Nasze lokalizacje

Tutaj możesz wyszukać lokalizacje w których jest obecna Grupa Rhenus. Możesz nas znaleźć wybierając kraj, konkretną lokalizację Rhenus, obszar biznesowy, a także Twoją lokalizację.


Digitalizacja dokumentów kluczem do sprawnego prowadzenia biznesu

Co zrobić, kiedy dokumenty przestają się mieścić w archiwum, a dokumentacji cały czas przybywa? Wielu klientów Rhenus Data Office przekonało się już, że najlepszym wyborem w takiej sytuacji jest digitalizacja danych i przejście na dokumentację elektroniczną tam, gdzie tylko to możliwe.

Ikano Bank należy do założonej przez twórcę IKEA Grupy Ikano, która prowadzi działalność w Europie, Azji i Ameryce Środkowej. Ikano Bank oferuje proste i wygodne rozwiązania finansowe, ułatwiające codzienne życie wielu ludzi, m.in. umożliwia zakupy na raty w sklepach IKEA. W swojej ofercie ma też kartę kredytową IKEA Family, Raty Eko na zakup fotowoltaiki z oferty IKEA i Foton Technik oraz kredyt gotówkowy na dowolny cel. Więcej o Ikano Banku można przeczytać na ikanobank.pl. Rhenus Data Office współpracuje z klientem od 2010 r., czyli od momentu, kiedy oddział Ikano Banku pojawił się w Polsce. Wykonujemy kompleksową usługę digitalizacji, archiwizacji, brakowania oraz niszczenia dokumentacji. 

Case Study Ikano Bank

Wyzwania

Sukcesywnie rosnąca liczba klientów Ikano Banku to nowe możliwości, ale także i wyzwania związane z zarządzaniem fizycznymi dokumentami:

  • Dokumenty zajmowały coraz większą przestrzeń w biurowych szafkach i biurach pracowników, którzy potrzebowali dostępu do konkretnych akt.
  • Przechowywanie i obsługiwanie umów w formie papierowej stawały się coraz bardziej uciążliwe lub niemożliwe w systemie pracy zdalnej. 
  • Należało uprościć dostęp do konkretnych zasobów archiwalnych dla autoryzowanych pracowników oraz zwolnić powierzchnie biurowe.

Rozwiązania

Rhenus Data Office współpracował z klientem w celu stworzenia optymalnego rozwiązania łączącego najlepsze praktyki rynkowe z potrzebami Ikano Banku. Celem było uproszenie dostępu do oryginalnych danych przy zapewnieniu maksymalnego ich bezpieczeństwa, a także zmniejszenie zajmowanej przez archiwizowane dokumenty przestrzeni. 

  • Biorąc pod uwagę duży przyrost dokumentacji, klient zdecydował się na zdigitalizowanie zasobów i przejście na przetwarzanie i procesowanie umów w formie elektronicznej. 
  • Wypracowano nową logistykę przepływu dokumentów do skanowania z uwzględnieniem bezpośrednich dostaw do Rhenus Data Office, gdzie odbywa się transformacja dokumentacji papierowej w ich  cyfrowe obrazy oraz pozyskiwanie wymaganych danych.
  • W biurze Ikano Banku wprowadzono tzw. bezpieczne pojemniki służące do gromadzenia dokumentów przeznaczonych do zniszczenia.

Rezultaty

  • W ciągu 2020 roku zdigitalizowaliśmy 167 040 umów, co daje 1 179 780 zeskanowanych stron oraz 1 336 320 znaków wpisanych podczas indeksowania. Łącznie zdigitalizowano 111 GB danych.
  • Skrócił się czasu dostępu do dokumentów oraz danych w nich zawartych, ponieważ są one udostępniane w formie cyfrowej.
  • Dokumentacja cyfrowa jest dostępna dla uprawnionych pracowników zdalnie z każdego miejsca w trybie 7/24.
  • Nastąpiło zwolnienie powierzchni biurowej, ponieważ oryginały dokumentów trafiły do dedykowanego archiwum Rhenus Data Office, gdzie są odpowiednio przechowywane i zabezpieczone zgodnie z ISO 27001 i 9001.
  • Wprowadzono porządek w archiwum; znacznie zmniejszyła się ilość miejsca w biurach niezbędna do gromadzenia dokumentacji dzięki regularnym odbiorom akt i brakowaniu tych, których okres przechowywania już minął.
Rezultaty Ikano Bank

Dodatkowe korzyści, które dostrzega klient

  • Większa kontrola i łatwiejsze raportowanie oraz niższe koszty operacyjne.
  • Przekazanie obowiązków związanych z zarządzaniem dokumentacją kliencką specjalistom z Rhenus Data Office umożliwiło pracownikom Ikano skupienie się na bieżącej pracy.
  • Usystematyzowanie i wprowadzenie jednolitego schematu indeksowania do zarządzania dokumentami.

Nieczęsto ma się okazję współpracować z partnerami biznesowymi, którzy dbają o biznes kontrahenta jak o swój własny. Z Rhenus Data Office działamy na zasadzie win-win. Bardzo cenię sobie elastyczne podejście do naszych wymagań i procesów. Pozytywna atmosfera sprawia, że nie tylko idziemy do przodu i wdrażamy nowe pomysły, ale też robimy to w sposób dający obustronną satysfakcję” – mówi Dariusz Koniewicz, Menedżer Zespołu Obsługi Klienta i Windykacji w Ikano Banku.

Masz pytania?

Skontaktuj się!

Wydrukuj

Kontakt

Rhenus Data Office
Polska Sp. z o.o.

al. Katowicka 66,
05-830 Nadarzyn,
Polska
telefon: +48 / 801 013 014
faks: +48 / 22 715 0 717
e-mail: info@rhenus-data.pl