Nasze lokalizacje

Tutaj możesz wyszukać lokalizacje w których jest obecna Grupa Rhenus. Możesz nas znaleźć wybierając kraj, konkretną lokalizację Rhenus, obszar biznesowy, a także Twoją lokalizację.


Porządkowanie kluczem do funkcjonalnego archiwum

Jak uporządkować i zewidencjonować 85 tysięcy kart pacjentów oraz 5 tysięcy akt osobowych, aby stworzyć funkcjonalne archiwum? Odpowiedź znajdziecie w studium przypadku współpracy Rhenus Data Office ze spółką POSTĘP ŚWIEBODZIN.

Wyzwania

Firma “Postęp” powstała w 1952 roku jako Spółdzielnia Inwalidów, a od 1996 roku działa jako spółka akcyjna. Jej systematyczny rozwój doprowadził do skoncentrowania działalności w kilku obszarach: produkcji odzieży, branży medycznej oraz hotelarskiej. 

Prowadzone przez Postęp S.A. Centrum Medyczne Postęp Med posiadało znaczne ilości kartotek pacjentów które należało skatalogować i uporządkować, a część z tych dokumentów (których okresy przechowywania zgodnie z RODO już minęły) zniszczyć w bezpieczny sposób. Ponadto, firma posiadała duże ilości akt osobowych, które wymagały zewidencjonowania. Nasza współpraca rozpoczęła się w momencie, gdy liczba kartotek pacjentów oraz akt pracowniczych przekroczyła możliwości uporządkowania zwiększającego się zasobu przez etatowego archiwistę zatrudnionego w firmie Postęp S.A. Pracownicy Rhenus Data Office stanęli przed następującymi wyzwaniami:

  • Zewidencjonowanie 85 tysięcy kartotek pacjentów oraz 5 tysięcy akt osobowych
  • Uporządkowanie 188,5 mb dokumentów oraz 424 sztuk akt osobowych
  • Brakowanie i bezpieczne zniszczenie dokumentów, których ustawowy okres przechowywania już upłynął

Rozwiązania

Po spotkaniu w siedzibie firmy “Postęp” przygotowaliśmy ofertę na ewidencję ustalonej liczby kartotek i porządkowanie dokumentów. Po podpisaniu umowy rozpoczęliśmy prace w archiwum klienta. W trakcie opracowywania akt okazało się, że liczba kartotek znacznie przewyższa pierwotne założenia, dlatego też aneksowaliśmy umowę, aby włączyć do procesu archiwizacji wszystkie dokumenty i akta czekające na uporządkowanie. Aby skrócić czas realizacji i zintensyfikować prace podjęliśmy decyzję o przewiezieniu części kartotek pacjentów do naszego archiwum w Czeladzi. W ten sposób prace mogły być realizowane poprzez zwiększoną liczbę archiwistów bezpośrednio pracujących z dokumentami. Proces archiwizacji wydłużył się do 10 miesięcy z powodu wybuchu pandemii COVID-19, jednak ostatecznie wykonaliśmy dla klienta kompleksową usługę w pełnym zakresie. Dzięki wiedzy i doświadczeniu naszych archiwistów udało się uporządkować, zewidencjonować i skatalogować ogromną liczbę kartotek pacjentów oraz pracowniczych akt osobowych. Archiwizację dokumentów wykonaliśmy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, również w zakresie RODO. Ostatnim etapem prac było wybrakowanie i zniszczenie tej części dokumentacji, której okres ustawowego przechowywania minął. Dokumenty te odebrano bezpiecznym transportem Rhenus Data Office i przewieziono do instalacji niszczącej w Poznaniu, gdzie zostały zniszczone zgodnie normą ISO 21964 oraz przepisami o ochronie danych osobowych.

Rezultaty

Uporządkowaliśmy dla firmy Postęp S.A. ogromną liczbę dokumentów, co znaczne usprawniło działanie archiwum oraz dostęp do dokumentów:

  • Akta zostały odpowiednio zewidencjonowane i ułożone na regałach w archiwum według przyjętej klasyfikacji
  • Zewidencjonowanie akt osobowych pracowników ułatwiło szybki dostęp do potrzebnych informacji i usunęło wiele problemów występujących w codziennej pracy firmy
  • Odpowiednie przygotowanie archiwum oraz spisów jego zawartości ułatwiło pracowniom firmy odnalezienie się w ogromnej ilości dokumentacji. Od tej chwili bez problemu i w krótkim czasie mogą odnaleźć historię choroby każdego pacjenta.

Dodatkowe korzyści

Kluczowe wartości współpracy z Rhenus Data Office, które podkreśla klient to:

  • dobra komunikacja i elastyczność, które zaowocowały znacznym przyspieszeniem realizacji zlecenia.
  • stały monitoring przebiegu pracy i dopasowanie odpowiedniej liczby wykwalifikowanych archiwistów do zwiększających się ilości dokumentów, co znacznie usprawniło prowadzone prace.
  • oszczędność czasu i miejsca dzięki uporządkowanemu archiwum, w którym dokumenty znajdują się w ujednoliconych, schludnych kartonach, a precyzyjny spis dokumentów ułatwia ich wyszukiwanie.
Masz pytania?

Skontaktuj się!

Wydrukuj

Kontakt

Rhenus Data Office
Polska Sp. z o.o.

al. Katowicka 66,
05-830 Nadarzyn,
Polska
telefon: +48 / 801 013 014
faks: +48 / 22 715 0 717
e-mail: info@rhenus-data.pl