Nasze lokalizacje

Tutaj możesz wyszukać lokalizacje w których jest obecna Grupa Rhenus. Możesz nas znaleźć wybierając kraj, konkretną lokalizację Rhenus, obszar biznesowy, a także Twoją lokalizację.


Archiwum na miarę – sposób na sprawną obsługę dokumentów na co dzień

Efektywne i wydajne działanie archiwum zewnętrznego w dużej mierze uzależnione jest od elastyczności dostawcy, jego umiejętności dostosowania się do potrzeb klienta. Dobrze zaprojektowanie usługi powinny uwzględniać zarówno szczegółowe potrzeby klienta związane ze specyfiką przechowywanych dokumentów, jak również model jego pracy na archiwizowanym zbiorze.

Archiwum na miarę case study - sektor lotniczy

Wyzwania

Przedsiębiorstwo zajmujące się obsługą naziemną samolotów zdecydowało się zoptymalizować sposób wykorzystania nieruchomości. Pierwszym elementem planu optymalizacji było zwolnienie cennego miejsca we własnych magazynach, które dotychczas zajmowały regały pełne firmowych dokumentów. Pracownicy działu zakupów analizowali różne scenariusze. Zadanie nie należało do łatwych, gdyż oprócz racjonalizacji zagospodarowania powierzchni magazynowych, pod uwagę trzeba było wziąć potrzeby pracowników przyzwyczajonych do fizycznej bliskości dokumentów. Ponadto zaproponowane rozwiązanie miało ułatwić pracownikom wykonywanie codziennych obowiązków oraz przyspieszyć ich realizację. 

Klient oczekiwał:

  • Szybkiego i sprawnego odbioru zasobu archiwalnego, gdyż musiał szybko opuścić zajmowane pomieszczenia.

  • Jak najmniejszego nakładu pracy swoich pracowników, przy czym odbiór dokumentów musiał być nadzorowany przez osobę odpowiedzialną za konkretny dział.

  • Niskich kosztów prowadzenia archiwum zakładowego przez firmę zewnętrzną – uwzględniających nie tylko koszty przejęcia i bieżącej obsługi zarchiwizowanego zasobu, lecz także koszty ewentualnego zakończenia kontraktu.

Rozwiązania

Zasadniczym zadaniem było sprawne i bezpieczne odebranie blisko 4000 pudeł archiwizacyjnych z dokumentami. Przechowywana w firmowym archiwum dokumentacja dotyczyła różnych działów, w których obowiązywały różne sposoby jej ewidencjonowania. 

Dodatkowym wyzwaniem, z którym musieli się zmierzyć archiwiści Rhenus Data Office Polska był:

  • krótki czas na realizację odbiorów oraz zharmonizowanie ich z dyspozycyjnością osób odpowiedzialnych za dany dział (warunek konieczny),

  • zabezpieczenie odpowiedniej liczby doświadczonych pracowników oraz dopasowanie samochodów ciężarowych do rodzaju i ilości przejmowanej dokumentacji,

  • elastyczność w sposobie realizacji zlecenia ze względu na sposób, w jaki dotychczas przechowywane były dokumenty - kilka pomieszczeń zlokalizowanych na piętrach lub w piwnicach budynków bez wind.

Bazując na wieloletnim doświadczeniu zdobytym podczas realizacji podobnych zadań, uznaliśmy, że kluczowe będzie zaprojektowanie  właściwego planu realizacji zadania, aby już na początku współpracy z klientem uniknąć trudności, a tym samym opóźnień w realizacji projektu. W ten sposób powstał harmonogram, który dokładnie regulował zakres i tempo odbiorów. W ciągu kilku dni wszystkie dokumenty zostały zapakowane do wytrzymałych pudeł archiwizacyjnych i przewiezione do archiwum Rhenus Data Office Polska. Dzięki wydzieleniu dokumentacji, której okres przechowywania już upłynął, znacznie zmniejszyliśmy liczbę pudeł potrzebnych do jej spakowania. Tym samym ograniczyliśmy koszty, które musiałby ponieść klient, na ich zakup i dalsze przechowywanie w archiwum. Wybrakowana na tym etapie dokumentacja została zapakowana w specjalistyczne aluminiowe pojemniki, a następnie przetransportowana monitorowanym samochodem ciężarowym do instalacji niszczącej, gdzie zniszczono ją zgodnie z normą ISO 21964.

Rezultaty

Kompleksowość usług świadczonych przez Rhenus Data Office Polska, duża otwartość naszego zespołu oraz chęć poznania i zaspokojenia indywidualnych oczekiwań klienta, a także posiadane certyfikaty w zakresie bezpieczeństwa informacji ISO 27001, zarządzania jakością ISO 9001 sprawiły, że klient czuje się bezpiecznie z wybranym rozwiązaniem.

Dzięki zastosowanym barkodom i szczegółowemu opisowi dokumentów łatwiej jest dotrzeć pracownikom do potrzebnej dokumentacji. Mimo że dokumenty nie są składowane we własnym archiwum, mają oni możliwość otrzymania ich szybciej, niż gdy mieli je w budynku, w którym pracują na co dzień. Korzystanie z archiwum stało się proste. Wystarczy złożyć zamówienie on-line, aby otrzymać potrzebny dokument w postaci cyfrowej lub w oryginale. Z dnia na dzień wszyscy odczuli istotną różnicę, ponieważ nie muszą już osobiście pobierać kluczy, chodzić do archiwum i szukać często źle, w pośpiechu odłożonych na półkę segregatorów. Pracownicy korzystający z dokumentów archiwalnych doceniają nową profesjonalną obsługę archiwum. Natomiast zarząd docenia zabezpieczenie dokumentów przed nieupoważnionym dostępem. Dzieje się tak ponieważ opiekę nad dokumentami powierzył specjalistom w dziedzinie archiwizacji i przechowywaniu dokumentów, którzy na bieżąco aktualizują swoją wiedzę oraz wykorzystują efektywne systemy informatyczne do zarządzania zasobem archiwalnym.

Po kilku miesiącach partnerskiej współpracy rozwijamy ją nadal, realizując odbiory dokumentów z kolejnych lokalizacji klienta. Pomimo rozmieszczenia archiwów na terenie całego kraju nie zmienia się wypracowany model współpracy ani cena za wykonanie usług. 

Dzieląc się swoim doświadczeniem, zespół Rhenus Data Office Polska pomaga klientowi w doborze najlepszego rozwiązania, na pierwszym miejscu stawiając jego wygodę. 

Masz pytania?

Skontaktuj się!

Wydrukuj

Kontakt

Rhenus Data Office
Polska Sp. z o.o.

al. Katowicka 66,
05-830 Nadarzyn,
Polska
telefon: +48 / 801 013 014
faks: +48 / 22 715 0 717
e-mail: info@rhenus-data.pl