z powyższych materiałów można zniszczyć zaraz po wykorzystaniu, ale inne wymagają przechowywania w firmie nawet przez 50 lat! Przyjrzyjmy się poszczególnym typom dokumentów i wymaganemu okresowi ich przechowywania w firmie.

Dokumenty pracownicze przechowywane w firmie najdłużej

Jak wspomniane zostało powyżej, niektóre dokumenty pracownicze przechowywać należy nawet przez 50 lat od momentu zakończenia stosunku pracy. Na szczęście ten nieco archaiczny zapis prawny jest systematycznie łagodzony. Nie zmienia to jednak faktu, że dokumentację, na podstawie której orzeka się o wysokości i należności emerytury lub renty, dokumenty potwierdzające okres zatrudnienia i poświadczające wynagrodzenia oraz akta osobowe, przechowuje się w firmie przez pół wieku, chociaż okres ten można skrócić do lat 10 w przypadku osób zatrudnionych po 2018 roku i pracowników zatrudnionych w latach 1999-2018, pod warunkiem złożenia przez nich oświadczenia ZUS OSW i ZUS RIA. 

 

Innym typem akt, który archiwizować trzeba przez długi czas, są dokumenty związane z bezpieczeństwem i higieną pracy, a mianowicie dokumenty związane z wypadkami zbiorowymi, śmiertelnymi i powodującymi inwalidztwo. W powyższych wypadkach przedsiębiorcy zobowiązani są do posiadania takich dokumentów przez 25 lat. 

Dokumenty kadrowe wymagające krótszego okresu przechowywania

Na szczęście inne dokumenty pracownicze można w firmie przechowywać znacznie krócej, a mianowicie:

 

  • listy obecności, karty zegarowe oraz raporty obecności można zniszczyć w dowolnym momencie, w którym przestają być one już istotne z perspektywy funkcjonowania przedsiębiorstwa

  • wniosków urlopowych można pozbyć się po 2 latach 

  • pozostałe dokumenty kadrowe przestają być objęte ochroną prawną po upływie 10 lat

 

Warto zachowywać higienę firmowego archiwum, aby cyklicznie i z łatwością pozbywać się z przedsiębiorstwa zbędnych dokumentów, które jedynie utrudniają dostęp do rzeczywiście potrzebnych informacji i akt. 

Przechowywanie innych dokumentów związanych z funkcjonowaniem firmy

Oprócz wyżej wymienionych akt, każda firma gromadzi również inne dokumenty związane ze swoją codzienną działalnością. Co w ich przypadku? Ile lat archiwizować pozostałe dokumenty firmy? 

 

Akta takie jak protokoły z posiedzeń, wnioski o świadczenia socjalne, czy dokumenty podatkowe (w tym wypadku licząc od końca roku rozliczeniowego), należy przechowywać przez 5 lat. Po tym okresie można zdecydować się na ich zniszczenie - samodzielne lub z wykorzystaniem usług firmy zewnętrznej. 

 

Niektóre dokumenty firmowe (przede wszystkim związane ze stosunkiem pracy) nie są objęte jasnymi przepisami określającymi obowiązek czasowy ich przechowywania. W takich wypadkach warto powołać się na zapis, według którego po 3 latach od wymagalności posiadania takich akt, ulegają one przedawnieniu.

 

Mamy nadzieję, że dostatecznie objaśniliśmy zawiłości związane z okresem przechowywania dokumentów w firmie. Jeżeli natomiast masz jakiekolwiek pytania, nie krępuj się i skontaktuj z nami!

Wydrukuj

Kontakt

Rhenus Data Office
Polska Sp. z o.o.

al. Katowicka 66,
05-830 Nadarzyn,
Polska
telefon: +48 / 801 013 014
faks: +48 / 22 715 0 717
e-mail: info@rhenus-data.pl