Nasze lokalizacje

Tutaj możesz wyszukać lokalizacje w których jest obecna Grupa Rhenus. Możesz nas znaleźć wybierając kraj, konkretną lokalizację Rhenus, obszar biznesowy, a także Twoją lokalizację.


Archiwum zewnętrze a optymalizacja kosztów i procesów biznesowych - Case study sektor FMCG

Branża FMCG często mierzy się z problemem archiwizacji dokumentów w wielooddziałowej organizacji. Jednostki zapewniające dystrybucję towarów na terenie całej Polski regularnie generują dokumenty, które wymagają archiwizacji. Współpraca z profesjonalnym dostawcą usług pozwala zapanować nad ich ilością i różnorodnością, usprawnić procesy obsługi klienta i uwolnić z nich firmowe magazyny.

Case study sektor FMCG

Wyzwania

Lider polskiego rynku hurtowej dystrybucji produktów FMCG z rozbudowaną siecią dystrybucyjną (17 680 placówek), poszukiwał alternatywnej do świadczonej przez obecnego dostawcę, metody obsługi dokumentów kadrowych i finansowych. Klient poszukiwał rozwiązania gwarantującego poprawę w zakresie dostępności teczek osobowych przy jednoczesnym zachowaniu optymalnych kosztów związanych z ich fizycznym przechowywaniem. Warunkiem koniecznym było również, aby nowy dostawca posiadał archiwum, które spełnia wszelkie przepisy prawa, w szczelności te związane z ochroną dokumentacji kadrowej.

  • Klient jako grupa kapitałowa posiadał już usługodawcę do obsługi dokumentów kadrowych i finansowych, który przechowywał i udostępniał dokumentację wybranych spółek.

  • Klient zgromadził zasób firmowych dokumentów liczący 8 km bieżących. Dokumenty obsługiwane były przez pracowników klienta. Cały materiał był składowany w ośmiu oddziałach firmy (zarządzającej trzema różnymi brandami) bez ustalenia jednolitej procedury archiwizacji dla wszystkich lokalnych archiwów. 

  • Klient zaprosił trzech liderów z branży zarządzania dokumentami, w tym swojego obecnego dostawcę, do przedstawienia rozwiązania dopasowanego do obsługi zasobu zgromadzonego we własnych obiektach.

Rozwiązanie

Po przeanalizowaniu potrzeb zespół roboczy Rhenus Data Office Polska zaprosił Klienta do dialogu procesowego w celu wypracowania optymalnego modelu współpracy. W wyniku tych rozmów i pozyskanych informacji powstała propozycja rozwiązań oparta na sprawnej logistyce przejęcia 8 km bieżących dokumentów w krótkim czasie z magazynów klienta do archiwum Rhenus Data Office Polska oraz cyfryzacji 9500 aktywnych teczek osobowych.

  • Aktywne teczki osobowe zostały zeskanowane oraz szczegółowo opisane czterema identyfikatorami, dzięki czemu wyszukanie dokumentów personalnych zostało znacznie usprawnione i nie wiąże się z nadmiernym wysiłkiem. Proces przetwarzania dokumentacji kadrowej z wersji tradycyjnej do cyfrowej wykonywany jest partiami, aby klient płynnie mógł weryfikować jakość wykonanej usługi.

  • Cały proces został dopasowany do obecnie stosowanego przez klienta oprogramowania, aby zharmonizować dostęp do cyfrowych teczek personalnych w celu ułatwienia korzystania z nich. 

  • Zeskanowane aktywne teczki osobowe i pozostałe dokumenty, przechowywane są w profesjonalnym archiwum mogącym pomieścić 320 km akt, w którym szybki dostęp do jednostek aktowych zapewnia system zarządzania zasobem archiwalnym, oparty o kody kreskowe, a zachowanie pełnego bezpieczeństwa danych potwierdza certyfikat ISO 27001.

  • Obsługa nowo wytworzonych zdarzeń kadrowych oraz innych dokumentów klienta, oparta jest na ustalonym harmonogramie odbiorów mniejszych ilości dokumentów, która eliminuje konieczność samodzielnego przechowywania ich we własnych pomieszczeniach. To rozwiązanie umożliwia uwolnienie powierzchni w magazynach dotychczas zajętych dokumentami i przeznaczenie ich na cele komercyjne.      

Rezultaty

Klient zyskał profesjonalnego partnera biznesowego, który elastycznie reaguje na jego potrzeby oraz wyróżnia się, na tle innych dostawców, transparentnością rozliczeń obsługiwanych procesów.

  • Ponieważ Rhenus Data Office Polska przejął na siebie pełną obsługę opisanych procesów, klient odzyskał czas swoich pracowników związany z dotychczasową obsługą dokumentów oraz powierzchnie magazynowe.

  • Klient otrzymuje stałe wsparcie od pracowników archiwum Rhenus Data Office Polska przy realizacji codziennych usług i wyborze ich optymalnych wariantów realizacji, aby były one najkorzystniejsze finansowo. Ekonomiczne zalety takiego podejścia widoczne są w comiesięcznym rozliczeniu usług.

  • Sprawne wdrożenie wypracowanej koncepcji pozwoliło klientowi osiągnąć zamierzony cel – sprawne przekazanie obsługi dokumentacji z wielooddziałowej organizacji nowemu dostawcy. W związku z profesjonalnym wykonywaniem opisanego zadania, kolejne marki z grupy kapitałowej klienta planują rozszerzyć współpracę z Rhenus Data Office Polska w tym samym zakresie.

Masz pytania?

Skontaktuj się!

Wydrukuj

Kontakt

Rhenus Data Office
Polska Sp. z o.o.

al. Katowicka 66,
05-830 Nadarzyn,
Polska
telefon: +48 / 801 013 014
faks: +48 / 22 715 0 717
e-mail: info@rhenus-data.pl