Nasze lokalizacje

Tutaj możesz wyszukać lokalizacje w których jest obecna Grupa Rhenus. Możesz nas znaleźć wybierając kraj, konkretną lokalizację Rhenus, obszar biznesowy, a także Twoją lokalizację.


Właściwe dokumenty we właściwym miejscu - porządkowanie i niszczenie

Nie tylko firmy, ale i instytucje publiczne, realizujące zadania miast i gmin mierzą się z lawinowo przyrastającą dokumentacją zawierającą niejednokrotnie wrażliwe dane. Jak zaprowadzić w nich porządek i opanować chaos, a jednocześnie zrobić to zgodnie z prawem? Najlepszym rozwiązaniem okazuje się połączenie porządkowania, brakowania i niszczenia akt. W ten sposób zyskujesz łatwiejszy dostęp do dokumentów, zmniejszasz wielkość archiwum i chronisz się przed niekontrolowanym przyrostem dokumentacji.

Case study MZWiK Sulejówek

Klient

Miejski Zakład Wodociągów i Kanalizacji w Sulejówku jest jednostką organizacyjną realizującą zadania Miasta Sulejówek w zakresie zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków. Przedsiębiorstwa z branży wodociągowej są stałymi klientami Rhenus Data Office Polska.

Wykonujemy dla nich różnorodne usługi. W przypadku MZWiK w Sulejówku zajęliśmy się głównie porządkowaniem i niszczeniem firmowej dokumentacji archiwalnej.

Wyzwania

Klient potrzebował usługi skatalogowania i uporządkowania znacznej ilości dokumentów.

  • MZWiK w swoim archiwum posiadało łącznie ponad 108 m.b. nieusystematyzowanych dokumentów w różnym stanie, część z nich znajdowała się w segregatorach, część w kartonach, inne nie były umieszczone w żadnych opakowaniach

  • Dokumenty należało usystematyzować oraz skatalogować tak, aby poprawić komfort pracy osób odpowiedzialnych za dostęp do dokumentów oraz przyspieszyć czas, w którym można znaleźć potrzebne akta.

Rozwiązania

Zaproponowaliśmy klientowi szereg naszych standardowych usług, którego celem było zwiększenie efektywności pracy w archiwum oraz spełnienie przepisów prawa dotyczących przechowywania znajdujących się w nim akt:

  • uporządkowanie dokumentów kategorii B,

  • ułożenie i opisanie dokumentów w jednakowych kartonach typu po-box zgodnie z instrukcją kancelaryjną oraz wytycznymi klienta,

  • wydzielenie do brakowania dokumentów kategorii Bc (73 m.b.),

  • zniszczenie akt, których okres przechowywania się zakończył, po uprzednim otrzymaniu odpowiednich zgód od Archiwum Państwowego.

Rezultaty

W rezultacie, oddaliśmy w ręce klienta uporządkowane archiwum, które płynnie i fachowo wspiera procesy wykonywane w jego firmie:

  • archiwista MZWiK nie ma problemu ze znalezieniem potrzebnych dokumentów,

  • Archiwum jest uporządkowane, dokumenty znajdują się w ujednoliconych, schludnych kartonach, spis dokumentów ułatwia ich wyszukiwanie.

  • Klient ma kontrolę nad tym, co posiada w składnicy akt, wie, kiedy i jakie dokumenty może zniszczyć, a tym samym uwalnia miejsce w swoim archiwum.
Masz pytania?

Skontaktuj się!

Wydrukuj

Kontakt

Rhenus Data Office
Polska Sp. z o.o.

al. Katowicka 66,
05-830 Nadarzyn,
Polska
telefon: +48 / 801 013 014
faks: +48 / 22 715 0 717
e-mail: info@rhenus-data.pl