Używamy cookies do śledzenia Twojej aktywności w naszym serwisie. Pamiętaj, że Twoją prywatność traktujemy bardzo poważnie. Zapoznaj się z naszą polityką prywatności.

Zgadzam się

Nasze lokalizacje

Tutaj możesz wyszukać lokalizacje w których jest obecna Grupa Rhenus. Możesz nas znaleźć wybierając kraj, konkretną lokalizację Rhenus, obszar biznesowy, a także Twoją lokalizację.

Ł

Ład informacyjny (ang. Information Governance, IG)

Zasady i regulaminy dotyczące zarządzania informacją. Stanowią one odzwierciedlenie znaczenia nadzoru nad informacją we wszystkich obszarach jej użytkowania i przetwarzania, a także konieczności współpracy z działem IT, prawnym i operacyjnym w celu określenia zasad i wdrożenia dobrych praktyk. Jedną z najistotniejszych motywacji wdrożenia IG jest ochrona treści przed nowymi, dość istotnymi zagrożeniami, w tym coraz częściej mającymi miejsce wyciekami i naruszeniami integralności informacji. Polityka dotycząca ładu informacyjnego ma także za zadanie wspierać potrzeby pracowników w centrali, tych znajdujących się w oddalonych od niej oddziałach oraz pracowników mobilnych, którzy stale potrzebują dostępu do aktualnej wiedzy dotyczącej przedsiębiorstwa. 

 

 

Ś

Śluza osobowa

Specjalne pomieszczenie, rodzaj przedsionka, do którego wpuszczane są z jednej strony osoby, które aby móc wyjść po drugiej stronie, muszą poczekać na zamknięcie się pierwszych drzwi, tworząc kompletnie zamkniętą przestrzeń. Śluzy osobowe stosowane są w celu zabezpieczenia przed nagłym wtargnięciem osób niepowołanych do wydzielonych stref bezpieczeństwa.

Śluza towarowa

Wydzielona przestrzeń, najczęściej wytyczana wokół magazynów lub innych obiektów przemysłowych, gwarantująca oddzielenie bram lub drzwi obiektu od zewnętrznych obszarów o nieskrępowanym dostępie. W śluzach towarowych najczęściej przebywa jeden dopuszczony do załadunku lub rozładunku pojazd, którego bezpieczeństwo gwarantuje brak dostępu osób niepowołanych. 

Z

Zbiór archiwalny

Dokumenty zgromadzone przez urzędy (instytucje) lub osoby fizyczne pod określonym katem widzenia, mające w całości lub w przeważającej części charakter materiałów archiwalnych.

Zespół archiwalny

Organicznie powiązane ze sobą zarchiwalizowane materiały archiwalne wytworzone i zgromadzone w wyniku działalności urzędu (instytucji) lub osoby fizycznej. 

Zgnilizna (ang. ROT – Redundant/Obsolete/Trivial)

Zbiór danych i informacji przechowywanych przez organizacje, jakie nie przekładają się na żadną wartość dla przedsiębiorstwa (dane i informacje zbędne/nieaktualne/trywialne). Najczęściej zgnilizna zalega na serwerach czy w archiwach, negatywnie wpływając na zwiększenie kosztów ich przechowywania. Wg badań ok. 15% wszystkich przechowywanych przez przedsiębiorstwa danych to dane użyteczne na co dzień, a aż 52% to tzw. „dane ciemne”, znajdujące się najgłębiej i nieopisane, o jakości i przydatności których organizacja ma niewielkie pojęcie.

Znak akt

Znak rozpoznawczy umieszczony w postaci liter lub cyfr na akcie (poszycie lub teczce), składający się zazwyczaj z symbolu komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego wykazu akt twórcy zespołu, a wskazujący na miejsce przechowywania akt w registraturze.

Znak pisma

Znak rozpoznawczy pisma, pod którym jest zarejestrowane w kancelarii wystawcy: 1. w systemie dziennikowym - składa się z numeru kolejnego dziennika podawczego, łamanego przez dwie lub trzy ostatnie cyfry daty rocznej lub z symbolu komórki organizacyjnej i numeru dziennika podawczego; 2. w systemie bezdziennikowym ze znaku uzupełnionego numerem sprawy; 3. w systemie rzeczowo-bezrejestrowym wyłącznie ze znaku akt.

Znak sprawy

Znak rozpoznawczy akt sprawy składający się ze stałych elementów rejestracyjnych pism w obrębie danej sprawy: 1. w systemie dziennikowym składa się z symbolu komórki organizacyjnej i numeru dziennika podawczego lub tylko numeru dziennika podawczego; 2. w systemie bezdziennikowym (rzeczowo-rejestrowym) – z symbolu komórki organizacyjnej znaku akt i numeru sprawy lub tylko ze znaku akt.

W

Wartościowanie materiałów archiwalnych

Ocena wartości dokumentacji twórców zespołów.

Wydzielanie materiałów archiwalnych

1. wyłączanie w archiwum zakładowym materiałów archiwalnych kategorii A celem przekazania ich do archiwum państwowego; 2. wyłączanie z zespołu archiwalnego wybrakowanych materiałów archiwalnych kat. B, których termin przechowywania upłynął, celem przekazania ich na zniszczenie.

Wykaz akt (plan akt, plan registratury, podział rzeczowy akt)

Wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi, kwalifikacją archiwalną, a wyrażający rzeczową klasyfikację akt twórcy zespołu. 

T

Twórca zespołu

Jednostka organizacyjna (urząd, instytucja, przedsiębiorstwo, organizacja społeczna) posiadająca określony zakres działania i samodzielność organizacyjną, działająca z reguły w oparciu o właściwe dla siebie normy prawne, lub osoba fizyczna (osoby fizyczne) przejawiająca działalność w określonych dziedzinach życia społecznego. 

Tytuł jednostki archiwalnej

Tytuł jednostki archiwalnej (inwentarzowej)wyraz lub szereg wyrazów stanowiących nazwę lub określających zawartość treściową a także rodzaj materiałów danej jednostki.

S

Scalanie archiwalne

Scalanie archiwalne – łączenie z zespołem archiwalnym lub z jednostką archiwalną w zespole w sposób realny (fizyczny) lub idealny (poprzez inwentarz archiwalny) odłączonych od danego zespołu lub danej jednostki materiałów archiwalnych. 

Seria

Seria – szereg jednostek archiwalnych w zespole (zbiorze) archiwalnym stanowiących pewien ciąg, a związanych analogią treści lub formy zewnętrznej, bądź analogią obu tych elementów.

Skaner

Skaner – urządzenie służące do przebiegowego odczytywania obrazu, kodu paskowego lub magnetycznego, fal radiowych itp. do formy elektronicznej (najczęściej cyfrowej). Skaner przeszukuje kolejne pasma informacji odczytując je lub rejestrując. Jest czytnik krokowy (np. skaner obrazu nie rejestruje całego obrazu w jednej chwili jak aparat fotograficzny, a zamiast tego rejestruje kolejne linie obrazu). Nazwa skanera jako czytnika przebiegowego, często przenoszona jest na czytniki nieprzebiegowe (np. elektroniczne). 

Skanowanie

Proces wprowadzania do komputera informacji graficznej za pomocą skanera. 

 

 

Skanowanie na żądanie

Skanowanie na żądanie (ang. scan-on-demand) – zeskanowanie wybranych przez użytkownika dokumentów znajdujących się w zasobie archiwum. Zgłoszenie może zostać wydane przez upoważnionego przedstawiciela klienta i odebrane przez system dostępu online lub e-mail. Pracownik archiwum odszukuje lokalizację żądanego dokumentu. Wykonuje skan i przesyła użytkownikowi wersję elektroniczną. 

Skorowidz archiwalny

Skorowidz archiwalny – pomoc archiwalna zawierająca wykaz haseł systematyzowanych alfabetycznie, chronologicznie lub rzeczowo, służąca do szybkiego odszukania sygnalizowanej przez nie treści w opracowanych materiałach archiwalnych.

Spis akt

Spis akt (materiałów archiwalnych) – spis jednostek archiwalnych bez względu na ich stan uporządkowania.

Spis spraw

Spis spraw – pomoc kancelaryjna stosowana w systemie rzeczowo-bezdziennikowym (rzeczowo-rejestrowym), służąca do rejestracji spraw w obrębie grup rzeczowych (teczek-spraw).

Spis zespołów (zbiorów) archiwalnych

Spis zespołów (zbiorów) archiwalnychspis zespołów (zbiorów) najczęściej w układzie według komórek organizacyjnych danego archiwum, podający podstawowe informacje o poszczególnych zespołach (zbiorach).

Stopień bezpieczeństwa

Stopień bezpieczeństwa – norma DIN 66399 dzieli każdą kategorię nośników danych na 7 stopni bezpieczeństwa. Im wyższy stopień bezpieczeństwa, tym mniejsza powierzchnia ścinka.

  • Stopień bezpieczeństwa 1: 

Wszelkie pisemne dokumenty, które mają stać się nieczytelne lub zostać unieważnione.

  • Stopień bezpieczeństwa 2:  

Dokumenty firmowe, które mają stać się nieczytelne lub zostać unieważnione.

  • Stopień bezpieczeństwa 3:

Nośniki z danymi chronionymi i poufnymi, a także danymi osobowymi, które wymagają większej ochrony.

  • Stopień bezpieczeństwa 4:

Nośniki z danymi szczególnie chronionymi i poufnymi, a także danymi osobowymi, które podlegają większej ochronie.

  • Stopień bezpieczeństwa 5:

Nośniki danych z tajnymi informacjami o kluczowym znaczeniu z punktu widzenia istnienia osoby, przedsiębiorstwa lub instytucji.

  • Stopień bezpieczeństwa 6:

Nośniki danych z tajnymi dokumentami, w przypadku których należy zachować nadzwyczajne środki bezpieczeństwa.

  • Stopień bezpieczeństwa 7:

Dla danych ściśle tajnych, wobec których obowiązują najwyższe wymagania odnośnie do bezpieczeństwa.

Systematyzacja archiwalna

Systematyzacja archiwalna
nadawanie jednostkom archiwalnym zespołu (zbioru) archiwalnego układu kancelaryjnego, (registraturalnego), strukturalnego lub wyrozumowanego.

System kancelaryjny

System kancelaryjny – sposób rejestracji, obiegu i układu akt powstających w toku bieżącej działalności twórcy zespołu.

System kancelaryjny bezdziennikowy

System kancelaryjny bezdziennikowy – system kancelaryjny nie stosujący rejestracji pism w dzienniku podawczym. Termin ten bywa używany na oznaczenie systemu kancelaryjnego rzeczowo-rejestrowego lub systemu kancelaryjnego rzeczowo-bezrejestrowego. 

System kancelaryjny dziennikowy

System kancelaryjny dziennikowy (dziennikowo-numerowy) – system kancelaryjny polegający na rejestrowaniu pism w dzienniku podawczym według kolejności liczby dziennika.

System kancelaryjny dziennikowo-rzeczowy

System kancelaryjny dziennikowo-rzeczowy – system kancelaryjny polegający na stosowaniu dziennika podawczego do rejestracji i kontroli obiegu pism oraz na nadawaniu aktom układu rzeczowego, najczęściej zgodnie z wykazem akt.

System kancelaryjny rzeczowo-bezrejestrowy

System kancelaryjny rzeczowo-bezrejestrowy – system kancelaryjny polegający na stosowaniu rzeczowego układu akt (zazwyczaj zgodnie z wykazem akt), pomijający natomiast rejestrację akt.

System kancelaryjny rzeczowo-rejestrowy

System kancelaryjny rzeczowo-rejestrowy
system kancelaryjny polegający na stosowaniu rzeczowego układu akt (zazwyczaj zgodnie z wykazem akt) oraz na rejestrowaniu poszczególnych spraw w spisach spraw, prowadzonych odrębnie dla każdej grupy rzeczowej spraw, dla której zakłada się oddzielną teczkę akt. 

Symbol klasyfikacyjny wykazu akt

Symbol klasyfikacyjny wykazu akt – oznaczenie cyfrowe, literowe  lub cyfrowo-literowe grupy spraw w wykazie akt twórcy zespołu, które jednocześnie stanowi część składową znaku akt. 

Sygnatura archiwalna

Sygnatura archiwalna – 1. znak rozpoznawczy nadany jednostce archiwalnej lub jednostce inwentarzowej, określający jej miejsce w obrębie zespołu (zbioru) i umożliwiający jej zidentyfikowanie; 2. zespół znaków wskazujących na aktualne miejsce przechowywania jednostki archiwalnej lub jednostki inwentarzowej.

Selekcja twórców zespołów

Selekcja (archiwalna) twórców zespołów – dokonywanie w oparciu o określone kryteria wartościowania, wyboru twórców zespołów, których materiały archiwalne zasługują na trwałe przechowywanie a ich twórcy objęci są specjalnym nadzorem archiwów państwowych.

Selekcja materiałów archiwalnych

Selekcja materiałów archiwalnych – dokonywanie wyboru materiałów archiwalnych o wartości historycznej w oparciu o przeprowadzoną ocenę wartości materiałów archiwalnych danego twórcy zespołu (twórców zespołów). 

Segregacja materiałów archiwalnych

Segregacja materiałów archiwalnych – podział materiałów archiwalnych w toku ich porządkowania na zespoły archiwalne a w obrębie zespołu na komórki organizacyjne, w oparciu o cechy kancelaryjne (registraturalne). 

R

Registratura

1. dokumenty niezbędne do pracy bieżącej twórcy zespołu, przechowywane w jego komórkach organizacyjnych;

2. komórka organizacyjna (stanowisko pracy) twórcy zespołu zajmująca się wyłącznie lub m.in. rejestracją i przechowywaniem dokumentów potrzebnych do pracy bieżącej;

3. lokal (miejsce przechowywania registratury.

Rejestracja pism

Rejestracja pism – wpisywanie do odpowiednich pomocy kancelaryjnych, przeważnie do dziennika podawczego, pism wpływających i pism wychodzących z jednoczesnym nadawaniem im odpowiedniego numeru.

Rejestracja spraw

Rejestracja spraw – wpisywanie do odpowiednich pomocy kancelaryjnych (przeważnie do spisu spraw), pierwszego pisma wszczynającego dana sprawę z jednoczesnym nadaniem mu odpowiedniego numeru sprawy; następnie pisma w tej sprawie otrzymują ten sam numer, z zasady w obrębie roku.

Repertorium

Repertorium – 1.spis jednostek archiwalnych danego zespołu archiwalnego lub jego części (względnie elementów składowych poszczególnych jednostek), uwzględniający niektóre elementy rozpoznawcze (z reguły tytuł właściwy akt), bądź też wskazujący na wybrane elementy treściowe; 2. pomoc kancelaryjna (stosowana zwłaszcza w sądach) zbliżona do dziennika podawczego, służąca do rejestracji określonych typów spraw, zawierająca zwięzłe adnotacje charakteryzujące poszczególne sprawy oraz ważniejsze momenty ich załatwienia, stanowiące jednocześnie podstawę do nadania aktom tych spraw właściwego układu. Do tego typu repertoriów sporządza się w miarę potrzeby skorowidze.

Repozytorium

Miejsce uporządkowanego przechowywania dokumentów, w tym także w postaci elektronicznej (np. bazy danych, zbiory pakietów, kody źródłowe), z których wszystkie przeznaczone są do udostępniania. Magazyn główny, centralny, zaprojektowany w taki sposób, aby dostęp do wszystkich jego zasobów był równie łatwy. Repozytorium odnosi się przede wszystkim do miejsca przechowywania, a nie udostępniania. Jest to magazyn jednocześnie: główny, centralny, bieżący i łatwo dostępny. Nie są w nim przechowywane ani kopie, ani archiwalia.

P

Państwowy zasób archiwalny

Państwowy zasób archiwalnycałokształt materiałów archiwalnych kwalifikujących się do trwałego przechowywania w archiwach a znajdujących się we władaniu państwa lub pod jego ochroną prawną, niezależnie od miejsca przechowywania.

Pismo

Pismo – wypowiedź pisemna utrwalająca czynność urzędową względnie wypowiedź pisemną osoby fizycznej, skierowana do urzędu (instytucji) celem załatwienia określonej sprawy. 

Pojemnik aluminiowy

Bezpieczny pojemnik przeznaczony do zbiórki dokumentów i optycznych nośników informacji zawierających poufne lub wrażliwe informacje, wyposażony w specjalny wąski otwór i niepowtarzalny zamek. Solidna konstrukcja, atestowany zamek i unikalny identyfikator pojemnika stanowią gwarancję, że wrzucane do niego poufne informacje nie będą mogły trafić w niepowołane ręce aż do momentu jego otwarcia i opróżnienia w przemysłowej instalacji niszczącej.

Pojemniki aluminiowe dostępne są w trzech rozmiarach: 

  • T70 o objętości 70 litrów i wymiarach 56 x 40 x 40 cm, mieszczący do 35 kg dokumentów lub ok. 10 segregatorów
  • T21 o objętości 250 litrów i wymiarach 104,5 x 45,5 x 55,5 cm, mieszczący do 130 kg dokumentów lub ok. 40 segregatorów
  • T61 o objętości 600 litrów i wymiarach 104,5 x 119 x 75 cm, mieszczący do 320 kg dokumentów lub ok. 90 segregatorów

Pojemnik plastikowy

Bezpieczny pojemnik przeznaczony do zbiórki dokumentów i optycznych nośników informacji zawierających poufne lub wrażliwe informacje, wyposażony w specjalny wąski otwór oraz zamek lub plombę. Wrzucane do niego poufne informacje nie będą mogły trafić w niepowołane ręce aż do momentu jego otwarcia i opróżnienia w przemysłowej instalacji niszczącej.

Pojemniki plastikowe dostępne są w dwóch rozmiarach: 

  • HD 120 litrów o wymiarach 92 x 47 x 48 cm, mieszczący do 65 kg dokumentów lub do 20 segregatorów
  • HD 240 litrów o wymiarach 105 x 56 x 65 cm, mieszczący do 120 kg dokumentów lub do 35 segregatorów

Poszyt

Poszyt – grupa akt zszyta i oprawiona zazwyczaj w półsztywny karton, będąca najczęściej jednostką archiwalną lub jej częścią.

Przepływ pracy

Przepływ pracy (ang. workflow) – w szerszym sensie: sposób przepływu informacji pomiędzy rozmaitymi obiektami biorącymi udział w jej przetwarzaniu; w węższym sensie: określenie sposobu przepływu dokumentów pomiędzy pracownikami wykonującymi pewien zalgorytmizowany zespół czynności. WFMC (ang. WorkFlow Management Coalition) definiuje workflow jako „automatyzację procesów biznesowych, w całości lub w części, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych.”

Przechwytywanie

Przechwytywanie (ekstrakcja) danych (ang. data capture) – proces pozyskiwania informacji z dokumentu przy użyciu metod innych niż wpisywanie ich za pomocą klawiatury. Zaleta procesu polega na zautomatyzowaniu tych działań, pozwalając uzyskać zwiększoną wydajność pracy i redukcję kosztów. Dane pozyskiwane są przy użyciu urządzeń takich jak czytniki kodów kreskowych lub pasków magnetycznych, lub też technologii takich jak OCR (rozpoznawanie znaków i całych tekstów), RFID (fale radiowe do przesyłania danych), czy rozpoznawania mowy. 

Pudło Jet

Pudło Jetstandaryzowane pudło archiwizacyjne mogące pomieścić 6 segregatorów o szerokości 8 cm – rozliczeniowo zawierające 0,5 mb akt.

Pudło Jumbo

Pudło Jumbostandaryzowane pudło archiwizacyjne mogące pomieścić 12 segregatorów o szerokości 8 cm – rozliczeniowo zawierające 1 mb akt. 

Procesy back office

Procesy back office – procesy pomocnicze w organizacji lub przedsiębiorstwie. Termin związany z przyjętym sposobem podziału przestrzeni biurowej w kontekście realizowanych zadań – przypisuje do front office działy, posiadające kontakt z klientem (np. sprzedaż, obsługa klienta), umieszczając w back office zespoły odpowiedzialne za produkcję lub rozwój produktów, dostarczające narzędzia teleinformatyczne lub działy administracji. Jednostki back office mogą być zlokalizowane poza głównymi siedzibami przedsiębiorstw, a realizacja ich zadań może być powierzona firmie zewnętrznej (w modelu outsourcingowym). Procesy back office zapewniają prawidłowe i sprawne funkcjonowanie organizacji w wielu obszarach, m.in. IT, procesach finansowo-księgowych, zarządzania danymi i dokumentami, podatkami oraz zarządzania zasobami ludzkimi.

Przewodnik po zasobie

Przewodnik po zasobie (zbiorze) archiwalnym – pomoc archiwalna o charakterze zbliżonym do wyrozumowanego skorowidza rzeczowego informująca o treści materiałów archiwalnych danego zespołu (zbioru) przy pomocy haseł, sformułowanych w oparciu o problematykę tych materiałów, a usystematyzowanych według przyjętego schematu i odsyłająca za pośrednictwem tych haseł do odpowiednich pozycji inwentarza archiwalnego, względnie sygnatury jednostki archiwalnej. (w braku inwentarza).

Pomoce archiwalne

Pomoce archiwalne – różne postacie opracowań dotyczących głównie treści i formy materiałów archiwalnych sporządzone według ustalonych zasad, dla celów ewidencji, informacji i udostępniania

Pomoce kancelaryjne

Pomoce kancelaryjne – różnorodne typy ksiąg, kartotek, spisów, skorowidzów, służących w kancelarii (registraturze) do rejestracji, wyszukiwania i kontroli obiegu pism.

Porządkowanie zespołu

Porządkowanie zespołu (zbioru) archiwalnego – nadawanie prawidłowego układu materiałom archiwalnym w zespole (zbiorze) w oparciu o ustalenia metodyki archiwalnej. Na porządkowanie składają się zazwyczaj: segregacja, klasyfikacja, brakowanie i systematyzacja. 

O

Obieg pism

Obieg pism – obieg pism w organizacji od momentu ich otrzymania lub sporządzenia, przechodzących przez niezbędne punkty zatrzymania, do momentu załatwienia sprawy lub wysłania pisma do adresata.

Offshoring

Offshoring – przeniesienie wybranych procesów biznesowych przedsiębiorstwa za granicę – może dotyczyć produkcji, jak i usług. Jego głównym celem jest obniżenie kosztów, stąd też beneficjentami offshoringu są zwykle kraje gorzej rozwinięte, o niższych kosztach pracy.

OCR

OCR (ang. Optical Character Recognition) – zestaw technik lub oprogramowanie służące do rozpoznawania znaków i całych tekstów w pliku graficznym o postaci rastrowej. Zadaniem OCR jest zwykle rozpoznanie tekstu w zeskanowanym dokumencie (np. papierowym formularzu lub stronie książki). Techniki OCR wykorzystywane są m.in. przy digitalizacji zasobów bibliotek czy dużych zasobów informacyjnych przedsiębiorstw, a także jako ułatwienie przy odczytywaniu danych z formularzy wypełnianych pismem odręcznym. I choć oprogramowanie OCR nie jest tak skuteczne jak człowiek, to jedynie w przypadkach wątpliwych oraz w celu uniknięcia błędów nieodzowna jest weryfikacja wyniku OCR przez operatora.

Outsourcing

Outsourcing – wydzielenie ze struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa niektórych realizowanych przez nie samodzielnie funkcji i przekazanie ich do wykonania innym podmiotom. Outsourcing pozwala na koncentrację procesów zarządczych na zasadniczych celach i kluczowych kompetencjach organizacji. Polska jest wiodącym na rynku europejskim dostawcą usług outsourcingowych dla licznych przedsiębiorstw międzynarodowych.

Osuszanie dokumentów

Osuszanie (ratowanie) dokumentów – proces polegający na szybkim utrwaleniu zamoczonego zasobu papierowego poprzez poddanie go działaniu niskich temperatur (zamrożenie), aby móc usunąć wilgoć w drodze sublimacji. Kolejnym etapem jest naświetlanie promieniami gamma w celu usunięcia pleśni i grzybów. W ostatniej fazie zniekształcone dokumenty poddawane są prasowaniu w celu przywrócenia ich pierwotnego wyglądu i kształtu.

Opis jednostki archiwalnej

Opis jednostki archiwalnej – informacja o sygnaturze, treści i formie jednostki archiwalnej sporządzona dla celów inwentaryzacji archiwalnej;

Opracowanie zespołu archiwalnego

Opracowanie zespołu (zbioru) archiwalnegodokonywanie czynności wchodzących w zakres porządkowania zespołu (zbioru) oraz sporządzanie do niego inwentarza ze wstępem, a niekiedy także innych pomocy archiwalnych.

N

Nabytki archiwalne

Nabytki archiwalne – materiały archiwalne wpływające i włączane do zasobu archiwum w drodze dopływu, kupna, darów lub depozytów wieczystych.

Nadpisywanie

Nadpisywanie – metoda usuwania informacji z elektronicznych nośników informacji polegająca na wielokrotnym zapisywaniu dysku nowymi danymi (według ustalonego algorytmu) w miejsce wcześniejszych informacji. Nadpisywanie wykonywane jest jednorazowo lub w kilku powtórzeniach. Wybór procedury zależy od stopnia ważności przechowywanych informacji oraz czasu, który możemy poświęcić na przeprowadzenie operacji (nawet kilka dni na dysk). Nadpisywanie możliwe jest do zastosowania jedynie w odniesieniu do w pełni sprawnych dysków; po usunięciu danych dysk może być ponownie użyty.

Niszczenie paletowe

Niszczenie paletowe – proces niszczenia dokumentów realizowany nie w systemie bezpiecznych pojemników aluminiowych lub plastikowych.

Narastający zasób archiwalny

Narastający zasób archiwalnymateriały archiwalne wytwarzane i gromadzone w wyniku aktualnej działalności twórców zespołów.

M

Materiały archiwalne

Materiały archiwalnewszelkie dokumenty, będące wytworem działalności twórców zespołów, kwalifikujące sie do trwałego lub czasowego przechowywania w archiwum. 

Metodyka archiwalna

Metodyka archiwalna – dział archiwistyki zajmujący się ustalaniem metod pracy w archiwum w zakresie kształtowania, gromadzenia, opracowywania, udostępniania i konserwacji materiałów archiwalnych.

Metr bieżący akt (mb)

Jednostka miary używana do obliczenia ilości akt na półkach w magazynie.

A

Archiwum zakładowe

Archiwum zakładowe (także: składnica akt) – komórka organizacyjna w urzędzie, instytucji, przedsiębiorstwie lub organizacji społecznej zajmująca się przejmowaniem materiałów archiwalnych niepotrzebnych do bieżącego urzędowania (działalności) i czasowym ich przechowywaniem, ewidencjonowaniem, udostępnianiem, brakowaniem oraz przekazywaniem materiałów zasługujących na trwałe przechowywanie do właściwego archiwum.

Archiwum wyodrębnione

Archiwum wyodrębnione – archiwum nie wchodzące w skład sieci archiwów państwowych i nie podlegające ich nadzorowi; uprawnione do przechowywania trwałego lub na ustalony okres czasu (dłuższy jednak niż archiwa zakładowe) wyodrębnionej części państwowego zasobu archiwalnego.

Archiwum przejściowe

Archiwum przejściowe – archiwum powołane do czasowego przechowywania materiałów archiwalnych i przekazujące materiały archiwalne o wartości historycznej do właściwego archiwum na trwałe przechowywanie.

Archiwum prywatne

Archiwum prywatne – zespół archiwalny powstały na skutek działalności instytucji prywatnej lub osób fizycznych, rodzin, rodów niezależnie od aktualnego miejsca, jego przechowywania.

Archiwum państwowe

Archiwum państwowe – archiwum wchodzące w skład sieci archiwów państwowych.

Archiwum

Archiwum – organizacja o charakterze urzędu administracyjnego lub podmiotu komercyjnego powołana do kształtowania, zabezpieczania, gromadzenia, opracowywania oraz trwałego przechowywania i udostępniania materiałów archiwalnych, uprawniona do wydawania z nich uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów i kopii, a także do publikowania źródeł i pomocy archiwalnych.Także: komórka organizacyjna instytucji powołana do przejmowania, przechowywania, porządkowania i zabezpieczania materiałów archiwalnych tej instytucji.

Archiwoznawstwo

Archiwoznawstwo – dział archiwistyki zajmujący się badaniem historii i organizacji archiwów oraz historii zespołów (zbiorów) archiwalnych z uwzględnieniem ich zawartości treściowej.

Archiwistyka

Archiwistyka – całokształt działalności, której przedmiotem są archiwa oraz materiały archiwalne. Także: dyscyplina naukowa, której przedmiotem są archiwa oraz materiały archiwalne rozpatrywane z punktu widzenia zachodzących pomiędzy nimi związków powstających w trakcie procesów archiwotwórczych.

Archiwista

Archiwista – pracownik naukowy realizujący zadania z zakresu kształtowania narastającego zasobu, opracowywania materiałów archiwalnych, prac badawczych w dziedzinie archiwistyki.

Archiwalizacja

Archiwalizacja – przygotowywanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum.

Archiwalia

Archiwalia – materiały archiwalne przechowywane albo kwalifikujące się do trwałego przechowywania w archiwum.

Aktotwórca

Aktotwórca – urząd (instytucja) lub osoba fizyczna w wyniku działalności których powstają akta. 

Akta wieczyste

Akta wieczyste – akta kwalifikujące się do trwałego przechowywania, bez względu na ich rodzaj, współcześnie oznaczone symbolem A.

Akta sprawy

Akta sprawy – całokształt lub wybór akt dotyczących określonej sprawy, zebranych w kancelarii (registraturze) urzędu (instytucji) w osobny plik, zeszyt, wolumen czy szereg woluminów.

Akta

Akta – dokumentacja twórcy zespołu powstała w wyniku jego działalności, utrwalona za pomocą pisma niezależnie od techniki wykonania i formy zewnętrznej.

Akt

Akt – pismo utrwalające czynność urzędową, powstałe jako jej produkt uboczny, niesamoistne w przeciwstawieniu do dokumentu, uzyskujące pełne znaczenie tylko w związku z innymi aktami, z którymi łącznie stanowi całość.
2. termin używany nieraz zamiennie z dokumentem.

B

Bezpieczeństwo logiczne

Bezpieczeństwo logiczne – system, na który składają się zabezpieczenia programowe systemów organizacji, takie jak identyfikacja użytkowników, dostęp ograniczony hasłem, uwierzytelnienia, prawa dostępu i poziomy autoryzacji. Środki te służą zapewnieniu, że jedynie upoważnieni użytkownicy są w stanie wykonywać czynności lub uzyskiwać dostęp do informacji w sieci lub na stacji roboczej. 

Biuro bez papieru

Biuro bez papieru (ang. paperless office) – koncepcja środowiska biurowego stworzona w latach 1970-tych, w ramach której użycie papieru na potrzeby dokumentacji zostanie wyeliminowane lub znacząco ograniczone. Miało się tak stać za sprawą przekształcenia dokumentów na formę cyfrową. Argumenty za wdrożeniem biura be z papieru to przede wszystkim redukcja kosztów, poprawa wydajności, oszczędność miejsca, łatwiejsze współdzielenie dokumentów i informacji, większe bezpieczeństwo informacji i ochrona środowiska naturalnego. 

Głównym powodem, dla którego biuro bez papieru do dziś nie stało się obowiązującym standardem to przede wszystkim stała konieczność drukowania materiałów w celu uzyskania tradycyjnych podpisów, brak stosownych zmian w prawodawstwie, a także niechęć ludzi do czytania czy przetwarzania dokumentów elektronicznych.

Big data

Big data – duże, zmienne i różnorodne zbiory danych, których przetwarzanie i analiza jest trudna ale jednocześnie wartościowa, ponieważ może prowadzić do zdobycia nowej wiedzy. W praktyce pojęcie dużego zbioru danych jest względne i oznacza sytuację, gdy zbioru nie da się przetwarzać przy użyciu trywialnych, powszechnie dostępnych metod. W zależności od branży i stopnia złożoności algorytmu może to oznaczać rozmiar terabajtów lub petabajtów. Big data ma zastosowanie wszędzie tam, gdzie dużej ilości danych cyfrowych towarzyszy potrzeba zdobywania nowych informacji lub wiedzy. Szczególne znaczenie odgrywa wzrost dostępności Internetu oraz usług świadczonych drogą elektroniczną, które w naturalny sposób są przystosowane do wykorzystywania baz danych.

Bezpieczeństwo fizyczne

Bezpieczeństwo fizyczne – zapewnienie ochrony pomieszczeń, sprzętów, infrastruktury oraz personelu przed bezpośrednim działaniem czynników fizycznych i zdarzeń takich jak: pożar, powódź, kradzież, wandalizm, terroryzm. Bezpieczeństwo fizyczne uzyskuje się poprzez kombinację środków zabezpieczeń pasywnych: odstraszających lub zapobiegających zagrożeniom, np. oznakowanie terenu prywatnego, opóźniających niekorzystne działania, np. ogrodzenia, sejfy oraz aktywnych: wykrywających zagrożenie, np. telewizja przemysłowa, systemy alarmowe, przeciwdziałających zagrożeniom, np. systemy gaśnicze, ochrona mienia.

Belowanie

Belowanie – proces prasowania zniszczonych ścinków dokumentów w bele, czyli ogromne prostopadłościany owinięte drutem zapobiegającym rozpadaniu się tzw. kostki o wadze do 500 kg. 

Brakowanie

Brakowanie – typowanie materiałów archiwalnych nie zasługujących na trwałe przechowywanie celem przekazania ich na zniszczenie.

C

Centrum usług wspólnych

Centrum usług wspólnych (ang. Shared Services Centre – SSC) – wyodrębniona organizacyjnie jednostka, która świadczy usługi na rzecz co najmniej dwóch podmiotów w ramach jednej grupy kapitałowej o charakterze pomocniczym lub administracyjnym np. usługi księgowe, zarządzenie dokumentami i danymi, zasobami ludzkimi, rozliczanie wynagrodzeń, usługi informatyczne, a także obsługa zamówień i zakupów.

Chmura

Chmura (także: chmura publiczna i chmura obliczeniowa) – rozwiązanie umożliwiające udostępnianie zasobów IT (najczęściej przestrzeni dyskowej) za pośrednictwem Internetu i pobieranie opłat za stopień ich wykorzystania. Chmura publiczna to rodzaj usługi chmury obliczeniowej, w której infrastruktura jest własnością pojedynczej organizacji sprzedającej usługi chmurowe skierowane do ogółu społeczeństwa lub konkretnych branż. 

Chemiczna metoda niszczenia nośników magnetycznych

Chemiczna metoda niszczenia nośników magnetycznych – sposób utylizacji elektronicznych nośników informacji, która polega na wymontowaniu talerzy dysku z obudowy i poddaniu ich mechanicznemu rozdrobnieniu. W drugiej kolejności pocięte cząstki dysków poddawane są rozpuszczeniu w roztworze chemicznym. W trakcie procesu odczynniki chemiczne zmieniają strukturę dysku w ciecz nie posiadającą właściwości magnetycznych, co w praktyce unicestwia nośnik.

D

Dokument

Dokument – zapis bez względu na jego postać będący świadectwem jakiegoś faktu (faktów) i zjawisk obiektywnej rzeczywistości lub przejawów myśli ludzkiej.

DMS

DMS (document management system) – narzędzie informatyczne pozwalające na przetwarzanie wszelkich form dokumentów powstających w organizacjach. Przetwarzanie dotyczy zarówno dokumentów wewnętrznych dotyczących współpracy różnych obszarów funkcjonalnych organizacji, jak również dokumentów napływających z otoczenia (np. zamówienia od klientów, faktury, listy i inne).

Digitalizacja

Digitalizacja – wprowadzenie do pamięci komputera tradycyjnych, drukowanych lub rękopiśmiennych materiałów archiwalnych w postaci danych cyfrowych metodą skanowania. Powstający w wyniku skanowania plik graficzny ma postać bitmapy i nie stanowi użytecznej postaci dokumentu cyfrowego, ponieważ: zajmuje nieproporcjonalnie dużo miejsca w stosunku do treści (np. tekstu) istotnej z punktu widzenia użytkownika i nie pozwala na przeszukiwanie treści, np. znalezienie określonej frazy tekstu lub wyodrębnienie ilustracji. Dlatego bardzo istotnym procesem wykonywanym po skanowaniu jest obróbka cyfrowa, polegająca m.in. na kompresji danych graficznych oraz automatycznym rozpoznawaniu znaków, słów i całego tekstu metodami OCR. W wyniku takiej obróbki materiały nadają się do upublicznienia w bibliotece cyfrowej.

Demagnetyzacja

Demagnetyzacja – proces niszczenia danych zapisanych w sposób magnetyczny, polegający na zastosowaniu urządzenia (degaussera) wytwarzającego silne pole elektromagnetyczne powodujące niszczenie danych z nośników magnetycznych takich jak: dyski twarde, dyskietki oraz taśmy magnetyczne. 

Destrukcja mechaniczna

Destrukcja mechaniczna – metoda niszczenia elektronicznych nośników informacji polegająca na fizycznym uszkodzeniu elementów nośnika informacji, tj. jego obudowy, talerzy, głowic oraz elektroniki. W procesie nośniki są rozdrabniane na niewielkie fragmenty zgodne z zaleceniami normy DIN 66399 w certyfikowanym urządzeniu tnącym. Szybka i łatwa do zastosowania dla każdego rodzaju nośników informacji (dyski twarde, karty pamięci, kasety magnetyczne), zarówno działających, jak i uszkodzonych. 

Destrukcja mechaniczna

Destrukcja mechaniczna – metoda niszczenia elektronicznych nośników informacji polegająca na fizycznym uszkodzeniu elementów nośnika informacji, tj. jego obudowy, talerzy, głowic oraz elektroniki. W procesie nośniki są rozdrabniane na niewielkie fragmenty zgodne z zaleceniami normy DIN 66399 w certyfikowanym urządzeniu tnącym. Szybka i łatwa do zastosowania dla każdego rodzaju nośników informacji (dyski twarde, karty pamięci, kasety magnetyczne), zarówno działających, jak i uszkodzonych. 

DIN 66399

DIN 66399 – norma regulująca wymogi i obowiązki w zakresie bezpiecznego niszczenia dokumentów i nośników danych. Projekt opracował niemiecki komitet techniczny Standards Committee for Information Technology and Applications (NIA), a w październiku 2012 r. norma została opublikowana przez Deutsches Institut für Normung (DIN), tym samym wchodząc w życie. 

DIN 66399 wskazuje trzy klasy ochrony i siedem poziomów bezpieczeństwa. Przyporządkowanie do odpowiedniej klasy ochrony zależy od stopnia poufności materiałów przeznaczonych do zniszczenia.

Dziedziczenie materiałów archiwalnych

Dziedziczenie (sukcesja) materiałów archiwalnych – przejmowanie materiałów archiwalnych w następstwie przejęcia całości lub części zakresu działania twórcy zespołu przez sukcesora.  

Dokumentacja technologiczna

Dokumentacja technologiczna – ogół dokumentów, zawierających dane dotyczące procesu technologicznego obróbki lub montażu oraz dane odnoszące się do pomocy używanych w tych procesach.

Dokumentacja techniczna

Dokumentacja techniczna – ogół dokumentów w formie rysunków, opisów i obliczeń koniecznych do realizacji projektowanego obiektu, wyrobu lub procesu technologicznego.

Dokumentacja archiwalna

Dokumentacja archiwalna (także: materiały archiwalne) – materiał informacyjny zebrany do określonych zagadnień w oparciu o zasób jednego lub wielu archiwów.

Dokumentacja księgowa

Dokumentacja księgowa ogół dokumentów wyrażających przebieg lub skutek zleconych albo dokonanych operacji gospodarczych, a niekiedy także pisemne zlecenia dokonania zapisów księgowych nie wyrażające operacji gospodarczych.

Dokumentacja nagrania

Dokumentacja nagrania – ogół dokumentów zawierających informacje odnoszące się do treści lub okoliczności powstania nagrania.

Dokumentacja produkcyjna

Dokumentacja produkcyjna (dokumentacja warsztatowa) – ogół dokumentów, stanowiących podstawę do uruchomienia produkcji, kontroli przebiegu procesów produkcyjnych oraz rozliczania kosztów własnych produkcji.

E

Ekspertyza archiwalna

Ekspertyza archiwalna – badanie dokumentacji twórcy zespołu w celu przeprowadzenia oceny jej wartości i ustalenia jej kwalifikacji archiwalnej.

ECM

ECM (ang. enterprise content management) – klasa zintegrowanych systemów zarządzania zasobami informacyjnymi w przedsiębiorstwie lub instytucji; stanowi wynik integracji funkcjonalnej i technologicznej takich rozwiązań, jak systemy integracji aplikacji i wymiany danych (w tym systemy ERP), systemy zarządzania procesami oraz obiegiem dokumentów (ang. workflow), systemy zarządzania danymi elektronicznymi i treścią stron internetowych. Termin obejmuje strategie, metody i narzędzia wykorzystywane w całym cyklu życia danej informacji.

Elektroniczna teczka osobowa (ETO)

Elektroniczna teczka osobowa (ETO) – rozwiązanie systemowe dla działów kadr w organizacjach o rozproszonej strukturze oparte o zeskanowane i odpowiednio sklasyfikowane dokumenty osobowe. W pierwszej fazie następuje przekształcenie teczek papierowych na szybko dostępną i łatwą w użyciu formę elektroniczną, a następnie optymalizacja procesu przetwarzania zdarzeń kadrowo-płacowych, które powstają w miejscu świadczenia pracy zatrudnionego. Zamienione na wersję elektroniczną dokumenty papierowe umieszczane są w kolejce spraw, aby mogły zostać bez dalszej zwłoki rozliczone. 

Ekstrakcja danych

Ekstrakcja danych (ang. data capture) – wprowadzanie danych do bazy danych, nie w wyniku bezpośredniego wprowadzenia przez operatora na klawiaturze komputera, lecz w efekcie zastosowania czytników optycznych i algorytmów rozpoznających np. pismo człowieka lub specjalne kody paskowe lub QR. Dowolny proces przekształcania informacji na formę możliwą do odczytania przez komputer.

Eksploracja danych

Eksploracja danych (drążenie danych, pozyskiwanie wiedzy, wydobywanie danych, ekstrakcja danych, ang. data mining) – proces odkrywania uogólnionych reguł i wiedzy zawartej w bazach danych oparty o metody statystyczne i techniki sztucznej inteligencji. Idea eksploracji danych polega na wykorzystaniu szybkości komputera do znajdowania ukrytych dla człowieka (z uwagi na ograniczone możliwości czasowe) prawidłowości w danych zgromadzonych w hurtowniach danych (ang. data warehouse).

Elektroniczne nośniki informacji

Elektroniczne nośniki informacji – w odróżnieniu od dokumentu papierowego, nie-fizyczne nośniki informacji, takie jak dyski twarde (HDD), dyski CD i DVD, taśmy back-up (np. DDS/DAT, DLT, LTO, MOD, WORM), dyskietki, karty pamięci, pamięci podręczne, pen-drive. Z uwagi na swoją objętość i łatwość przetwarzania zawartych na nich informacji, elektroniczne nośniki informacji podlegają dodatkowej ochronie oraz nieodzownemu zniszczeniu po upływie okresu przechowywania lub przydatności samego nośnika. 

F

G

Gromadzenie zasobu archiwalnego

Gromadzenie zasobu archiwalnego – uzupełnianie państwowego zasobu archiwalnego lub zasobu archiwum przez dopływy i nabytki materiałów archiwalnych.

I

Instrukcja kancelaryjna

Instrukcja kancelaryjna – przepisy normujące zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych oraz postępowania z aktami do momentu przekazania ich do archiwum.

Indeksacja

Indeksacja – proces nadawania parametrów opisujących dokument, po których będzie możliwe jego wyszukanie. Indeksy mogą być wprowadzane ręcznie lub półautomatycznie po przeprowadzeniu operacji rozpoznawanie tekstu (OCR) lub całkowicie automatycznie. Przykładowe indeksy to np. numer faktury, nazwa dostawcy, numer zamówienia, MPK etc. 

Indeksowanie

Indeksowanie – proces tworzenia i utrzymywania indeksu (krótkiej i konkretnej informacji, np. daty lub autora), umożliwiającego skrócenie czasu dostępu do danych. Stosowane jest np. w bazach danych i wyszukiwarkach internetowych.

ISO 15489

ISO 15489 – międzynarodowa norma wskazująca na znaczenie właściwego i odpowiedniego zarządzania dokumentacją, gwarantującego tworzenie, przechwytywanie, zarządzanie i udostępnianie informacji wszystkim tym, którzy jej potrzebują, przez taki okres czasu, jaki jest wymagany. Takie podejście umożliwia zachowanie wyższego poziomu przejrzystości i odpowiedzialności, podejmowanie decyzji opartych o fakty, zarządzanie ryzykiem dla prowadzonej działalności, zapewnieniem ciągłości działania przedsiębiorstwa w przypadku katastrofy, ochronę praw i obowiązków organizacji i poszczególnych osób, ochronę i wsparcie w procesach sądowych, zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami, redukcję kosztów poprzez uzyskanie większej wydajności pracy, ochronę własności intelektualnej, tworzenie tożsamości organizacyjnej osobowej i kulturowej, ochronę spuścizny korporacyjnej, osobistej i zbiorowej.

ISO 9001

ISO 9001 – międzynarodowa norma określająca wymagania, które powinien spełniać system zarządzania jakością w organizacji. Ukierunkowana jest ona na zrozumienie i spełnienie wymagań klienta, a więc określonych potrzeb względem wyrobów danej organizacji, przyjęcie podejścia procesowego, dostarczanie wyników skuteczności procesów oraz ich ciągłe doskonalenie, w oparciu o obiektywne pomiary. Do głównych wymagań normy ISO 9001 należą m.in.: wprowadzenie nadzoru nad dokumentacją i zapisami, zaangażowanie kierownictwa w budowanie systemu zarządzania jakością, usystematyzowanie zarządzania zasobami, ustanowienie procesów realizacji wyrobu, dokonywanie systematycznych pomiarów (zadowolenia klienta, wyrobów, procesów).

ISO 27001

ISO 27001 – norma międzynarodowa standaryzująca systemy zarządzania bezpieczeństwem informacji. W normie wyróżniono jedenaście obszarów, mających wpływ na bezpieczeństwo informacji w organizacji. Są to: polityka bezpieczeństwa, organizacja bezpieczeństwa informacji, zarządzanie aktywami, bezpieczeństwo zasobów ludzkich, bezpieczeństwo fizyczne i środowiskowe, zarządzanie systemami i sieciami, kontrola dostępu, zarządzanie ciągłością działania, pozyskiwanie, rozwój i utrzymanie systemów informatycznych, zarządzanie incydentami związanymi z bezpieczeństwem informacji, zgodność z wymaganiami prawnymi i własnymi standardami.

Instalacja niszcząca

Instalacja niszcząca (niszczarka przemysłowa) – wysokonakładowe urządzenie przemysłowe przeznaczone do masowego cięcia dokumentów papierowych i opakowań tekturowych na bardzo małe fragmenty, uniemożliwiając tym samym odczytanie z nich cennych informacji. Większość urządzeń biurowych tnie dokumenty na podłużne kawałki papieru, co przy odpowiednio zastosowanych nakładach pracy umożliwia odtworzenie odczytanie znajdujących się na nich wrażliwych informacji.

Inwentaryzacja archiwalna

Inwentaryzacja archiwalna – jedna z czynności wchodzących w zakres opracowywania zespołu (zbioru), polegająca na opisywaniu jednostek archiwalnych i sporządzaniu inwentarza zespołu (zbioru) archiwalnego.

J

Jednostka archiwalna

Jednostka archiwalna – odrębna fizycznie jednostka materiałów archiwalnych (dokument, księga, poszyt, plik, wiązka, teczka, mapa lub jej arkusz, rysunek lub jego arkusz, fotografia, krążek taśmy magnetofonowej lub filmowej, płyta gramofonowa itp.). Zazwyczaj jednostka archiwalna stanowi jednostkę inwentarzową.

Jednostka inwentarzowa

Jednostka inwentarzowa – materiały archiwalne określonego zespołu (zbioru) stanowiące jedną pozycję w inwentarzu zespołu (zbioru) archiwalnego.

K

Kancelaria

Kancelaria – komórka w organizacji zajmująca się przyjmowaniem, rejestracją i rozdzielaniem pism wpływających, przygotowywaniem, rejestracją i wysyłaniem pism wychodzących oraz przechowywaniem akt danego urzędu. Por. kancelaria pocztowa

Kwerenda archiwalna

Kwerenda archiwalna – poszukiwanie w materiałach archiwalnych danych dotyczących określonego zagadnienia lub osoby.

Kancelaria tajna

Kancelaria tajna – wyodrębniona komórka organizacyjna w zakresie ochrony informacji niejawnych, podległa pełnomocnikowi ochrony, obsługiwana przez pracowników pionu ochrony, odpowiedzialna za właściwe rejestrowanie, przechowywanie, obieg i wydawanie materiałów uprawnionym osobom.

Klasa ochrony

Klasa ochrony – w ramach normy DIN 66399, wymagania dotyczące ochrony danych podzielono na trzy klasy ochrony. Aby określić klasę ochrony danych w organizacji należy sprawdzić i ocenić, jakiego rodzaju są te dane. 

  • Klasa ochrony 1 – standardowa ochrona danych – dokumenty dostępne dla większych grup osób.
  • Klasa ochrony 2 – zwiększona potrzeba ochrony danych poufnych – dokumenty dostępne dla wąskich grup osób.
  • Klasa ochrony 3 – bardzo wysoka potrzeba ochrony poufnych i tajnych danych, których ujawnienie mogłoby się wiązać z poważnymi konsekwencjami dla organizacji.

Kostka

Kostka – efekt sprasowania ścinków rozdrobnionych w instalacji niszczącej, tworzących prostopadłościan o wadze do 500 kg. Kostki przekazywane są transportem drogowym do papierni, gdzie poddawane są dalszej obróbce w procesie recyklingu i przetworzeniu na wyroby codziennego użytku.

Katalog archiwalny

Katalog archiwalny – rodzaj pomocy archiwalnej, zawierającej informacje o treści materiałów archiwalnych jednego lub wielu zespołów (zbiorów) albo ich części, opracowane według z góry przyjętych założeń i uszeregowane według ustalonych kryteriów. termin używany dawniej, zwłaszcza w publikacjach, w znaczeniu inwentarza archiwalnego.

Kategorie archiwalne

Kategorie archiwalne – kategorie (grupy) dokumentacji twórcy zespołu wyróżnione w zależności od przyporządkowanej im wartości historycznej lub praktycznej, oznaczane symbolami literowymi: A, B, BE, Bc.

  • Kategoria A – obejmuje akta o wartości historycznej, które przechowywane są wieczyście, np. dokumenty związane z założeniem firmy, zmianami organizacyjnymi, organami firmy; niekiedy zalicza się do nich akta osobowe.
  • Kategoria B – obejmuje akta o wartości użytkowej dla danej jednostki organizacyjnej, których okres przechowywania jest różny. Po literze B umieszcza się liczbę określającą ilość lat przechowywania, np. B5, B10 itp.
  • Kategoria BE – obejmuje akta, co do których występują wątpliwości, do której kategorii je zaliczyć. Po oznaczeniu BE występują cyfry określające lata, po których należy zdecydować, do której kategorii je zaliczyć, np. BE1. Dokumenty opatrzone tym symbolem nie należą do żadnych kategorii, są przekazywane na rok do archiwum, a po tym czasie wracają do pracownika w celu ostatecznego zakwalifikowania ich do odpowiedniej kategorii.
  • Kategoria Bc – obejmuje akta, które utraciły swą wartość po wykorzystaniu, przechowywane są zwykle do końca roku, w którym powstały i nie są przekazywane do archiwum, a wraz z końcem roku niszczone, np. zaproszenia, zawiadomienia, foldery reklamowe etc.

Klasyfikacja materiałów archiwalnych

Klasyfikacja materiałów archiwalnych – system podziału i układu dokumentów według grup rzeczowych, ustalony przez twórcę zespołu w wykazie akt lub przez archiwum;
2. czynność polegająca na zliczeniu dokumentów do określonych zespołów. a w obrębie zespołu (dokumentacyjnego lub archiwalnego) do poszczególnych komórek organizacyjnych lub grup rzeczowych na podstawie cech wewnętrznych.

Konserwacja materiałów archiwalnych

Konserwacja materiałów archiwalnych 1. ogół czynności zmierzających do zapobiegania ujemnemu oddziaływaniu wpływów atmosferycznych, biologicznych i mechanicznych na materiały archiwalne; 2. w przypadku uszkodzeń, przywracanie im stanu zbliżonego do ich pierwotnej postaci.

Kancelaria pocztowa

Kancelaria pocztowa – pomieszczenie i dział, w którym realizowane są procesy związane z automatycznym przetwarzaniem strumieni korespondencji przychodzącej i wychodzącej. Przy użyciu wysokowydajnych skanerów i oprogramowania do ekstrakcji danych możliwa jest digitalizacja i automatyzacja procesu klasyfikowania (dekretacji) i dystrybucji obiegu dokumentów nadsyłanych do organizacji. W procesie tym przetwarzana jest zarówno korespondencja tradycyjna (np. listy czy faktury), jak i cyfrowa (np. maile), gwarantując zachowanie spójności działań i zgodność z obowiązującymi przepisami. Obecnie często nazywana kancelarią cyfrową.

Kod paskowy

Kod paskowy (ang. barcode) – graficzna reprezentacja informacji poprzez kombinację ciemnych i jasnych elementów, ustaloną według symboliki reguł opisujących budowę kodu, np. jego wymiary, zbiór kodowanych znaków, algorytm obliczania cyfry kontrolnej i inne) danego kodu. Ma na celu umożliwienie automatycznego odczytywania informacji przez czytniki elektroniczne. Głównym zastosowaniem kodu kreskowego jest automatyczna identyfikacja produktów w szeroko pojętej logistyce.

Kwalifikacja archiwalna

Kwalifikacja archiwalna – zaliczenie do odpowiednich kategorii archiwalnych dokumentacji twórcy zespołu. 

Wydrukuj

Kontakt

Rhenus Data Office
Polska Sp. z o.o.

al. Katowicka 66,
05-830 Nadarzyn,
Polska
telefon: +48 / 801 013 014
faks: +48 / 22 715 0 717
e-mail: info@rhenus-data.pl